RESPONSABLE DU SECRETARIAT GENERAL
Emploi COMMUNE DE LEZOUX
2 Place De La Mairie, 63190 Lezoux, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Située entre Clermont-Ferrand et Thiers, la Commune de Lezoux, 6 595 habitants, recrute par voie statutaire, un.e « Responsable du secrétariat général » à la suite d’une réorganisation du service. L’agent aura pour missions d’assurer le traitement et le suivi des affaires générales de la collectivité et de coordonner les activités de deux agents administratifs.
MISSIONS PRINCIPALES :
L'agent aura pour missions principales :
Encadrement du service :
• Animer, piloter et planifier l’activité de deux agents administratifs
• Veiller au suivi des dossiers et contrôler les productions
• Elaborer des courriers de réponse aux administrés
Commissions et Conseil Municipal :
• Effectuer les missions liées aux Conseils Municipaux
• Assister les services dans la préparation des dossiers et veiller au respect des procédures internes, contrôler la cohérence, le caractère complet et la régularité juridique des dossiers
• Convocation, préparation et envoi des dossiers (réunions d’élus, Commissions Municipales, Conseil Municipal) et organisation des séances
• Tenue des calendriers prévisionnels des réunions municipales
• Contrôle de la rédaction des rapports et délibérations transmis par les services et envoi
• Affichage du Conseil Municipal en Mairie, sur les panneaux administratifs et sur le site internet
• Rédaction et dépôt des instruments de vote et feuilles d’émargement pour le Conseil Municipal
• Gestion des suites des Conseil Municipaux (télétransmission en préfecture, liste des délibérations, notifications, liste des délibération et procès-verbal, mise en ligne…)
• Classement et archivage
Cimetière :
• Gérer l’activité funéraire : vente de concessions, contrôler et délivrer des autorisations de travaux d’inhumation
• Veiller aux travaux d’amélioration du cimetière, en lien avec les services techniques
• Assurer le suivi des concessions (création, renouvellement, reprises)
• Participer à la gestion, à l’aménagement et s’assurer du bon fonctionnement des cimetières
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
Affaires générales :
• Préparation des décisions du Maire
• Gestion des dossiers d’assurance
• Gérer les procédures d’information du public
• Promouvoir une démarche de qualité - en lien avec la règlementation RGPD
• Être le garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers et de la gestion de leurs demandes
• Organiser et coordonner les opérations annuelles du recensement de la population
Elections :
• Organiser les scrutins (logistique, bureaux de vote, agents, matériels)
• Veiller à la bonne tenue des bureaux de vote
• Participer au dépouillement et à la centralisation des résultats
• Organiser et sécuriser l’ensemble des opérations électorales
• Superviser la tenue et la mise à jour des listes électorales (inscriptions, radiations)
• Assurer le suivi avec l’INSEE et la Préfecture
• Garantir la conformité des opérations électorales avec la réglementation en vigueur
L'agent aura pour missions principales :
Encadrement du service :
• Animer, piloter et planifier l’activité de deux agents administratifs
• Veiller au suivi des dossiers et contrôler les productions
• Elaborer des courriers de réponse aux administrés
Commissions et Conseil Municipal :
• Effectuer les missions liées aux Conseils Municipaux
• Assister les services dans la préparation des dossiers et veiller au respect des procédures internes, contrôler la cohérence, le caractère complet et la régularité juridique des dossiers
• Convocation, préparation et envoi des dossiers (réunions d’élus, Commissions Municipales, Conseil Municipal) et organisation des séances
• Tenue des calendriers prévisionnels des réunions municipales
• Contrôle de la rédaction des rapports et délibérations transmis par les services et envoi
• Affichage du Conseil Municipal en Mairie, sur les panneaux administratifs et sur le site internet
• Rédaction et dépôt des instruments de vote et feuilles d’émargement pour le Conseil Municipal
• Gestion des suites des Conseil Municipaux (télétransmission en préfecture, liste des délibérations, notifications, liste des délibération et procès-verbal, mise en ligne…)
• Classement et archivage
Cimetière :
• Gérer l’activité funéraire : vente de concessions, contrôler et délivrer des autorisations de travaux d’inhumation
• Veiller aux travaux d’amélioration du cimetière, en lien avec les services techniques
• Assurer le suivi des concessions (création, renouvellement, reprises)
• Participer à la gestion, à l’aménagement et s’assurer du bon fonctionnement des cimetières
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
Affaires générales :
• Préparation des décisions du Maire
• Gestion des dossiers d’assurance
• Gérer les procédures d’information du public
• Promouvoir une démarche de qualité - en lien avec la règlementation RGPD
• Être le garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers et de la gestion de leurs demandes
• Organiser et coordonner les opérations annuelles du recensement de la population
Elections :
• Organiser les scrutins (logistique, bureaux de vote, agents, matériels)
• Veiller à la bonne tenue des bureaux de vote
• Participer au dépouillement et à la centralisation des résultats
• Organiser et sécuriser l’ensemble des opérations électorales
• Superviser la tenue et la mise à jour des listes électorales (inscriptions, radiations)
• Assurer le suivi avec l’INSEE et la Préfecture
• Garantir la conformité des opérations électorales avec la réglementation en vigueur
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir :
• Connaissances de la réglementation relative au funéraire
• Connaissances de la réglementation relative aux élections
• Connaissances de la réglementation relative à l’archivage
• Connaissances du règlement général relatif à la protection des données (RGPD)
• Connaissances et pratiques des outils informatiques
Savoir-faire :
• Maîtrise de l’environnement informatique et des outils bureautiques
• Contrôler l’authenticité des documents d’état civil
• Capacité d’organisation et d’anticipation
• Aptitude à communiquer, à effectuer du reporting d’activité
• Aptitude à travailler en équipe
• Management d’une équipe polyvalente de 2 agents
Savoir-être :
• Autonomie, rigueur
• Adaptabilité et polyvalence
• Capacité d’anticipation et grande organisation
• Travail en transversalité, en équipe et avec les élus
• Discrétion professionnelle
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute, diplomatie
COMPÉTENCES ATTENDUES :
• Maitrise du statut de la Fonction Publique
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité et de ses partenaires
• Respect du cadre juridique statutaire et règlementaire
• Respect des délais des procédures administratives et des circuits de validation
• Maîtrise des écrits professionnels, capacité d’analyse et de synthèse
• Disponibilité, assiduité et capacité d’investissement et sens du service public
• Réactivité, aptitude à gérer le stress et à travailler dans l’urgence
PARTICULARITÉS DU POSTE :
• Présence obligatoire aux réunions du Conseil Municipal
• Dépassement d’horaires et disponibilité requise en fonction des pics d’activité du service
• Présence requise lors des élections- avec possibilité de travail en horaires étendus, en soirée, le week-end et les jours fériés.
Savoir :
• Connaissances de la réglementation relative au funéraire
• Connaissances de la réglementation relative aux élections
• Connaissances de la réglementation relative à l’archivage
• Connaissances du règlement général relatif à la protection des données (RGPD)
• Connaissances et pratiques des outils informatiques
Savoir-faire :
• Maîtrise de l’environnement informatique et des outils bureautiques
• Contrôler l’authenticité des documents d’état civil
• Capacité d’organisation et d’anticipation
• Aptitude à communiquer, à effectuer du reporting d’activité
• Aptitude à travailler en équipe
• Management d’une équipe polyvalente de 2 agents
Savoir-être :
• Autonomie, rigueur
• Adaptabilité et polyvalence
• Capacité d’anticipation et grande organisation
• Travail en transversalité, en équipe et avec les élus
• Discrétion professionnelle
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute, diplomatie
COMPÉTENCES ATTENDUES :
• Maitrise du statut de la Fonction Publique
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité et de ses partenaires
• Respect du cadre juridique statutaire et règlementaire
• Respect des délais des procédures administratives et des circuits de validation
• Maîtrise des écrits professionnels, capacité d’analyse et de synthèse
• Disponibilité, assiduité et capacité d’investissement et sens du service public
• Réactivité, aptitude à gérer le stress et à travailler dans l’urgence
PARTICULARITÉS DU POSTE :
• Présence obligatoire aux réunions du Conseil Municipal
• Dépassement d’horaires et disponibilité requise en fonction des pics d’activité du service
• Présence requise lors des élections- avec possibilité de travail en horaires étendus, en soirée, le week-end et les jours fériés.
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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