Responsable d'unité (F/H)

1- LE SERVICE D’AFFECTATION

Mission principale du service : il est chargé de la mise en œuvre en proximité, des fonctions supports (financières, commande publique), pour les directions opérationnelles qui lui sont rattachées et ce en collaboration étroite avec la direction des finances et la direction de la commande publique.

Composition du service : 20 agents dont 5 au sein de l’unité insertion emploi logement d’abord et SIT

2- FINALITES DU POSTE

- Manager l’unité et structurer l’organisation si besoin en lien avec le Chef.fe de service, en s’inscrivant dans une démarche de gestion performante de l’unité et du service
- Mettre en place les conditions d’une articulation de qualité entre les équipes administratives et opérationnelles pour assurer une fonction de conseil et d’appui de proximité, en tant que service ressources, dans la gestion de l’activité et la conduite des projets opérationnels
- Garantir la réactivité et la qualité de l’exécution comptable y compris des marchés publics et la gestion budgétaire des directions
- S’assurer de la passation des marchés en deçà de 40k€ dans le respect des procédures réglementaires et en lien avec la direction de la commande publique
- Participer à la conduite des activités administratives et financières de l’unité et des projets du service administratif et financier

3- ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION

Activité 1 : Assurer le management de l’équipe
- Participer aux réunions de service du SAF
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet de service au sein de l’unité, en impliquant les agents
- Manager les agents de l’unité : répartir la charge de travail entre les agents, réaliser les évaluations annuelles, assurer le suivi des congés et de la formation…
- Animer le collectif de travail (réunion de l’unité…)
- S’assurer de la continuité de service en cas d’absence (suppléance entre responsables d’unité), suppléance du chef de service (n+1) sur le management
- Conseiller les agents et contrôler la production de l’unité.

Activité 2 : Garantir l’exécution comptable, la gestion budgétaire et la passation des marchés publics

 Conseiller et orienter les services opérationnels sur les questions administratives, financières, de commande publique et mettre en place des modes de collaboration efficaces entre l’unité et les services opérationnels (outils partagés, temps de coordination …)
 Garantir le respect des délais et la bonne exécution des procédures mises en place par les directions ressources centrales (finances, affaires juridiques et commande publique…) ou définies à l’échelle de la Direction de l’administration.
 Contribuer à l’élaboration budgétaire (BP, DM, PPF / PPI) : recueillir les besoins, vérifier la fiabilité des données et les saisies dans le logiciel finances, en lien avec les responsables du service/direction et le chef. fe du SAF
 Assurer et coordonner l’exécution financière du service/Direction en dépenses et en recettes –
 Assurer la passation des marchés publics en deçà de 40K€ (conseil aux directions, mise au point des pièces, suivi de la procédure, production des courriers, …)
 Garantir l’exécution et la réactualisation des marchés, contrats publics (DSP, concessions...) et des conventions, identifier les procédures de passation à lancer

Activité 3 : Mettre en place et animer des relations collaboratives avec les directions opérationnelles

 Assurer la mise à jour des outils de gestion et de suivi de l’activité de l’unité : réaliser le suivi budgétaire du service et alerter sur les taux d’exécution
 Mettre en place et assurer le suivi d’outils d’alerte des marchés publics
 Répondre à des demandes ponctuelles des services opérationnels : outils de suivi, conseil sur le montage de projets ou la gestion de l’activité
 Participer autant que de besoin aux réunions de service

Activité 4 : Contribuer à la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue
 Proposer et mettre en œuvre des outils et méthodes pour une articulation de qualité entre les équipes administratives et opérationnelles
 Contribuer sous le pilotage du chef.fe de service aux projets et chantiers de réorganisation et de modernisation des fonctions ressources : décentralisation du mandatement, évolutions ou nouvelles applications informatiques, commande publique
 Contribuer à l’élaboration des procédures et à leur amélioration
 Contribuer le cas échéant, à un projet ou un dossier thématique ou transversal commun au SAF ou à la DA

 Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 15%