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C.C.A.S DE CHABRIGNAC
Secrétaire
3 Laschamps, Chabrignac (Corrèze (19))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
Situé à 30 minutes au nord de Brive-La-Gaillarde et accessible directement depuis la RD901 qui relie OBJAT à POMPADOUR, l’E.H.P.A.D. « Les Hortensias » accueille 52 résidents (49 en hébergement permanent et 3 hébergement temporaire) et propose un service d’accueil de jour d’une capacité de 6 personnes par jour.
Ouvert en 1992 et réhabilité entre 2015 et 2017, l’établissement comprend un rez-de-chaussée et d’un étage. Il dispose d’un parking et est agrémenté d’un grand parc aménagé, ombragé et accessible.
Au sein de l'EHPAD « Les Hortensias » géré par le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de Chabrignac, le/la secrétaire contribue au bon fonctionnement administratif de l'établissement et à la qualité de l'accueil des résidents, des familles et des partenaires.
Véritable interface entre les usagers, les familles, les services de l’E.H.P.A.D. et la direction, il/elle assure le traitement administratif des activités de l'établissement et participe activement à la continuité du service public.
Par son professionnalisme, sa disponibilité et sa qualité d'écoute, il/elle contribue à l'image de l'établissement et à la qualité de l'accompagnement proposé aux personnes âgées accueillies.
Le/la secrétaire est placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la Directrice de l'établissement.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec l'adjoint de direction, l'infirmière coordinatrice (IDEC), la gouvernante, les équipes soignantes, hôtelières et de restauration, et techniques.
Dans le cadre de ses fonctions, il/elle est en relation quotidienne avec :
• Les résidents et leurs proches ;
• Le personnel de l’E.H.P.A.D. ;
• Les professionnels de santé ;
• Les élus du CCAS ;
• Les fournisseurs et prestataires ;
• Les organismes sociaux, administrations et institutions ;
• L'ensemble des partenaires intervenant auprès de l'établissement.
Ouvert en 1992 et réhabilité entre 2015 et 2017, l’établissement comprend un rez-de-chaussée et d’un étage. Il dispose d’un parking et est agrémenté d’un grand parc aménagé, ombragé et accessible.
Au sein de l'EHPAD « Les Hortensias » géré par le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de Chabrignac, le/la secrétaire contribue au bon fonctionnement administratif de l'établissement et à la qualité de l'accueil des résidents, des familles et des partenaires.
Véritable interface entre les usagers, les familles, les services de l’E.H.P.A.D. et la direction, il/elle assure le traitement administratif des activités de l'établissement et participe activement à la continuité du service public.
Par son professionnalisme, sa disponibilité et sa qualité d'écoute, il/elle contribue à l'image de l'établissement et à la qualité de l'accompagnement proposé aux personnes âgées accueillies.
Le/la secrétaire est placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la Directrice de l'établissement.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec l'adjoint de direction, l'infirmière coordinatrice (IDEC), la gouvernante, les équipes soignantes, hôtelières et de restauration, et techniques.
Dans le cadre de ses fonctions, il/elle est en relation quotidienne avec :
• Les résidents et leurs proches ;
• Le personnel de l’E.H.P.A.D. ;
• Les professionnels de santé ;
• Les élus du CCAS ;
• Les fournisseurs et prestataires ;
• Les organismes sociaux, administrations et institutions ;
• L'ensemble des partenaires intervenant auprès de l'établissement.
Votre mission
Missions du poste :
Accueil, information et relation avec les usagers :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs, professionnels de santé, fournisseurs et partenaires
• Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, de la messagerie électronique du secrétariat et du courrier entrant et sortant ;
• Garantir une qualité d'accueil conforme aux valeurs du service public et de bientraitance.
Gestion administrative des résidents :
• Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs des résidents
• Participer à la gestion administrative des admissions, des séjours temporaires et des sorties
• Collecter, vérifier et classer les pièces administratives nécessaires au suivi des dossiers
• Assurer l'archivage des documents conformément aux règles en vigueur.
Secrétariat administratif :
• Rédiger les courriers, notes, comptes rendus, et autres documents administratifs
• Assurer la mise en forme, la diffusion et le classement des documents
• Gérer les agendas, les réservations de la salle de formation/réunion et assurer le suivi de diverses tâches administratives
• Participer à l'organisation administrative des réunions institutionnelles.
Gestion comptable et financière :
• Participer à la facturation mensuelle des résidents
• Préparer le pré-mandatement des dépenses et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs
• Participer à l'édition des titres de recettes et, ponctuellement, des mandats
• Assurer le suivi administratif des encaissements et des prestations diverses.
Appui au fonctionnement de l'établissement :
• Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale
• Gérer les fournitures administratives et certaines commandes
• Participer à la communication interne et externe de l'établissement
• Mettre à jour les affichages réglementaires et les supports d'information destinés aux résidents, aux familles et aux professionnels
• Participer au suivi administratif des prestations du Comité des Œuvres Sociales (COS)
• Contribuer ponctuellement à certaines activités administratives en lien avec les ressources humaines.
Participation à la démarche qualité et au respect des obligations réglementaires :
• Participer à la mise en œuvre des procédures internes et à l'amélioration continue de la qualité
• Veiller au respect des règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité des données, au RGPD et à l'identitovigilance
• Participer à la fiabilisation des informations administratives et à la sécurisation des dossiers.
Conditions d'exercice :
• Poste à temps complet (35 h 00 hebdomadaires)
• Horaires de travail répartis du lundi au vendredi (7 h 00 de travail quotidien)
• Travail un samedi par mois selon roulement
• Relations permanentes avec les résidents, les familles, les professionnels de santé, les élus, les partenaires extérieurs, les fournisseurs, les prestataires et le personnel des différents services de l'établissement
• Participation aux réunions en lien avec les missions exercées
• Travail en bureau avec utilisation quotidienne des outils informatiques et des logiciels métiers
• Travail réalisé dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des obligations réglementaires applicables aux établissements médico-sociaux.
Sujétions particulières :
• Fonction d'accueil impliquant des contacts quotidiens avec un public âgé, parfois vulnérable, ainsi qu'avec leurs familles, nécessitant écoute, disponibilité, empathie et maîtrise de soi
• Activité caractérisée par une forte polyvalence et la gestion simultanée de dossiers variés, impliquant un sens développé de l'organisation et de la priorisation
• Sollicitations fréquentes et interruptions régulières nécessitant réactivité et capacité d'adaptation
• Respect strict du secret professionnel, de la confidentialité des informations et des règles déontologiques de la fonction publique
• Participation à la continuité du service administratif pouvant conduire à adapter ponctuellement l'organisation du travail en fonction des besoins de l'établissement
• Exposition prolongée au travail sur écran et posture sédentaire.
Accueil, information et relation avec les usagers :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs, professionnels de santé, fournisseurs et partenaires
• Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, de la messagerie électronique du secrétariat et du courrier entrant et sortant ;
• Garantir une qualité d'accueil conforme aux valeurs du service public et de bientraitance.
Gestion administrative des résidents :
• Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs des résidents
• Participer à la gestion administrative des admissions, des séjours temporaires et des sorties
• Collecter, vérifier et classer les pièces administratives nécessaires au suivi des dossiers
• Assurer l'archivage des documents conformément aux règles en vigueur.
Secrétariat administratif :
• Rédiger les courriers, notes, comptes rendus, et autres documents administratifs
• Assurer la mise en forme, la diffusion et le classement des documents
• Gérer les agendas, les réservations de la salle de formation/réunion et assurer le suivi de diverses tâches administratives
• Participer à l'organisation administrative des réunions institutionnelles.
Gestion comptable et financière :
• Participer à la facturation mensuelle des résidents
• Préparer le pré-mandatement des dépenses et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs
• Participer à l'édition des titres de recettes et, ponctuellement, des mandats
• Assurer le suivi administratif des encaissements et des prestations diverses.
Appui au fonctionnement de l'établissement :
• Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale
• Gérer les fournitures administratives et certaines commandes
• Participer à la communication interne et externe de l'établissement
• Mettre à jour les affichages réglementaires et les supports d'information destinés aux résidents, aux familles et aux professionnels
• Participer au suivi administratif des prestations du Comité des Œuvres Sociales (COS)
• Contribuer ponctuellement à certaines activités administratives en lien avec les ressources humaines.
Participation à la démarche qualité et au respect des obligations réglementaires :
• Participer à la mise en œuvre des procédures internes et à l'amélioration continue de la qualité
• Veiller au respect des règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité des données, au RGPD et à l'identitovigilance
• Participer à la fiabilisation des informations administratives et à la sécurisation des dossiers.
Conditions d'exercice :
• Poste à temps complet (35 h 00 hebdomadaires)
• Horaires de travail répartis du lundi au vendredi (7 h 00 de travail quotidien)
• Travail un samedi par mois selon roulement
• Relations permanentes avec les résidents, les familles, les professionnels de santé, les élus, les partenaires extérieurs, les fournisseurs, les prestataires et le personnel des différents services de l'établissement
• Participation aux réunions en lien avec les missions exercées
• Travail en bureau avec utilisation quotidienne des outils informatiques et des logiciels métiers
• Travail réalisé dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des obligations réglementaires applicables aux établissements médico-sociaux.
Sujétions particulières :
• Fonction d'accueil impliquant des contacts quotidiens avec un public âgé, parfois vulnérable, ainsi qu'avec leurs familles, nécessitant écoute, disponibilité, empathie et maîtrise de soi
• Activité caractérisée par une forte polyvalence et la gestion simultanée de dossiers variés, impliquant un sens développé de l'organisation et de la priorisation
• Sollicitations fréquentes et interruptions régulières nécessitant réactivité et capacité d'adaptation
• Respect strict du secret professionnel, de la confidentialité des informations et des règles déontologiques de la fonction publique
• Participation à la continuité du service administratif pouvant conduire à adapter ponctuellement l'organisation du travail en fonction des besoins de l'établissement
• Exposition prolongée au travail sur écran et posture sédentaire.
Profil recherché
Qualifications requises :
• Titulaire d'un diplôme de niveau 4 minimum (Baccalauréat) dans le domaine administratif, médico-social ou sanitaire et social (type ST2S, secrétariat, gestion administrative ou équivalent)
• Une formation de niveau Bac +2 dans le domaine administratif, secrétariat du médico-social ou sanitaire et social serait appréciée
• Une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'un EHPAD, d'un établissement sanitaire ou médico-social, constitue un atout.
Compétences attendues :
- Savoirs :
Le candidat devra posséder de bonnes connaissances dans les domaines suivants :
• Fonctionnement des établissements médico-sociaux et plus particulièrement des EHPAD
• Environnement de la fonction publique territoriale et principes du service public
• Réglementation applicable aux établissements sociaux et médico-sociaux
• Droits des usagers accueillis en établissement médico-social ;
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Techniques administratives et de secrétariat
• Règles de rédaction administrative
• Notions de comptabilité publique et de facturation des usagers appréciées
• Réglementation relative au RGPD, à la confidentialité des données, au secret professionnel et à l'identitovigilance
• Principes d'archivage et de gestion documentaire.
- Savoir-faire :
Le/la candidat(e) devra être capable de :
• Accueillir, renseigner et orienter différents publics avec professionnalisme et bienveillance
• Assurer simultanément le suivi de plusieurs dossiers administratifs
• Organiser son activité, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances
• Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs avec rigueur
• Utiliser les principaux logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ainsi que les outils numériques collaboratifs
• S'adapter rapidement à l'utilisation de logiciels métiers (gestion administrative des résidents, comptabilité, messagerie sécurisée, etc.)
• Assurer le suivi administratif des dossiers des résidents dans le respect des procédures internes
• Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de l'établissement et les partenaires extérieurs
• Communiquer avec des interlocuteurs variés et adapter son discours à chaque situation
• Gérer les situations d'urgence ou les sollicitations multiples avec méthode et tact.
- Savoir être :
Le poste requiert des qualités humaines et professionnelles reconnues :
• Sens affirmé de l'accueil, du service public et de la relation à l'usager
• Excellente présentation et qualités relationnelles
• Ecoute, empathie et bienveillance, notamment auprès des usagers et de leurs proches
• Discrétion professionnelle et strict respect de la confidentialité
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Autonomie dans le travail tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Adaptabilité, réactivité et gestion des priorités
• Capacité à faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi dans les situations sensibles
• Polyvalence et curiosité professionnelle
• Sens de l'initiative et force de proposition dans une démarche d'amélioration continue
• Disponibilité, ponctualité et fiabilité.
- Atouts appréciés :
Sans être indispensables, les compétences suivantes seront particulièrement appréciées :
• Maîtrise du logiciel de gestion des résidents PYRAMIS, du logiciel de comptabilité CALLISTO, et du logiciel de soins TITAN
• Sensibilité aux démarches qualité, à la gestion documentaire et à l'amélioration continue des organisations.
• Titulaire d'un diplôme de niveau 4 minimum (Baccalauréat) dans le domaine administratif, médico-social ou sanitaire et social (type ST2S, secrétariat, gestion administrative ou équivalent)
• Une formation de niveau Bac +2 dans le domaine administratif, secrétariat du médico-social ou sanitaire et social serait appréciée
• Une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'un EHPAD, d'un établissement sanitaire ou médico-social, constitue un atout.
Compétences attendues :
- Savoirs :
Le candidat devra posséder de bonnes connaissances dans les domaines suivants :
• Fonctionnement des établissements médico-sociaux et plus particulièrement des EHPAD
• Environnement de la fonction publique territoriale et principes du service public
• Réglementation applicable aux établissements sociaux et médico-sociaux
• Droits des usagers accueillis en établissement médico-social ;
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Techniques administratives et de secrétariat
• Règles de rédaction administrative
• Notions de comptabilité publique et de facturation des usagers appréciées
• Réglementation relative au RGPD, à la confidentialité des données, au secret professionnel et à l'identitovigilance
• Principes d'archivage et de gestion documentaire.
- Savoir-faire :
Le/la candidat(e) devra être capable de :
• Accueillir, renseigner et orienter différents publics avec professionnalisme et bienveillance
• Assurer simultanément le suivi de plusieurs dossiers administratifs
• Organiser son activité, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances
• Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs avec rigueur
• Utiliser les principaux logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ainsi que les outils numériques collaboratifs
• S'adapter rapidement à l'utilisation de logiciels métiers (gestion administrative des résidents, comptabilité, messagerie sécurisée, etc.)
• Assurer le suivi administratif des dossiers des résidents dans le respect des procédures internes
• Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de l'établissement et les partenaires extérieurs
• Communiquer avec des interlocuteurs variés et adapter son discours à chaque situation
• Gérer les situations d'urgence ou les sollicitations multiples avec méthode et tact.
- Savoir être :
Le poste requiert des qualités humaines et professionnelles reconnues :
• Sens affirmé de l'accueil, du service public et de la relation à l'usager
• Excellente présentation et qualités relationnelles
• Ecoute, empathie et bienveillance, notamment auprès des usagers et de leurs proches
• Discrétion professionnelle et strict respect de la confidentialité
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Autonomie dans le travail tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Adaptabilité, réactivité et gestion des priorités
• Capacité à faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi dans les situations sensibles
• Polyvalence et curiosité professionnelle
• Sens de l'initiative et force de proposition dans une démarche d'amélioration continue
• Disponibilité, ponctualité et fiabilité.
- Atouts appréciés :
Sans être indispensables, les compétences suivantes seront particulièrement appréciées :
• Maîtrise du logiciel de gestion des résidents PYRAMIS, du logiciel de comptabilité CALLISTO, et du logiciel de soins TITAN
• Sensibilité aux démarches qualité, à la gestion documentaire et à l'amélioration continue des organisations.
Autres informations
Non renseignées