Responsable du service Secrétariat des élus (h/f)
Emploi GENTILLY
Gentilly (Val-de-Marne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Rattaché à la direction générale des services, l'agent assure la gestion de l'agenda et la planification des réunions pour plusieurs adjoints au maire, ainsi que l'accueil et le suivi des administrés.
Il prépare les dossiers et rédige des notes, courriers et comptes rendus.
Il est également chargé de la mise à jour des outils de gestion, incluant le suivi des permanences et l'entretien du fichier des personnalités.
Il prépare les dossiers et rédige des notes, courriers et comptes rendus.
Il est également chargé de la mise à jour des outils de gestion, incluant le suivi des permanences et l'entretien du fichier des personnalités.
Missions, activités et conditions d'exercice :
- Gestion de l'agenda de plusieurs adjoints au maire
- Organisation et planification des réunions
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Permanence de suivi des administrés
- Préparation de dossiers supports
- Rédactions de notes, courriers
- Coordination des réunions publiques en collaboration avec les élus et participation éventuelle pour rédaction d'un compte-rendu
Mise à jour des outils de gestion de l'activité du service :
- Mise à jour du fichier personnalités, en relation avec les services
- Mise en oeuvre et suivi d'un logiciel de suivi des permanences vis-à-vis des administrés
- Réalisation de tableaux de suivi des activités du service
- Organisation d'événements protocolaires
- Création, mise en forme, remise à jour de documents spécifiques
- Gestion de l'agenda de plusieurs adjoints au maire
- Organisation et planification des réunions
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Permanence de suivi des administrés
- Préparation de dossiers supports
- Rédactions de notes, courriers
- Coordination des réunions publiques en collaboration avec les élus et participation éventuelle pour rédaction d'un compte-rendu
Mise à jour des outils de gestion de l'activité du service :
- Mise à jour du fichier personnalités, en relation avec les services
- Mise en oeuvre et suivi d'un logiciel de suivi des permanences vis-à-vis des administrés
- Réalisation de tableaux de suivi des activités du service
- Organisation d'événements protocolaires
- Création, mise en forme, remise à jour de documents spécifiques
Profil recherché
- Connaître le fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale
- Connaître l'organisation, le contexte et les enjeux de la collectivité
- Connaître le fonctionnement et le rôle des autres collectivités
- Savoir organiser les agendas et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des élus, et prévoir leurs éventuels déplacements
- Savoir respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Savoir établir une relation de confiance avec les élus
- Posséder une excellente expression écrite et orale
- Maîtriser les outils informatiques
- Maîtriser les techniques de prise de note, connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Maîtriser les techniques de gestion des conflits
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Avoir le sens de l'écoute, de l'analyse et de l'organisation
- Faire preuve d'un excellent relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Disposer d'une grande autonomie, capacité de prise de décision en l'absence de la responsable du service
- Connaître l'organisation, le contexte et les enjeux de la collectivité
- Connaître le fonctionnement et le rôle des autres collectivités
- Savoir organiser les agendas et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des élus, et prévoir leurs éventuels déplacements
- Savoir respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Savoir établir une relation de confiance avec les élus
- Posséder une excellente expression écrite et orale
- Maîtriser les outils informatiques
- Maîtriser les techniques de prise de note, connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Maîtriser les techniques de gestion des conflits
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Avoir le sens de l'écoute, de l'analyse et de l'organisation
- Faire preuve d'un excellent relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Disposer d'une grande autonomie, capacité de prise de décision en l'absence de la responsable du service
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 jours
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