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CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE BUGEAT
Secrétaire
8 rue Meyer-Parel, Bugeat (Corrèze (19))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 4 jours
Description du poste
Sous l'autorité du président et de la directrice
dans un EHPAD de 102 lits
La/le secrétaire :
- Assure et veille à la courtoisie et à la discrétion de l'accueil,
- Est à l'écoute des résidents et des familles,
- Gère et assure le suivi de la globalité du processus de facturation des frais de séjour,
- Gère et assure le suivi du dossier administratif du résident,
- Participe à la mise en œuvre et au développement du projet d'établissement.
dans un EHPAD de 102 lits
La/le secrétaire :
- Assure et veille à la courtoisie et à la discrétion de l'accueil,
- Est à l'écoute des résidents et des familles,
- Gère et assure le suivi de la globalité du processus de facturation des frais de séjour,
- Gère et assure le suivi du dossier administratif du résident,
- Participe à la mise en œuvre et au développement du projet d'établissement.
Votre mission
ATTRIBUTIONS PRINCIPALES
Accueil – secrétariat :
- Assure l'accueil physique et téléphonique de l'établissement,
- Assure la tenue du standard, analyse la demande de son interlocuteur, le renseigne et/ou l'oriente,
- Gère le tri et la distribution du courrier des résidents,
- Gère l’affranchissement du courrier de l’établissement,
- Met à jour le répertoire téléphonique interne, la liste des résidents ainsi que les différents textes et documents associés à la fonction "accueil",
- Elabore et frappe les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents et frappe tout autre de document à la demande de la direction,
- Effectue divers travaux de classement,
- Effectue divers travaux administratifs (courriers, comptes-rendus de réunion, …) à la demande de la Direction,
- Gère le stock et les commandes de fournitures administratives,
- Réceptionne les marchandises ou colis livrés.
Gestion du dossier du résident :
- Renseigne les personnes demandeuses sur les conditions d’admission et tarifaires,
- Envoie les dossiers de demande d’admission quand sollicitation,
- Tient un registre de suivi des demandes d’admissions (hors Via trajectoire),
- S'assure de la complétude des dossiers administratifs des résidents lors des admissions et gère la récupération des éventuels éléments manquants,
- Remet les documents d’entrée aux personnes accueillies (Livret d’accueil, règlement de fonctionnement),
- Etablit les contrats de séjours ou les DIPC, dans la quinzaine qui suit l’admission des nouveaux entrants,
- Etablit mensuellement, en début de mois, la facturation des frais de séjours des résidents,
- Gère les entrées/sorties des dépôts de garantie perçus par les personnes accueillies,
- Suit, à minima trimestriellement, les créances de facturation en collaboration avec le Centre de Trésorerie de rattachement,
- Assiste les résidents et les familles dans leurs démarches administratives, si besoin,
- Etablit et suit les diverses demandes d’aides sociales,
- Coordonne quotidiennement avec les divers services afin de récolter et suivre les données nécessaires à l’établissement de la facturation et au suivi du dossier des résidents (GIR, Hospitalisations, entrées-sorties, …),
- Etablit, mensuellement, les tableaux de bord de suivi d’activité (entrées/sorties, hospitalisations, sorties, GIR, journées aides sociales),
- Gère l’archivage des dossiers des personnes accueillies,
- Suit et gère les instances des dossiers des usagers,
- Assure une veille juridique en lien avec son activité.
ATTRIBUTIONS SECONDAIRES
- Participe aux réunions de travail en lien avec son activité ou selon la demande de la direction,
- Met à jour le site Web de l’EHPAD,
- Participe aux actions de formations internes ou externes,
- Assure des astreintes administratives.
Participation à la vie de l'établissement :
- Favorise la communication et la circulation des informations au sein de l'établissement tout en respectant la confidentialité nécessaire,
- Participe à la démarche d’amélioration continue de l’établissement,
- Rend compte régulièrement de son action,
- Peut être amenée à réaliser des fonctions connexes en fonction des besoins du service.
Accueil – secrétariat :
- Assure l'accueil physique et téléphonique de l'établissement,
- Assure la tenue du standard, analyse la demande de son interlocuteur, le renseigne et/ou l'oriente,
- Gère le tri et la distribution du courrier des résidents,
- Gère l’affranchissement du courrier de l’établissement,
- Met à jour le répertoire téléphonique interne, la liste des résidents ainsi que les différents textes et documents associés à la fonction "accueil",
- Elabore et frappe les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents et frappe tout autre de document à la demande de la direction,
- Effectue divers travaux de classement,
- Effectue divers travaux administratifs (courriers, comptes-rendus de réunion, …) à la demande de la Direction,
- Gère le stock et les commandes de fournitures administratives,
- Réceptionne les marchandises ou colis livrés.
Gestion du dossier du résident :
- Renseigne les personnes demandeuses sur les conditions d’admission et tarifaires,
- Envoie les dossiers de demande d’admission quand sollicitation,
- Tient un registre de suivi des demandes d’admissions (hors Via trajectoire),
- S'assure de la complétude des dossiers administratifs des résidents lors des admissions et gère la récupération des éventuels éléments manquants,
- Remet les documents d’entrée aux personnes accueillies (Livret d’accueil, règlement de fonctionnement),
- Etablit les contrats de séjours ou les DIPC, dans la quinzaine qui suit l’admission des nouveaux entrants,
- Etablit mensuellement, en début de mois, la facturation des frais de séjours des résidents,
- Gère les entrées/sorties des dépôts de garantie perçus par les personnes accueillies,
- Suit, à minima trimestriellement, les créances de facturation en collaboration avec le Centre de Trésorerie de rattachement,
- Assiste les résidents et les familles dans leurs démarches administratives, si besoin,
- Etablit et suit les diverses demandes d’aides sociales,
- Coordonne quotidiennement avec les divers services afin de récolter et suivre les données nécessaires à l’établissement de la facturation et au suivi du dossier des résidents (GIR, Hospitalisations, entrées-sorties, …),
- Etablit, mensuellement, les tableaux de bord de suivi d’activité (entrées/sorties, hospitalisations, sorties, GIR, journées aides sociales),
- Gère l’archivage des dossiers des personnes accueillies,
- Suit et gère les instances des dossiers des usagers,
- Assure une veille juridique en lien avec son activité.
ATTRIBUTIONS SECONDAIRES
- Participe aux réunions de travail en lien avec son activité ou selon la demande de la direction,
- Met à jour le site Web de l’EHPAD,
- Participe aux actions de formations internes ou externes,
- Assure des astreintes administratives.
Participation à la vie de l'établissement :
- Favorise la communication et la circulation des informations au sein de l'établissement tout en respectant la confidentialité nécessaire,
- Participe à la démarche d’amélioration continue de l’établissement,
- Rend compte régulièrement de son action,
- Peut être amenée à réaliser des fonctions connexes en fonction des besoins du service.
Profil recherché
Diplôme de bureautique de niveau 5
Expérience dans le domaine médico-social exigée.
Expérience dans le domaine médico-social exigée.
Autres informations
Non renseignées