Responsable du service électoral (H/F)
Emploi COMMUNE DE SAINT PAUL
Saint-Paul (La Réunion)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous la responsabilité de la Directrice des Assemblées et des Elections, le/la Responsable du service Élections et affaires militaires encadre, supervise et coordonne administrativement les activités du service élection et affaire militaire. II/elle organise et contrôle la réalisation des activités du service, dans le cadre règlementaire et en lien avec les autorités compétentes.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
-Coordination des activités du service
- Déterminer le plan de charge du service
-Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents Veiller à l'application des lois/règlements, des procédures Mairie et spécifiques à l'activité
-Définir, faire valider et développer des procédures d'optimisation du fonctionnement du service
-Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
-Définir les objectifs annuels ou pluriannuels pour la direction
-Alimenter les tableaux de bord ou statistique d'activité du service
-Présenter un rapport annuel d'activité et les indicateurs de réalisation
-Suivre les évolutions
-Participer au montage de la consultation dans le cadre du budget participatif
-Gérer les relations avec les partenaires externes
-Garantir la confidentialité des données individuelles
-Rendre compte à la hiérarchie
-Gestion des listes électorales
-Superviser et participer à l'actualisation des listes (inscriptions, radiations, changements d'adresse)
-Établir les tableaux rectificatifs
-Contrôler la délivrance des cartes électorales
-Déterminer les dates de réunion des commissions administratives pendant la période de révision, transmettre les convocations
-Assurer la transmission et le suivi du résultat de la commission par l'envol à l'INSEE des documents
-Encadrement et gestion des équipes
-Animer les réunions de coordination et de planification des activités du service
-Apporter conseil ou assistance dans la réalisation des activités
-Réguler les relations au sein de l'équipe
-Vérifier les états de présence, planifier les absences (congés, formation,maternité...)
-Planifier les astreintes ou permanences
-Conduire l'évaluation annuelle des agents
-Spécifier et faire remonter les besoins en postes effectifs
-Spécifier et faire remonter les besoins de formation du service et des agents
-Préparer et assurer les formations nécessaires
-Gestion administrative et supervision des scrutins électoraux
-Superviser l'agencement matériel des bureaux de vote Vérifier la conformité de la composition des bureaux de vote.
-Suivre le déroulement du scrutin et le dépouillement des résultats
-Superviser la centralisation des résultats
-Définir les moyens humains et matériels et superviser la chaine de services
-Collaborer avec les autres services internes
-Veiller à l'application des modalités de transmission des résultats à la préfecture
-Gestion des affaires militaires et recensement des jeunes de 16 à 25ans
-Rechercher les coordonnées des personnes et établir les convocations
-Réaliser les notices individuelles
-Établir les attestations de recensement
-Vérifier l'actualisation des listes de recensement
-Préparation et suivi du budget du service
-Recenser les besoins
-Élaborer le chiffrage budgétaire
-Suivre les engagements et les dépenses du service aux niveaux juridique et comptable
-Viser les commandes et les factures
-Gestion administrative du service
-Réceptionner et analyser le courrier reçu et des e-mails
-Trier et ventiler le courrier
-Gérer les correspondances
-Information-communication
-S'assurer du traitement des appels téléphoniques internes ou externes
-Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
-Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents et usagers
-Suivre les réclamations internes ou externes
Activités spécifiques
-Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l'organisation des scrutins des élections
-Hors plage horaire quotidienne, intervention en cas d'urgenice ou d'impérieuse nécessité liée aux missions confiées
-Exigences requises
-Formations et qualifications obligatoires
- Déterminer le plan de charge du service
-Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents Veiller à l'application des lois/règlements, des procédures Mairie et spécifiques à l'activité
-Définir, faire valider et développer des procédures d'optimisation du fonctionnement du service
-Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
-Définir les objectifs annuels ou pluriannuels pour la direction
-Alimenter les tableaux de bord ou statistique d'activité du service
-Présenter un rapport annuel d'activité et les indicateurs de réalisation
-Suivre les évolutions
-Participer au montage de la consultation dans le cadre du budget participatif
-Gérer les relations avec les partenaires externes
-Garantir la confidentialité des données individuelles
-Rendre compte à la hiérarchie
-Gestion des listes électorales
-Superviser et participer à l'actualisation des listes (inscriptions, radiations, changements d'adresse)
-Établir les tableaux rectificatifs
-Contrôler la délivrance des cartes électorales
-Déterminer les dates de réunion des commissions administratives pendant la période de révision, transmettre les convocations
-Assurer la transmission et le suivi du résultat de la commission par l'envol à l'INSEE des documents
-Encadrement et gestion des équipes
-Animer les réunions de coordination et de planification des activités du service
-Apporter conseil ou assistance dans la réalisation des activités
-Réguler les relations au sein de l'équipe
-Vérifier les états de présence, planifier les absences (congés, formation,maternité...)
-Planifier les astreintes ou permanences
-Conduire l'évaluation annuelle des agents
-Spécifier et faire remonter les besoins en postes effectifs
-Spécifier et faire remonter les besoins de formation du service et des agents
-Préparer et assurer les formations nécessaires
-Gestion administrative et supervision des scrutins électoraux
-Superviser l'agencement matériel des bureaux de vote Vérifier la conformité de la composition des bureaux de vote.
-Suivre le déroulement du scrutin et le dépouillement des résultats
-Superviser la centralisation des résultats
-Définir les moyens humains et matériels et superviser la chaine de services
-Collaborer avec les autres services internes
-Veiller à l'application des modalités de transmission des résultats à la préfecture
-Gestion des affaires militaires et recensement des jeunes de 16 à 25ans
-Rechercher les coordonnées des personnes et établir les convocations
-Réaliser les notices individuelles
-Établir les attestations de recensement
-Vérifier l'actualisation des listes de recensement
-Préparation et suivi du budget du service
-Recenser les besoins
-Élaborer le chiffrage budgétaire
-Suivre les engagements et les dépenses du service aux niveaux juridique et comptable
-Viser les commandes et les factures
-Gestion administrative du service
-Réceptionner et analyser le courrier reçu et des e-mails
-Trier et ventiler le courrier
-Gérer les correspondances
-Information-communication
-S'assurer du traitement des appels téléphoniques internes ou externes
-Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
-Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents et usagers
-Suivre les réclamations internes ou externes
Activités spécifiques
-Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l'organisation des scrutins des élections
-Hors plage horaire quotidienne, intervention en cas d'urgenice ou d'impérieuse nécessité liée aux missions confiées
-Exigences requises
-Formations et qualifications obligatoires
Profil recherché
BAC + 3
Expérience dans le domaine de compétences
* Connaissance des règles et procédures administratives, financières, juridiques applicables dans la collectivité
* Connaissance approfondie du code électoral
* Connaissance en matière de réglementation des affaires militaires
* Connaissances des techniques de management de service et d'encadrement d'équipe
* Connaissance des dispositions relatives à la commande publique
* Maîtriser les règles de rédaction administrative
* Être capable de mettre en application les dispositions légales et réglementaires
* Être capable de rédiger et de superviser les actes relatifs aux procédures électorales
* Maîtriser les modes de fonctionnement, procédures des administrations d'État pour les questions relevant des élections et du recensement militaire
* Maîtriser les procédures d'organisation des élections
* Être capable d'assurer la veille en matière d'évolution légale et réglementaire, d'en informer les élus et agents
* Être capable de former les agents que les nouvelles dispositions ou procédures à mettre en application
* Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques
* Être capable d'utiliser le logiciel pour le suivi des listes électorales et des affaires militaires
* Être capable d'encadrer et d'animer une équipe
* Être capable de concevoir et d'alimenter des indicateurs de suivi d'activité et de présenter des statistiques
* Rigueur
* Discrétion
* Méthodique
* Savoir négocier
* Diplomatie
* Être respectueux et attentif vis-à-vis de la population
* Être attentif à l'image de la collectivité, aux comportements professionnels de l'équipe
* Veiller auprès des agents à l'application des principes de non-discrimination et de neutralité
* Capacité à réguler des relations interindividuelles
* Être réactif face à des situations de risque individuel ou pour la collectivité
* Avoir le sens de la pédagogie
* Sens du travail d'équipe
* Savoir faire preuve de fermeté sur l'application des modalités d'accueil de la population et l'application des procédures
* Être à l'écoute des élus, agents, usagers
Expérience dans le domaine de compétences
* Connaissance des règles et procédures administratives, financières, juridiques applicables dans la collectivité
* Connaissance approfondie du code électoral
* Connaissance en matière de réglementation des affaires militaires
* Connaissances des techniques de management de service et d'encadrement d'équipe
* Connaissance des dispositions relatives à la commande publique
* Maîtriser les règles de rédaction administrative
* Être capable de mettre en application les dispositions légales et réglementaires
* Être capable de rédiger et de superviser les actes relatifs aux procédures électorales
* Maîtriser les modes de fonctionnement, procédures des administrations d'État pour les questions relevant des élections et du recensement militaire
* Maîtriser les procédures d'organisation des élections
* Être capable d'assurer la veille en matière d'évolution légale et réglementaire, d'en informer les élus et agents
* Être capable de former les agents que les nouvelles dispositions ou procédures à mettre en application
* Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques
* Être capable d'utiliser le logiciel pour le suivi des listes électorales et des affaires militaires
* Être capable d'encadrer et d'animer une équipe
* Être capable de concevoir et d'alimenter des indicateurs de suivi d'activité et de présenter des statistiques
* Rigueur
* Discrétion
* Méthodique
* Savoir négocier
* Diplomatie
* Être respectueux et attentif vis-à-vis de la population
* Être attentif à l'image de la collectivité, aux comportements professionnels de l'équipe
* Veiller auprès des agents à l'application des principes de non-discrimination et de neutralité
* Capacité à réguler des relations interindividuelles
* Être réactif face à des situations de risque individuel ou pour la collectivité
* Avoir le sens de la pédagogie
* Sens du travail d'équipe
* Savoir faire preuve de fermeté sur l'application des modalités d'accueil de la population et l'application des procédures
* Être à l'écoute des élus, agents, usagers
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 jour
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