RESPONSABLE DU SERVICE POPULATION ET SECRETARIAT GENERAL
Emploi FRANCHEVILLE
Francheville (Rhône)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Commune de l’Ouest lyonnais, FRANCHEVILLE, environ 15 000 habitants, très attachée à son environnement, veille tout particulièrement à son cadre et à sa qualité de vie. Reconnue Ville fleurie, Ville active et sportive, Francheville est dotée de nombreux services à la population.
Sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Service, le Responsable coordonne les activités du Service Affaires Générales et Population et manage une équipe de 5 agents motivés et confirmés dans leurs postes.
Dans le contexte de la réouverture de la mairie dans des locaux entièrement rénovés et réaménagés, il insuffle une dynamique positive pour promouvoir un accueil de qualité et organise l’offre de services dédiés à la population : accueil général, état civil, funéraire, élections et CNI/passeports.
Il assure le suivi et l'organisation des assemblées en collaboration avec la DGS et son assistante. Il participe activement au comité de direction.
Sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Service, le Responsable coordonne les activités du Service Affaires Générales et Population et manage une équipe de 5 agents motivés et confirmés dans leurs postes.
Dans le contexte de la réouverture de la mairie dans des locaux entièrement rénovés et réaménagés, il insuffle une dynamique positive pour promouvoir un accueil de qualité et organise l’offre de services dédiés à la population : accueil général, état civil, funéraire, élections et CNI/passeports.
Il assure le suivi et l'organisation des assemblées en collaboration avec la DGS et son assistante. Il participe activement au comité de direction.
MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE :
Encadrement et management du service :
• Coordination des équipes, organisation des missions des collaborateurs, gestion des plannings, animation des réunions hebdomadaires du service ;
• Suivi des procédures de travail existantes et étudie les opportunités de les faire ; évoluer en proposant la mise en place de procédures nouvelles ;
• Développer la polyvalence des agents ;
• Préparation et suivi du budget ;
• Gestion de la veille juridique au sein du service ;
• Développement de nouveaux projets en lien avec la dématérialisation des actes et procédures notamment.
Missions en matière d'état-civil et de gestion de cimetières :
• Superviser le traitement des demandes des administrés : délivrance d'actes d’état civil, livrets de famille, recensement militaire, titres d’identité...
• Superviser les différentes opérations dans le cimetière : renouvellement et ventes de concessions, reprises de concessions, inhumations, etc...
• Veiller au maintien d’emplacements disponibles dans les 2 cimetières communaux ;
• Participer au suivi des projets d’investissement d’agrandissement, extension création de cimetière ou d’aménagement de cimetière.
Missions en matière électorale :
• Définir l'organisation des bureaux de vote ;
• Organiser la préparation des scrutins ;
• Tenir la permanence électorale les jours de scrutins ;
• Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées aux scrutins ;
• Préparer le tirage au sort des jurés d’Assises et en assurer le suivi.
Missions en matière de secrétariat général :
• Participer à la préparation du conseil municipal en lien avec la Direction Générale ;
• Participer à la rédaction des délibérations , décisions et arrêtés du Maire.
Encadrement et management du service :
• Coordination des équipes, organisation des missions des collaborateurs, gestion des plannings, animation des réunions hebdomadaires du service ;
• Suivi des procédures de travail existantes et étudie les opportunités de les faire ; évoluer en proposant la mise en place de procédures nouvelles ;
• Développer la polyvalence des agents ;
• Préparation et suivi du budget ;
• Gestion de la veille juridique au sein du service ;
• Développement de nouveaux projets en lien avec la dématérialisation des actes et procédures notamment.
Missions en matière d'état-civil et de gestion de cimetières :
• Superviser le traitement des demandes des administrés : délivrance d'actes d’état civil, livrets de famille, recensement militaire, titres d’identité...
• Superviser les différentes opérations dans le cimetière : renouvellement et ventes de concessions, reprises de concessions, inhumations, etc...
• Veiller au maintien d’emplacements disponibles dans les 2 cimetières communaux ;
• Participer au suivi des projets d’investissement d’agrandissement, extension création de cimetière ou d’aménagement de cimetière.
Missions en matière électorale :
• Définir l'organisation des bureaux de vote ;
• Organiser la préparation des scrutins ;
• Tenir la permanence électorale les jours de scrutins ;
• Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées aux scrutins ;
• Préparer le tirage au sort des jurés d’Assises et en assurer le suivi.
Missions en matière de secrétariat général :
• Participer à la préparation du conseil municipal en lien avec la Direction Générale ;
• Participer à la rédaction des délibérations , décisions et arrêtés du Maire.
Profil recherché
COMPÉTENCES / SAVOIRS REQUIS :
Savoirs et savoir-faire :
• Capacités managériale et organisationnelle confirmées
• Maîtriser les procédures administratives, la législation, l’Information générale relative à l'état civil (IGREC), les conventions internationales en état civil, les règles communes à la rédaction des actes d'état civil ;
• Maîtriser la législation funéraire ;
• Maîtriser la législation électorale ;
• Techniques rédactionnelles administratives ;
• Très bonnes capacités organisationnelles ;
Savoir-être :
• Qualités relationnelles avérées : empathie et discrétion notamment ;
• Avoir le sens de l’accueil du public ;
• Très bonnes capacités d’adaptation et de réactivité face aux imprévus notamment.
AVANTAGES :
Rémunération statutaire + IFSE mensuelle + 13ème mois + CIA attractif.
CNAS - Télétravail.
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance.
Restauration collective.
CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail : Hôtel de Ville - 1 rue du Robert - 69340 FRANCHEVILLE
Temps de travail et particularités : 38heures 00— horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service.
Savoirs et savoir-faire :
• Capacités managériale et organisationnelle confirmées
• Maîtriser les procédures administratives, la législation, l’Information générale relative à l'état civil (IGREC), les conventions internationales en état civil, les règles communes à la rédaction des actes d'état civil ;
• Maîtriser la législation funéraire ;
• Maîtriser la législation électorale ;
• Techniques rédactionnelles administratives ;
• Très bonnes capacités organisationnelles ;
Savoir-être :
• Qualités relationnelles avérées : empathie et discrétion notamment ;
• Avoir le sens de l’accueil du public ;
• Très bonnes capacités d’adaptation et de réactivité face aux imprévus notamment.
AVANTAGES :
Rémunération statutaire + IFSE mensuelle + 13ème mois + CIA attractif.
CNAS - Télétravail.
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance.
Restauration collective.
CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail : Hôtel de Ville - 1 rue du Robert - 69340 FRANCHEVILLE
Temps de travail et particularités : 38heures 00— horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service.
Autres informations
Non renseignées
il y a 5 jours
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