Responsable du service Documentation et Archives (H/F)

Le/La Responsable Documentation et Archives pilote et coordonne la politique documentaire de la collectivité. Il/Elle gère l'ensemble des abonnements et des commandes de documentation pour les besoins de la collectivité. Il/Elle a une activité de conseil et de formation des collègues à l'utilisation des produits documentaires qu'elle a développés avec ses équipes. Il/Elle conduit les opérations de recherche documentaire et de valorisation des fonds documentaires et archivistiques. Il/Elle assure le développement des procédures et la coordination des activités Documentation et Archives. Il/Elle réfléchit à la modernisation du Service Documentation et Archives en soumettant des projets de service. Il/Elle prépare et suit la gestion du budget du Service Documentation et Archives. Il/Elle supervise et assure la gestion administrative et financière des activités. Il/Elle encadre les équipes des deux cellules Documentation et Archives.

* Temps complet : 35h00
* Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuels (article L332-8 du code général de la fonction publique)

Activités principales :
* Coordination des activités du service
* Déterminer le plan de charge du service
* Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents
* Superviser les activités de gestion des archives en collaboration avec le Responsable Archives
* Veiller à l'application des lois/règlements, des procédures d'optimisation du fonctionnement du service
* Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
* Définir les objectifs annuels ou pluriannuels pour le service
* Alimenter les tableaux de bord ou statistiques d'activités du service
* Présenter un rapport annuel d'activité et les indicateurs de réalisation
* Suivre les évolutions dans les domaines du traitement et de la diffusion de l'information documentaire
* Participer au montage de la consultation dans le cadre du budget participatif
* Pilotage de la gestion du fond documentaire
* Concevoir et piloter la politique documentaire de la collectivité
* Proposer une politique adéquate et évolutive en matière d'acquisition d'ouvrages et de mise en place d'abonnements
* Concevoir, organiser et développer toutes les opérations du traitement et de l'exploitation de l'information documentaire
* Constituer, conserver le fonds documentaire
* Superviser/participer au développement de la gestion informatisée du fonds
* Veiller à la mise à disposition de la documentation
* Suivre les abonnements
* Dépouiller l'ensemble des documents, des revues, des périodiques, des journaux, arrivés dans le service
* Élaborer des produits documentaires (fiches de présentation, notes synthétiques)
* Diffuser l'information
* Conduite de recherche documentaire et de valorisation du fonds
* Répondre aux demandes documentaires internes ou externes
* Conseiller les demandeurs pour la conduite de la recherche documentaire (sources d'information, fonds documentaires
spécialisés ...)
* Conduire des recherches pluridisciplinaires expertes
* Identifier les demandes potentielles et adapter les ressources documentaires
* Rechercher et identifier des sources documentaires internes, externes pertinentes pour la collectivité
* Développer des opérations de partenariat et d'échange de savoir avec des réseaux de professionnels
* Encadrement et gestion de deux équipes
* Animer les réunions de coordination et de planification
* Apporter conseil ou assistance dans la réalisation des activités
* Réguler les relations au sein de l'équipe
* Vérifier les états de présence, planifier les absences (congés, formation,maternité ...)
* Suivre la prise de jours RTT ou récupération
* Planifier les astreintes ou permanences (en fonction des services)
* Conduire l'évaluation annuelle des agents
* Spécifier et faire remonter les besoins en postes effectifs
* Spécifier et faire remonter les besoins de formation du service et de agents
* Préparation et suivi du budget du service
* Recenser les besoins
* Élaborer le chiffrage budgétaire
* Suivre les engagements et les dépenses du service au niveau juridique et comptable
* Viser les commandes et les factures
* Commande d'ouvrages et gestion des acquisitions
* Suivi et contrôle des factures
* Gestion administrative du service
* Réceptionner et analyser le courrier reçu et des e-mails
* Trier et ventiler le courrier
* Rédiger les courriers réponse et transmettre pour visa
* Vérifier les courriers après mise en forme, signer les parapheurs
* Appui au montage des marchés
* Monter le cahier des charges technique et administratif
* Analyser les offres
* Participer à la procédure d'attribution avec les services compétents
* Élaborer les dossiers pour les suivis en commission
* Monter le dossier de présentation en conseil municipal
* Assurer le suivi administratif et financier des marchés
* Information - Communication
* Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes
* Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
* Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents et usagers
* Suivre les réclamations internes ou externes