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MAIRIE DE LE BARP
Responsable du service « Accueil de la population » F/H
37 avenue des Pyrénées, Le Barp (Gironde (33))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 5 jours
Description du poste
Rejoignez une collectivité à taille humaine, engagée et tournée vers le service public ! Au cœur de la Communauté de Communes du Val de l’Eyre, la commune du Barp s’appuie sur près de 130 agents investis dans des missions essentielles : Accueil de la population, Enfance, Petite Enfance, Jeunesse, CCAS, Urbanisme, Services Techniques, Culture, Communication, Finances, Ressources Humaines… Autant de métiers qui contribuent chaque jour à la qualité de vie des habitants.
Le service « Accueil de la population » est la porte d’entrée de la mairie : il incarne la relation directe avec les administrés, garantit la qualité de l’accueil, assure des missions réglementaires essentielles (État civil, élections, titres sécurisés, archives, recensement) et contribue à la citoyenneté locale. Dans ce cadre, la commune recrute son ou sa Responsable du service Accueil de la population, chargé(e) de coordonner l’ensemble des activités du service et d’en garantir la fiabilité, la qualité et la continuité.
Le service « Accueil de la population » est la porte d’entrée de la mairie : il incarne la relation directe avec les administrés, garantit la qualité de l’accueil, assure des missions réglementaires essentielles (État civil, élections, titres sécurisés, archives, recensement) et contribue à la citoyenneté locale. Dans ce cadre, la commune recrute son ou sa Responsable du service Accueil de la population, chargé(e) de coordonner l’ensemble des activités du service et d’en garantir la fiabilité, la qualité et la continuité.
Votre mission
Missions principales
Pilotage et encadrement du service
• Planifier, coordonner et contrôler les activités des agents.
• Organiser le travail, garantir la qualité de l’accueil et la bonne circulation de l’information.
• Assurer le lien avec les élus référents et le Directeur Général des Services.
Accueil du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés.
• Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches.
• Gérer le courrier départ et les demandes courantes.
• Réaliser les recensements citoyens des jeunes.
• Traiter les attestations d’accueil.
• Délivrer les cartes nationales d’identité et les passeports.
État civil
• Enregistrer et instruire les déclarations de naissances, mariages, PACS, décès et mentions marginales.
• Préparer et tenir les registres d’état civil.
• Assurer les relations avec le tribunal de Bordeaux.
Archives communales
• Collecter, classer, conserver et communiquer les archives.
• Concevoir et mettre en œuvre les instruments de recherche.
• Organiser les archives des services municipaux.
• Préparer le budget et le bilan du service.
• Valoriser le patrimoine écrit : actions culturelles, interventions scolaires, participation aux commémorations (ex : comité du centenaire 14 18, animations avec le CMJ).
Organisation des élections
• Préparer et organiser l’ensemble des scrutins.
• Gérer le découpage électoral, les inscriptions/radiations et les commissions de contrôle.
• Établir les listes électorales et listes d’émargement.
• Assurer l’organisation matérielle : tenue des bureaux, formation du personnel, réception des instructions préfectorales, transmission des résultats.
• Gérer le tirage au sort du jury d’assises.
• Assurer les permanences électorales.
Recensement de la population (tous les 5 ans)
• Constituer l’équipe des agents recenseurs.
• Organiser le découpage de la commune en districts.
• Assurer la communication auprès des administrés.
• Coordonner la collecte.
Pilotage et encadrement du service
• Planifier, coordonner et contrôler les activités des agents.
• Organiser le travail, garantir la qualité de l’accueil et la bonne circulation de l’information.
• Assurer le lien avec les élus référents et le Directeur Général des Services.
Accueil du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés.
• Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches.
• Gérer le courrier départ et les demandes courantes.
• Réaliser les recensements citoyens des jeunes.
• Traiter les attestations d’accueil.
• Délivrer les cartes nationales d’identité et les passeports.
État civil
• Enregistrer et instruire les déclarations de naissances, mariages, PACS, décès et mentions marginales.
• Préparer et tenir les registres d’état civil.
• Assurer les relations avec le tribunal de Bordeaux.
Archives communales
• Collecter, classer, conserver et communiquer les archives.
• Concevoir et mettre en œuvre les instruments de recherche.
• Organiser les archives des services municipaux.
• Préparer le budget et le bilan du service.
• Valoriser le patrimoine écrit : actions culturelles, interventions scolaires, participation aux commémorations (ex : comité du centenaire 14 18, animations avec le CMJ).
Organisation des élections
• Préparer et organiser l’ensemble des scrutins.
• Gérer le découpage électoral, les inscriptions/radiations et les commissions de contrôle.
• Établir les listes électorales et listes d’émargement.
• Assurer l’organisation matérielle : tenue des bureaux, formation du personnel, réception des instructions préfectorales, transmission des résultats.
• Gérer le tirage au sort du jury d’assises.
• Assurer les permanences électorales.
Recensement de la population (tous les 5 ans)
• Constituer l’équipe des agents recenseurs.
• Organiser le découpage de la commune en districts.
• Assurer la communication auprès des administrés.
• Coordonner la collecte.
Profil recherché
Compétences attendues
Savoirs
• Connaissance des procédures d’État civil, d’organisation des élections et de gestion des archives.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers.
• Connaissance des règles administratives et juridiques liées aux missions du service.
• Intérêt pour la recherche documentaire et historique.
Savoir-faire
• Organiser et planifier une activité.
• Encadrer une équipe et coordonner des missions transversales.
• Gérer des procédures réglementaires avec rigueur.
• Concevoir des outils de classement et de recherche archivistique.
• Assurer un accueil de qualité et gérer les situations sensibles.
• Préparer des documents administratifs et des registres officiels.
Savoir-être
• Rigueur, organisation et sens du service public.
• Autonomie, réactivité et capacité d’anticipation.
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et diplomatie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Ponctualité, assiduité et fiabilité.
Savoirs
• Connaissance des procédures d’État civil, d’organisation des élections et de gestion des archives.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers.
• Connaissance des règles administratives et juridiques liées aux missions du service.
• Intérêt pour la recherche documentaire et historique.
Savoir-faire
• Organiser et planifier une activité.
• Encadrer une équipe et coordonner des missions transversales.
• Gérer des procédures réglementaires avec rigueur.
• Concevoir des outils de classement et de recherche archivistique.
• Assurer un accueil de qualité et gérer les situations sensibles.
• Préparer des documents administratifs et des registres officiels.
Savoir-être
• Rigueur, organisation et sens du service public.
• Autonomie, réactivité et capacité d’anticipation.
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et diplomatie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Ponctualité, assiduité et fiabilité.
Autres informations
Non renseignées