Responsable d'Unité Administrative et RH (h/f)

Au sein du pôle Petite enfance de la Direction des Familles, vous êtes placé sous la responsabilité de la responsable du pôle Petite enfance et travaillez en transversalité avec les 6 chefs de services et la référente Partenariat, réseaux et prospectives.

Vous gérez une équipe de 9 agents :

-2 assistantes RH et leur coordinatrice

-4 gestionnaires Administratives et leur coordinatrice

-1 assistante administrative

Missions Générales :


Participe à la mise en œuvre des orientations de la politique Petite Enfance
Propose des actions pour une meilleure adaptabilité des services aux besoins des familles
Contribue au projet collectif et transversal de la Direction des Familles et du Département Cohésion et Culture, dans une dynamique en lien avec le projet de territoire, le contexte territorial et les évolutions en cours.
Encadre en direct une équipe de 9 personnes
Suit, évalue la gestion administrative et la gestion des ressources humaines du service
Impulse l’harmonisation des méthodes de travail et apporte une aide technique et méthodologique aux coordinateurs RH et administratifs conformément aux directives du responsable du pôle Petite enfance
Organise et s’assure d’une bonne communication en direction des familles fréquentant les structures en lien avec la responsable de l’administration générale et de la relation aux usagers
Est identifié comme référent RH et administratif du service Petite sur tout le territoire de Valence Romans Agglo.
Participe à l’observatoire Petite Enfance en lien avec la responsable de pôle et la référente Partenariats, réseaux et prospectives.


Activités principales :


Gestion Administrative

Crée et optimise les documents utilisés par les gestionnaires administratives
Fait évoluer le logiciel métier en concertation avec le coordinateur administratif
Élabore les documents structurants (administratifs et financiers) en concertation avec le responsable du Pôle et les chefs de services Petite enfance
Veille à la clarté des informations transmises par son équipe à destination des familles
Assure l’élaboration des bilans d’activité en collaboration avec le service administratif et le SAFI.
Valide et optimise les paramétrages des différents logiciels métiers (Concerto, Estelle…)
Supervise et accompagne la communication faite auprès des familles
Gère l’animation du portail Familles
Vérifie les données transmises par l’équipe administrative :
données de facturation
indicateurs de suivi d’activité des structures
Élabore des tableaux de suivi pour le SAFI et pour la hiérarchie
Transmet les indicateurs de suivi du pôle à la Direction

Ressources humaines

Connaît les besoins RH du service et met en œuvre des solutions
Crée des outils facilitateurs de l’activité RH
Contrôle le fonctionnement pérenne de la gestion des contrats de travail
Supervise la préparation des fiches de paies (éléments variables)
Veille au respect de la législation et des procédures de Valence Romans Agglo
Propose des actions afin de simplifier le recrutement et les réponses aux candidats
Suit les organigrammes des structures du territoire (mobilités, postes vacants, temps partiels, retraite, remplacement de congé maternité, etc.)
Assure l’élaboration du bilan RH et des tableaux de bord en collaboration avec le coordinateur RH