Responsable du service accueil (h/f)

Sous l'autorité du directeur et de la directrice de la santé :
Encadrement du personnel administratif d'accueil des différents sites des centres de santé (Rouques, Pasteur, Casanova, CMPP, futur site) et participation à la modernisation de la fonction accueil. Assiste l'équipe de direction sur des tâches d'assistante de direction.
L'agent organise et assure le fonctionnement quotidien opérationnel au sein de la direction. Pour son service, il veille à la mise en oeuvre des projets administratifs, des protocoles et procédures de travail, et à la bonne circulation de l'information.
Ses missions s'exercent dans le respect des modalités de fonctionnement, d'organisation de la direction de la santé, et en conformité avec les orientations municipales

Sous l'autorité de l'équipe de direction (directeur et directrice adjointe de la santé) :

- Encadre les agents d'accueil des centres de santé. Anime et co-anime des réunions régulières avec le personnel d'accueil. Participe au recrutement des agents d'accueil
- Organise le planning de l'accueil des centres de santé grâce au logiciel PLANNO (travail et absences: création, coordination et mises à jour)
- Adapte l'accueil des CDS en fonction des consultations médicales et paramédicales prévues dans les CDS en s'appuyant sur le logiciel de gestion des rendez-vous en cours (Actuellement Doctolib)
- Répartit les tâches de gestion de l'accueil (sortie des listes, des dossiers, classement, archivages, suivi des impayés, état d'activités, gestion des résultats de laboratoire) et de " backOffice "
- Gère la formation des agents sur le site pour les nouveaux arrivants ou en cas de nouveaux outils
o en lien avec le responsable de la cellule administrative et financière
o en lien avec le service formation et le responsable administratif pour les plans de formation.
- Gere et suit avec la DRH les demandes de formation et des conventions de stage, y compris pour les élèves infirmières et les étudiants en médecine.
- Etre ressource pour les agents concernant leurs droits et obligations.
- Etre force de proposition pour l'amélioration de la qualité de l'accueil (notamment mise en oeuvre de l'ouverture en continue 8h30 / 19h30 des CDS)
- Participer à la direction des CMS.
- Garant de la qualité de l'accueil et de la fluidité du parcours des patients, peut être amené à participer lui-même à l'accueil en cas de nécessités de service. Veille à la mise en place la nouvelle organisation et participe à son évaluation. Impulser un management contribuant à favoriser la transversalité entre le secteur médical et administratif. Participe à la mise en oeuvre des projets de la direction
En tant qu'interlocuteur privilégié des personnels pour toutes les questions techniques, informatiques, de matériel et organisationnelles de la direction :
- Signale et assure le suivi technique quotidien des sites du CMS, en lien avec le service soins et administratif
- Veille, avec la personne en charge de la logistique, à assurer l'intendance et la coordination de l'entretien et/ou des travaux des locaux, le bon fonctionnement matériel de la direction, la mise à jour de l'affichage intérieur et extérieur.
- Gère et suit les interventions techniques et de sécurité (DSI, bâtiments, ateliers municipaux, DASRI, propreté, informatique prestataires extérieurs....)
- Centralise les demandes de matériels, fournitures pour l'ensemble des pôles de la direction

En son absence, ces taches sont assurées par le responsable du service administratif et financier, en lien avec le service soins et l'assistante intendance et logistique.