RESPONSABLE DU POLE OPTIMISATION

Le Responsable du pôle Optimisation assure un travail visant à la fois l’amélioration du niveau des subventions perçues par l’établissement et l’efficience de sa participation financière aux opérations du territoire. Il assure l’encadrement du pôle Optimisation.

Il travaille en collaboration avec le ou les chargé(s) de mission optimisation et supervise leurs activités dans les domaines suivants :
 Optimiser le financement des opérations de la Cirest par les subventions externes :
En matière d’optimisation du financement des opérations par les subventions, les activités du responsable optimisation portent principalement sur les opérations des budgets annexes de l’eau potable et de l’assainissement. Le financement des opérations du budget principal sont assurées par les directions opérationnelles. Toutefois, lors de campagnes spécifiques portant sur des dispositifs de financement (exemples : DETR, DSIL, FEI, etc.), le responsable optimisation centralise les demandes de l’ensemble des services de l’établissement ; il est l’interlocuteur privilégié auprès de ces financeurs.
 Piloter la recherche des financements de la DEAG :
- Assurer une veille active sur les dispositifs de financements déployés par les différents co-financeurs : consultations de sites officiels des partenaires,
- Accompagner les services porteurs de projets dans leur recherche de financement et leur dialogue avec les co-financeurs : communiquer l’information en interne, faire le lien avec les services instructeurs,
- Optimiser les plans de financement des opérations,
- Conseiller le directeur pour une gestion optimale de ses budgets.
 Piloter la constitution des dossiers de demandes de subventions de la DEAG :
- Etablir le plan de charges du pôle dans le cadre de la constitution des dossiers de demandes de subventions pour la Direction Eau Assainissement Gemapi : établir les priorités en concertation avec le Directeur DEAG,
- Constituer les dossiers de demandes de subventions pour la Direction Eau Assainissement Gemapi avec le chargé de mission optimisation, selon le plan de charges
- Coopérer avec les partenaires financiers : centraliser les dossiers de subventions, les transmettre aux services instructeurs, relayer les informations en interne,
- Assurer un suivi de l'état d'avancement des demandes de subventions (attributions/ refus de subventions,
- Accompagner les autres directions dans la constitution de leurs dossiers de demande de subventions, au besoin.

 Assurer le suivi et le traitement des subventions à percevoir de la DEAG :
- Mettre en place une procédure de suivi administratif, budgétaire, comptable et de contrôle des versements de subventions
- Recenser, classer et suivre l’ensemble des conventions de financement depuis l’accusé de réception initial jusqu’au versement du solde de la subvention,
- Veiller au suivi de la procédure de contrôle administratif, budgétaire et comptable des versements de subvention à travers la vérification régulière du tableau de bord dédié
- Alerter les services sur les échéances (fin d’éligibilité, fin de conventions, demandes d’avenants),
- Rédiger les courriers de demandes d’acomptes et de soldes,
- Solliciter les services comptables en interne pour l’établissement des états de dépenses,
- Relayer l’information aux services comptables pour l’enregistrement des données dans la solution informatique CIRIL (données de la convention, courriers, sommes sollicitées et perçues, etc.)
- Procéder à la vérification de l’encaissement de la recette en lien avec le pôle comptabilité
- Tenir le tableau de bord des subventions d'investissements et en faire un outil de sécurisation de la préparation budgétaire.
 Optimiser le financement des opérations du territoire par les fonds de concours aux communes membres :
Le responsable optimisation participe aux réunions préalables portant sur le cadre d’intervention d’attribution des fonds de concours, et en rédige le règlement.
Il peut être amené à établir des documents synthétiques et à les présenter.
Il établit le plan de charge du pôle et fixe les priorités d’instruction des dossiers.
Il travaille en collaboration avec le chargé de mission optimisation sur le suivi des attributions de fonds de concours aux communes (examen des demandes, courriers de réponse, rédaction des rapports à l’assemblée, analyse des dossiers préalablement aux versements, etc.) :
 Réceptionner et instruire les demandes de subvention :
- Vérifier la complétude des dossiers, de leur recevabilité, de leur éligibilité au regard des critères des règlements existants,
- Rédiger les rapports, conventions et avenants pour le Conseil communautaire,
- Vérifier et classer les pièces administratives,
 Effectuer le suivi financier du programme :
- Assurer la mise à jour régulière des tableaux de bord de réalisations, d’évolution de la programmation et de la consommation des fonds,
- Produire l'ensemble des données quantitatives du programme servant aux bilans annuels et à l'évaluation,
 Contrôler la conformité des opérations financées :
- Réaliser des visites de solde des opérations cofinancées suite à la demande de solde de la commune,
- Réaliser des contrôles sur pièces et au regard du bilan transmis par le porteur de projet,
- Contrôler la réalité physique et la conformité des actions,
- Contrôler le respect des obligations de publicité et de communication sur l’aide de la CIREST,
- Contrôler l’éligibilité des dépenses,
 Procéder à la mise en paiement
- Instruire les demandes d’avance, d’acompte et de solde,
- Rédiger les rapports d’instruction et les plans de financement afférents,
- Emettre les bordereaux de paiement au service Comptabilité,
 Assurer l’archivage des dossiers
- Assurer un système d’archivage physique et numérique simple et accessible,
- Classer et archiver les dossiers (toutes pièces incluses).
Pour l’ensemble des missions listées ci-dessus, il supervise également le travail réalisé par le chargé de mission optimisation.
 Animer et piloter une équipe
- Concevoir et mettre en œuvre la gouvernance du pôle
- Définir et piloter un projet de service
- Mettre à disposition des agents du service les moyens nécessaires pour accomplir leur mission
- Suivre et évaluer la formation des agents du service
- Favoriser l'échange de pratiques et le travail en collectif
- Rendre compte de la vie du pôle à la Directrice des Finances
 Participer à la vie de la direction
- Participer aux réunions de direction et être force de proposition pour l'élaboration et la mise en œuvre du projet de direction
- Participer aux commission des finances et affaires générales, et présenter les rapports en cas de besoin,
- Le cas échéant, participer aux évènements forts pilotés par la Direction
 Toutes autres missions nécessaires au bon fonctionnement du service