Accueil Physique et téléphonique :

• Accueil physique et téléphonique des administrés
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation mis à disposition du public
• Gérer les affichages réglementaires
• Procéder au classement et à l’archivage
• Expédier le courrier, affranchir pour toute la mairie
• Faire le lien avec l’agenda des élus en coordination avec l'assistante de Direction
• Gestions des invitations et organisation de cérémonies diverses

État civil:
• Accueil des administrés à l’occasion de leurs déclarations et démarches d’état civil ainsi que le lien avec les administrations et organismes concernés.
• Accueil des familles et la réception des déclarations de naissance, de décès, de reconnaissance d’enfants, les déclarations et consentements en matière de changement de nom…
• Établissement des livrets de famille
• Instruction des dossiers de rectification des erreurs et omissions entachant les actes de l’état civil
• Préparation des dossiers et actes de mariage
• Gérer les démarches associées à la mise à jour des actes : apposition de mention
• Délivrer toutes les copies et extraits d’actes
• Garantir la conservation et la tenue des registres de l’état civil de la commune
• Envoyer des avis de mention aux officiers de l’état civil compétents
• Gérer le recensement militaire

Suivi des affaires funéraires
• Informer les administrés dans le domaine des affaires funéraires
• Délivrer diverses autorisations en matière funéraire (dont autorisation d’inhumation et de crémation)
• Garantir le suivi et la gestion administrative et financière des sépultures et concessions funéraires dans les cimetières

Élections
Piloter les affaires électorales à travers
• l’information des électeurs,
• la réception et l’instruction des demandes d’inscription sur les listes électorales de la commune,
• le suivi des procédures de radiation
• l’accompagnement des étapes avant, pendant et après les scrutins.

Fonctions (responsabilités) : Vous avez une expérience réussie sur un poste similaire et une connaissance pointue de la réglementation en matière d’état civil, de gestion des affaires funéraires et d’élections. Vous avez l’habitude de travailler sur des applications métiers et êtes à l’aise avec ces outils. Vous aimez le travail en équipe et l’émulsion collective pour faire aboutir des objectifs. Garant de l’image de la collectivité, responsable du bon déroulement des procédures administratives, autonomie sur la majeure partie du poste
Sujétions : Contact avec le public, gestion des comportements difficiles (comportements agressif, violent), travail un samedi sur quatre
Expertise : Manipuler les logiciels métiers

Qualités personnelles attendues :
- Capacité d’adaptation à tous les types de public
- Capacité d’écoute et d’analyse
- Sens de l’organisation et du service public
- Autonomie
- Résistance à l’agressivité
- Ethique professionnelle, neutralité
- Respect des consignes
- Qualités relationnelles

Compétences professionnelles et transversales :
- Techniques et outils de communication, fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d’internet
- Connaissance du droit civil, des prestations administratives
- Bonne connaissance de la commune et des administrés

IFSE - CIA - Prime de fin d'année - RTT

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