Responsable Service Accueil Relations avec le Public/Gestionnaire Bâtiment et Moyens Généraux

Sous l’autorité du Directeur de la Direction Commune des Achats et des Moyens Généraux, vous êtes chargé de diriger, coordonner et animer le service Accueil Relations avec le Public de l’agglomération. Vous assurez également les fonctions de Responsable Unique de Sécurité et gestionnaire du bâtiment Jacques BREL, siège de l’agglomération. Vos missions se déclinent comme ci-après.

Management d’équipe

Vous animez, coordonnez et managez les différentes composantes du service :

Accueil physique/téléphonique (6 agents) : en charge de l’accueil général au sein du bâtiment Jacques BREL et de l’ensemble des missions dédiées à la gestion de la relation usager (orientation du public, primo accueil, traitement du courrier entrant, …)
Unité Huissiers (3 agents) : en charge du traitement (affranchissement, mise sous plis, adressage) et de l’acheminement du courrier dans les différents équipements et sites
Vaguemestre (1 agent) : en charge de la navette Valence/Romans
Unité Moyens Généraux (2 agents) : en charge de la maintenance et de la sécurité dans et aux abords du bâtiment Jacques BREL
Reprographie (2 agents) : en charge des travaux de reprographie pour les collectivités partenaires


Vous contribuez également au développement des compétences et évaluez les agents.

Missions d’expertise et de pilotage

Accueil du Public :

-Définir et mettre en œuvre les réflexions stratégiques et opérationnelles dans le domaine de l’accueil du public

-Analyser les flux de visites et des appels au moyen d’indicateurs de suivi

-Accompagner le déploiement de la fonction d’accueil dans le cadre d’une démarche qualité notamment en mesurant les taux de satisfaction en associant activement les agents à la réflexion et au choix des solutions

-Participer aux projets transversaux et structurants pour l’amélioration de l’accueil et notamment le projet Gestion de la Relation Usager (en lien avec les actions de la Chargée de GRU, pilotant cette politique publique pour l’ensemble de la collectivité)

Circuits courrier :

-Travailler sur la définition de circuits courriers cohérents dans le cadre du schéma d'implantation immobilière

-Organiser la tournée des huissiers

-Fluidifier le traitement global du courrier et optimiser les pratiques

Moyens Généraux :

-Assurer le bon fonctionnement, la sécurisation et la surveillance du Bâtiment Jacques BREL, ainsi que son annexe (parking Gounod)

Reprographie :

-Organiser et optimiser l’activité de cette unité en proposant des évolutions

-Superviser la facturation des prestations et proposer des évolutions de la tarification

-Mettre en place des outils de suivis de l’activité permettant de rendre compte en temps réel des volumes traités et des prestations effectuées

Pour l’ensemble des composantes du service :

-Piloter la communication

-Participer au développement de partenariat

-Analyse les pratiques et les process en place et proposer des évolutions

-Collaborer efficacement et apporter assistance aux directions opérationnelles

Gestion du bâtiment Jacques BREL

Vous assurez les fonctions de RUS et vous êtes le responsable de la gestion du bâtiment (siège de l’agglomération) :

Interlocuteur fonctionnel de la direction en charge de la maintenance des bâtiments (DCBAG)
Garant du bon fonctionnement du bâtiment
Ressource sur les bonnes pratiques ou réflexes d’optimisation du fonctionnement du bâtiment
Superviseur des opérations de réaffectation des locaux ainsi que du redéploiement du mobilier

Vous organisez, pilotez la concertation et la communication et réaliser des études d’opportunité et de faisabilité sur les projets d’aménagement et d’évolution du bâtiment.