Responsable du service population h/f
Emploi MAIRIE DE TOULON
Toulon (Var)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Chef de service Mairies de Quartiers au sein de la Direction des Services à la Population
Mission 1 : Manager le Service et assurer le bon fonctionnement des Mairies de Quartiers du secteur EST et des pôles Service à Domicile et Mairies de Quartiers, secteur Ouest
Activités :
• Manager le Service
• Encadrer, manager, évaluer l’ensemble des agents
• Veiller au respect de la réglementation et de la déontologie
• Prendre en compte les risques psychosociaux et arbitrer les conflits
• Faire progresser sur le plan individuel et collectif les compétences professionnelles de ces agents et développer leur polyvalence
• Assurer le bon fonctionnement des sites et des pôles
• Organiser les plannings et la répartition des tâches
• Organiser l’activité du service
• S’assurer de la conformité de la structure aux règles d’hygiène et de sécurité et des bonnes conditions de travail des agents et d’accueil
Mission 2 : Assurer la gestion du Service
Activités :
• Assurer la sécurité et le suivi juridique des procédures en collaboration avec la Direction des Services à la Population
• Développer certaines missions relevant de l’Etat Civil dans les Mairies de Quartiers : Mettre à jour et dupliquer les livrets de famille, assurer le traitement du courrier via la téléprocédure et ou COMEDEC, délivrer des actes,….
• Veiller à la mise en application de la réglementation et au respect des procédures concernant l’instruction et la remise des titres d’identité, les démarches administratives, les démarches électorales
• Veiller à la mise en application de la règlementation en vigueur dans le Code Civil et dans l’Instruction Générale relative à l’état civil et dans le Code Electoral
• Concevoir et contrôler des procédures
• Concevoir des bordereaux et formulaires garantissant une traçabilité de l’ensemble des missions du service et en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données.
• Produire des documents
• Elaborer des rapports d’activités, des plans d’actions
• Produire des tableaux de données statistiques et des tableaux de bord
• Créer des documents d’information en interne
• Rédiger des notes, des arrêtés et délibérations
• Restituer et diffuser l’information des différents partenaires.
Mission 3 : Adapter et conduire le changement pour améliorer les
Services aux usagers et simplifier les démarches administratives en collaboration avec la Direction des Services à la Population
Activités :
• Etablir des diagnostics et faire des propositions pour moderniser les conditions d’accueil des usagers et les conditions de travail des agents
• Développer la transversalité au sein de la Direction des Services à la Population
• Assurer l’information et élargir l’interface entre les usagers, les services municipaux, les associations, les partenaires institutionnels
• Améliorer et promouvoir les outils numériques.
Activités :
• Manager le Service
• Encadrer, manager, évaluer l’ensemble des agents
• Veiller au respect de la réglementation et de la déontologie
• Prendre en compte les risques psychosociaux et arbitrer les conflits
• Faire progresser sur le plan individuel et collectif les compétences professionnelles de ces agents et développer leur polyvalence
• Assurer le bon fonctionnement des sites et des pôles
• Organiser les plannings et la répartition des tâches
• Organiser l’activité du service
• S’assurer de la conformité de la structure aux règles d’hygiène et de sécurité et des bonnes conditions de travail des agents et d’accueil
Mission 2 : Assurer la gestion du Service
Activités :
• Assurer la sécurité et le suivi juridique des procédures en collaboration avec la Direction des Services à la Population
• Développer certaines missions relevant de l’Etat Civil dans les Mairies de Quartiers : Mettre à jour et dupliquer les livrets de famille, assurer le traitement du courrier via la téléprocédure et ou COMEDEC, délivrer des actes,….
• Veiller à la mise en application de la réglementation et au respect des procédures concernant l’instruction et la remise des titres d’identité, les démarches administratives, les démarches électorales
• Veiller à la mise en application de la règlementation en vigueur dans le Code Civil et dans l’Instruction Générale relative à l’état civil et dans le Code Electoral
• Concevoir et contrôler des procédures
• Concevoir des bordereaux et formulaires garantissant une traçabilité de l’ensemble des missions du service et en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données.
• Produire des documents
• Elaborer des rapports d’activités, des plans d’actions
• Produire des tableaux de données statistiques et des tableaux de bord
• Créer des documents d’information en interne
• Rédiger des notes, des arrêtés et délibérations
• Restituer et diffuser l’information des différents partenaires.
Mission 3 : Adapter et conduire le changement pour améliorer les
Services aux usagers et simplifier les démarches administratives en collaboration avec la Direction des Services à la Population
Activités :
• Etablir des diagnostics et faire des propositions pour moderniser les conditions d’accueil des usagers et les conditions de travail des agents
• Développer la transversalité au sein de la Direction des Services à la Population
• Assurer l’information et élargir l’interface entre les usagers, les services municipaux, les associations, les partenaires institutionnels
• Améliorer et promouvoir les outils numériques.
Profil recherché
Obligatoires :
• Bac+2 (minimum)
• Délégation de signature pour la délivrance de documents nominatifs Habilitation du Ministère de l’Intérieur pour le traitement des titres d’identité
• Permis B
Souhaitables :
• Expérience en matière d’encadrement
• Maîtriser les fondements de la culture territoriale ainsi que les droits et obligations des fonctionnaires et les instances paritaires.
• Connaître le code civil (chapitre droit de la famille) et l’instruction générale de l’état civil (IGREC).
• Connaître l’environnement de la collectivité.
• Savoir identifier les partenaires institutionnels et associatifs
• Connaître la réglementation en vigueur concernant la délivrance des titres d’identité, formalités administratives et électorales
• Evaluer la qualité du service rendu et le mesurer à l’aide d’indicateurs
• Connaître les outils et techniques d’accueil
• Maitriser les différentes situations de communication
• Maitriser les outils informatiques et la bureautique
• Animer une équipe, une réunion
• Privilégier l’intérêt général et le sens du service public en toutes circonstances
• Avoir le sens des responsabilités et de la prise d’initiative
• Démontrer un sens du travail en équipe et en transversalité
• Faire preuve de disponibilité, de diplomatie
• Gérer les leviers de motivation d’une équipe
• Mettre en place des modalités de définition, de suivi, de contrôle du travail à distance et savoir analyser les points d’appui/vigilance pour préserver l’influence sur son équipe tout en instaurant un climat de confiance et d’implication
• Prévenir, arbitrer et gérer les conflits ; réguler les tensions
• Respecter la confidentialité des informations et des données
• Bac+2 (minimum)
• Délégation de signature pour la délivrance de documents nominatifs Habilitation du Ministère de l’Intérieur pour le traitement des titres d’identité
• Permis B
Souhaitables :
• Expérience en matière d’encadrement
• Maîtriser les fondements de la culture territoriale ainsi que les droits et obligations des fonctionnaires et les instances paritaires.
• Connaître le code civil (chapitre droit de la famille) et l’instruction générale de l’état civil (IGREC).
• Connaître l’environnement de la collectivité.
• Savoir identifier les partenaires institutionnels et associatifs
• Connaître la réglementation en vigueur concernant la délivrance des titres d’identité, formalités administratives et électorales
• Evaluer la qualité du service rendu et le mesurer à l’aide d’indicateurs
• Connaître les outils et techniques d’accueil
• Maitriser les différentes situations de communication
• Maitriser les outils informatiques et la bureautique
• Animer une équipe, une réunion
• Privilégier l’intérêt général et le sens du service public en toutes circonstances
• Avoir le sens des responsabilités et de la prise d’initiative
• Démontrer un sens du travail en équipe et en transversalité
• Faire preuve de disponibilité, de diplomatie
• Gérer les leviers de motivation d’une équipe
• Mettre en place des modalités de définition, de suivi, de contrôle du travail à distance et savoir analyser les points d’appui/vigilance pour préserver l’influence sur son équipe tout en instaurant un climat de confiance et d’implication
• Prévenir, arbitrer et gérer les conflits ; réguler les tensions
• Respecter la confidentialité des informations et des données
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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