Responsable du secrétariat - Assistante de Direction

La Mission Transition Ecologique et Résilience (MTER) est directement rattachée à la Direction Générale. Cette structure est composée de 41 agents répartis au sein de 7 équipes (service des risques sanitaires et urbains, pratiques durables, ville durable, exemplarité de l’administration, Maison de l’habitat durable, financements et partenariats européens, observatoire) et d’une équipe administrative. Elle a pour missions de mettre en œuvre la politique municipale autour de la transition écologique et de la résilience.

Le(la) Responsable et Assistant-e de direction assure le pilotage et la répartition des missions de secrétariat de l’unité et assure des fonctions expertes de secrétariat au sein de l’équipe de direction mutualisée entre l’Equipe de Transition écologique et la Mission Rénovation Urbaine. En lien avec les secrétaires, il/elle apporte son appui à l’ensemble des responsables et chargés de mission sur les missions de secrétariat complexes : pilotage d’agendas, organisation et surveillance des plannings (retro planning des délibérations, comités de pilotage, réunions avec le DGS ou le Maire…), organisation de réunions ou d’événements à haut niveau de représentation (revues de projet, comités de pilotage politiques…), constitution de dossiers, suivi des demandes des élus, rédaction et diffusion de comptes rendus. Il/elle apporte également son appui à la gestion documentaire (organisation du classement, notamment des documents dématérialisés, suivi et priorisation des courriers ou mails).
Il/elle est garant-e de la qualité de service auprès des partenaires internes et externes de ces équipes qui travaillent en transversalité permanente.

L'encadrement est assuré sous la responsabilité directe de la DGA Adjointe Transition Ecologique, appuyée par la Responsable administrative et financière. La Directrice de la Mission rénovation urbaine est associée à cet encadrement, ainsi que les chefs de service et responsables d'équipe pour ce qui concerne le fonctionnement quotidien.

Conditions d'exercice :
Polyvalence forte et fonction d’accueil du public extérieur caractérisent ce poste.
Intégré-e dans une équipe de direction mutualisée entre l’Equipe de transition écologique et la Mission rénovation urbaine, il/elle travaille en équipe avec un responsable finances et RH, des secrétaires, un-e comptable. La constitution en équipe mutualisée permet également d’assurer la continuité de service public (polyvalence des tâches et dossiers) et de favoriser une dynamique solidaire d’équipe. Il est attendu un intérêt certain pour les domaines d’activité (transition écologique et rénovation urbaine) ainsi qu’une curiosité intellectuelle forte. L’assistant-e de direction traitera également des missions de ressources humaines :

• tableaux de bord de présence, suivi des congés et arrêts, suivi du télétravail, organisation des déplacements…) ;
• organisation et suivi des recrutement ;
• rôle d’alerte pour les campagnes spécifiques (apprentissage, stages…) et recensement des besoins.

Missions
Assurer la coordination de la Cellule administrative (7 personnes)
Assurer le management quotidien de l’équipe de secrétaires (4 personnes)
Coordonner la mise en œuvre des moyens nécessaires à la cohésion d’équipe
Organiser et gérer l’accueil téléphonique et l’accueil physique des partenaires et du public (prise de messages, identification de la demande, apport de premiers éléments d’information, évaluation de l’urgence, organisation de la réponse à apporter avec les cadres)
Participer à l’organisation des temps de communication spécifique en lien avec les partenaires et services Ville et assurer un appui logistique pour la valorisation du projet sur le terrain lors de temps forts et dans les réseaux professionnels (forums…)
Piloter des agendas, prise de rendez-vous et organisation de réunions ou d’événements, interface avec les secrétariats d’élus, organisation de déplacements
Suivi du courrier et du courrier électronique, suivi des réponses, finalisation de courriers
Gestion documentaire (priorisation, classement…)
Prises de notes, rédaction de comptes rendus,
Tenue de tableaux de bord en particulier en matière de ressources humaines
Suivi des effectifs, saisie des profils de poste sur le logiciel RH (Foederis) et suivi des recrutements en lien avec la DRH, accueil des nouveaux recrutés
Recensement des besoins spécifiques RH (apprentissage, stages…)
Constitution et transmission de dossiers
Produire des éléments de bilan d’activité et de tableaux de bords réguliers
En particulier, assure en direct ou par délégation, l’appui quotidien auprès de la DGA A (agenda…)
L’Assistant-e de direction est garant de la qualité de service des interlocuteurs (écoute, prise en compte des demandes, organisation de la réponse, suivi des délais de réponse). Il/elle doit assister les techniciens et les cadres avec cet objectif. Il/elle doit être en capacité de faire des propositions méthodologiques en ce sens.

Interlocuteurs :
-Interne : La Direction générale, le Cabinet du Maire, les élus, l’ensemble des services de la Ville
-Externe : Partenaires et public