Responsable Etat-civil

CONTEXTE ET ENJEUX
Collectivité rurale, le service État civil constitue un service public de proximité essentiel, au cœur de la relation entre la commune et les habitants.
Dans un contexte budgétaire maîtrisé et avec une équipe restreinte, la collectivité engage une démarche de modernisation raisonnée, visant :
• l’amélioration continue de la qualité de l’accueil et des réponses aux usagers,
• la sécurisation juridique des actes,
• le renforcement de la cohésion sociale et territoriale.

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
• Placée sous l’autorité de la Direction Générale des Services
• Encadrement d’un agent affecté au service État civil

MISSIONS PRINCIPALES
1. Pilotage et organisation du service
• Assurer le bon fonctionnement du service État civil, en cohérence avec les orientations de la collectivité ;
• Mettre en œuvre et suivre le projet de service 2026–2032 ;
• Organiser l’activité du service en tenant compte des contraintes de moyens et des priorités ;
• Garantir la continuité et la qualité du service public rendu aux usagers.

2. Sécurisation et gestion des actes
• Garantir la sécurité juridique des actes d’état civil, leur conformité réglementaire et les délais de délivrance ;
• Superviser et/ou assurer l’instruction des dossiers : naissances, reconnaissances, mariages, décès, livrets de famille, mentions, changements de prénom, de nom, etc. ;

3. Élections et recensement
• Réaliser les inscriptions sur la liste électorale
• Piloter la préparation et le déroulement des scrutins électoraux ;
• Assurer la gestion du Répertoire Electoral Unique (REU) en lien avec l’INSEE
• Veiller à l’actualisation des procédures et outils liés à la réglementation électorale ;
• Organiser et encadrer le recensement de la population :
o Coordination de la mission,
o Encadrement des agents recenseurs,
o Relation avec l’INSEE.
o Recensement national lié à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)

4. Management et coordination
• Encadrer l’agent du service État civil au quotidien ;
• Accompagner la montée en compétences et favoriser la polyvalence ;
• Organiser le travail, planifier les activités et assurer un reporting adapté.

5. Accueil du public et relations aux usagers
• Assurer l’accueil du public pour les dossiers sensibles ou complexes tels que auditions de mariage, auditions de reconnaissance, changements de nom et/ou prénom soumis à commission ;
• Garantir une qualité d’accueil adaptée à tous les publics, y compris en situation délicate ;
• Gérer les situations conflictuelles avec discernement et professionnalisme.

6. Modernisation et amélioration continue
• Promouvoir une démarche d’amélioration continue de la qualité du service ;
• Mettre en place des indicateurs d’activité et élaborer le bilan annuel du service ;
• Proposer des ajustements organisationnels adaptés aux moyens disponibles ;
• Participer à la modernisation des pratiques (outils numériques, simplification des procédures, utilisation des logiciels « ANAGRAM » ou SIECLEV4 ).

7. Missions complémentaires
• Assurer la gestion du cimetière communal (suivi administratif, mise en conformité) ;
• Être polyvalent sur les missions État civil / Élections / Recensement / Cimetière.

CONTRAINTES PARTICULIERES
• Disponibilité requise notamment lors des périodes électorales et de recensement
(travail ponctuel les week-ends et jours fériés) ;
• Risques de tensions dans la relation avec les usagers ;
• Charge de travail variable.