Responsable du service administratif et financier (h/f)

La Direction Territoriale Ouest est l’une des directions de proximité de la Direction Générale des Services Techniques qui recouvre plus spécifiquement les villes de Chaville, Marnes La Coquette, Meudon, Sèvres et Ville d’Avray.
Le service Administratif & Financier a un rôle de support pour les autres services comme pour la Direction, et contribue à la bonne fluidité des informations entre l’ensemble des services de la Direction et vers l’extérieur (autres services GPSO et villes).

Vous assistez et conseillez les chefs de service et le Directeur Territorial Ouest, notamment en matière de suivis de conventions et marchés, et de RH – Richesses Humaines.
Vous assurez l’encadrement du service administratif (5 agents dont 2 rédacteurs et 3 adjoints administratifs), vous animez et fixez les objectifs de l’équipe en lien avec les objectifs de la DTO.
Vous êtes garant(e) du respect des procédures administratives.

Vous êtes un support à l’équipe administrative, dont les missions sont les suivantes :

Administratif :
- Gérer les sinistres : information, transmission, collecte des éléments complémentaires (devis, photos…) / liaison DTO - service juridique GPSO
- Informer hebdomadairement des tableaux de permanence w-ends et jours fériés des équipes Régie, Contrôleurs Espace Public (CEP)/ Déchets et Propreté (D&P) et SAMSIC – SUEZ et transmettre les rapports d’astreinte techniques niv.1
- Suivre les dossiers administratifs et mettre en place les procédures (en lien avec le réseau administratif)
- Commander des fournitures de bureau pour la DTO
- Gérer les demandes de bacs (Operia)
- Organiser et animer les réunions de service

Flux information et Communication :
- Gérer les courriers : de l’attribution au service concerné à l’envoi, en passant par la collecte des éléments de réponses.
- Gérer les appels N° Vert / et autres appels : prise en compte et affectation à l’agent ou au service concerné.
- Gérer la boite ELISE : affectation par service, collecte des éléments de réponse, rédaction réponse + mise en parapheur (lecture-relecture-corrections éventuelles) / visa Direction + envoi @gpso ou voie postale / clôture et archivage.
- Gérer la boite courriel générique de la DTO : transmission par service + traitement éventuel selon objet.
- Rédiger les Avis Riverains d’information de travaux aux usagers dans les secteurs et villes concernés.
- Préparer et rédiger la Lettre d’Information sur les travaux programmés et menés par les services de la DTO (Voirie Réseaux Divers, campagne Régie/Mission Espace Public/Déchets et Propreté ou encore aménagement et fleurissement) / information à destination des villes du territoire ouest.

Réunions proximité – interproximité :
- Elaborer l’ordre du jour conjointement avec tous les services
- Elaborer la présentation en séance (powerpoint) – collecte d’informations (devis, photos, liens)
- Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux interlocuteurs dédiés, par ville
- Chaville/Sèvres/Ville D’Avray : 1 proximité tous les 2 mois + 1 interproximité tous les 2 mois (rythme avant covid) / 5 + 5 annuelles
- Marnes La Coquette : 1 proximité mensuelle
- Meudon : 1 proximité mensuelle / 2 interproximités mensuelles

Procédures règlementaires :
- Rédiger les Procès-verbaux et les rappels de bonnes pratiques en matières de tris et collectes
- Rédiger les autorisations de Permis de Construire, les Déclarations Préalables et les autorisations de création ou modification de Bateau-trottoir en lien avec les services urbanisme des villes
- Rédiger et calculer le montant de la taxe Participation Forfaitaire à l’Assainissement Collectif

RH :
- Déclarer mensuellement les heures des agents de la DTO
- Suivre les besoins et les planning formations / traiter les données utiles en lien avec le service Formation
- Suivre les visites médicales – transmettre les convocations aux agents, en lien avec le service Préventions
- Etre Référent liaison RH – agents : absences (congés, maladie), carrière et paie, médailles, évolution des processus RH

Divers :
- Encadrer l’agent assistant de Prévention : suivis des procédures sanitaires, des visites de contrôles (extincteurs, bâtiment…), traitement des aménagements et mobilier bureau (en lien avec Médecine du Travail), commande produits pharmaceutiques.
- Etre relai des informations du Comité des Œuvres Sociales
- Organiser les Comités de pilotage / évènements fédérateurs pour la DTO