Secrétaire administratif et référent finances
Emploi COMMUNE DE SAINT-CLAUDE
6 Rue De La Sous Préfecture, 39200 Saint-Claude, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Rattachée à la Direction des services techniques et des infrastructures, placée sous l'autorité du Directeur du Service Technique, l'agent :
Missions
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service technique, suit les dossiers en cours et les demandes d'interventions
- Apporte une aide permanente au Directeur du Service Technique en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi de dossiers.
- Assure un suivi des dossiers financiers
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe
Activités principales
- Accueil physique et téléphonique du service technique
- renseigne les interlocuteurs et relaye vers l'interlocuteur compétent
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- rechercher les bons interlocuteurs et diffuser les informations
- Réalisation de travaux de bureautique
- Suivi et planification des réunions des chefs d'équipe
- prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
- respecter les délais de transmission de documents avant la tenue des réunions
- prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux, les comptes-rendus, et tous types de documents
- Tri, classement, archivage des documents et dossiers
- Suivi et mise en forme des documents administratifs
- comprendre les demandes
- Rechercher les informations, notamment réglementaires pour le traitement des demandes
- vérifier la validité des informations traitées
- mettre en forme et présenter des dossiers
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Missions spécifiques
- Référent auprès des prestataires locaux (ouverture, gestion, fermeture des compteurs, demandes d'ouverture de ligne)
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
- Rend compte en permanence de son activité au DST
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
Situation fonctionnelle
- Rattachée à un bureau - service technique
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du service technique, suit les dossiers en cours et les demandes d'interventions
- Apporte une aide permanente au Directeur du Service Technique en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi de dossiers.
- Assure un suivi des dossiers financiers
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe
Activités principales
- Accueil physique et téléphonique du service technique
- renseigne les interlocuteurs et relaye vers l'interlocuteur compétent
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- rechercher les bons interlocuteurs et diffuser les informations
- Réalisation de travaux de bureautique
- Suivi et planification des réunions des chefs d'équipe
- prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
- respecter les délais de transmission de documents avant la tenue des réunions
- prendre des notes lors des réunions et rédiger les procès-verbaux, les comptes-rendus, et tous types de documents
- Tri, classement, archivage des documents et dossiers
- Suivi et mise en forme des documents administratifs
- comprendre les demandes
- Rechercher les informations, notamment réglementaires pour le traitement des demandes
- vérifier la validité des informations traitées
- mettre en forme et présenter des dossiers
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
Missions spécifiques
- Référent auprès des prestataires locaux (ouverture, gestion, fermeture des compteurs, demandes d'ouverture de ligne)
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
- Rend compte en permanence de son activité au DST
- Ouverture des locaux administratifs du service technique
Situation fonctionnelle
- Rattachée à un bureau - service technique
Profil recherché
Compétences / savoir-être / savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Discrétion
- Savoir rédiger des comptes-rendus
- Savoir rendre compte
- Bon relationnel
- Rigueur
Conditions d'exercice
- Travaille en bureau
- Horaires fixes, liés à l'accueil du public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Possibilité d'astreintes en fonction des aléas climatiques (cyclones, intempéries,
- Relations avec la Direction générale, les usagers, les élus locaux, les différents services de la Ville
- Relations fréquentes avec le public, les entreprises et les prestataires réseaux
Autonomie et responsabilité
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
Relations fonctionnelles
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
Moyens mis à disposition
- Technologies de l'information et de la communication : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc.
Cadre statutaire
- Cadre d'emplois : Adjoints administratifs
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Discrétion
- Savoir rédiger des comptes-rendus
- Savoir rendre compte
- Bon relationnel
- Rigueur
Conditions d'exercice
- Travaille en bureau
- Horaires fixes, liés à l'accueil du public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Possibilité d'astreintes en fonction des aléas climatiques (cyclones, intempéries,
- Relations avec la Direction générale, les usagers, les élus locaux, les différents services de la Ville
- Relations fréquentes avec le public, les entreprises et les prestataires réseaux
Autonomie et responsabilité
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
Relations fonctionnelles
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec l'ensemble des services
Moyens mis à disposition
- Technologies de l'information et de la communication : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc.
Cadre statutaire
- Cadre d'emplois : Adjoints administratifs
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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