Secrétaire administratif et agent d’accueil polyvalent (h/f)

Le titulaire du poste est chargé d’assurer :
- le secrétariat de la compétence « activités sportives » ;
- l’accueil physique et téléphonique du Palais des Sports et des différents accueils.

Missions principales :
- Assister le chef du service des sports :
• Participer à des réunions de travail et effectuer les compte- rendus ;
• Réaliser des notes, des bilans et des dossiers ;
• Diffuser les informations nécessaires.

- Garantir la qualité de l’accueil du Palais des Sports :
• Renseigner et orienter les usagers avec courtoisie ;
• Savoir filtrer et réorienter les appels téléphoniques ;
• Réceptionner, trier, centraliser, diffuser les informations ;
• Remettre, réceptionner, vérifier le contenu des dossiers d’inscription ;
• Effectuer la saisie informatique, la réservation, la facturation, l’encaissement avec rigueur ;
• Assurer la polyvalence et les remplacements ;
• Proposer des améliorations à l’organisation du travail.

- Assurer le secrétariat :
• Assurer la gestion et le suivi du courrier (interne, externe et navette) ;
• Assurer un accueil téléphonique et physique sur les différents accueils en fonction des périodes ;
• Assurer la gestion et le suivi des commandes ;
• Aider dans les tâches administratives, créer des affiches, plannings et autres…

- Garantir le suivi des ressources humaines :
• Réaliser les emplois du temps des agents ;
• Assurer le suivi des congés, récupérations et absences ;
• Faire le lien entre les agents et le service des ressources humaines.

- Assurer la responsabilité de régisseur suppléant :
• Remplacer le régisseur si nécessaire (régie d’avance) ;
• Assister les régisseurs de recettes ;
• Suivre les dépenses.

- Garantir la continuité de service :
• Être disponible en cas de besoin : remplacement ou renfort périodes chargées

Missions ponctuelles :
- Assurer l’organisation générale :
• Intervenir sur d’autres accueils municipaux ;
• Intervenir lors de manifestations.