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SR3A
secrétaire administratif (ive)
Rue des associations, Neuville-sur-Ain (Ain (01))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Remplacement temporaire
Temps partiel
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Suite à un accroissement temporaire d’activité et à l’absence prolongée de l’agent en charge du secrétariat administratif, le SR3A recrute un(e) secrétaire administratif (ive) à temps non complet (jusqu’à 20 heures/semaine).
Au sein d’une équipe de 20 agents, sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif, le-la secrétaire administratif(ve) a en charge le secrétariat administratif du SR3A dans les domaines de l’administration générale, des moyens généraux et de la gestion des assemblées.
Au sein d’une équipe de 20 agents, sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif, le-la secrétaire administratif(ve) a en charge le secrétariat administratif du SR3A dans les domaines de l’administration générale, des moyens généraux et de la gestion des assemblées.
Votre mission
. Missions
1- Assurer les relations aux élus, usagers et citoyens
• Accueillir téléphoniquement et physiquement, renseigner, orienter vers les interlocuteurs
• Enregistrer et suivre les demandes.
• Réceptionner, enregistrer, dispatcher auprès des agents / des élus et le cas échéant traiter le courrier entrant (y compris rédaction de courrier)
• Enregistrer le courrier sortant, le poster
• Trier, classer et archiver les documents◦
2-Secrétariat administratif des instances
• Mettre à jour les bases de données, communes, intercommunalités, instances, groupe divers, partenaires…
• Préparer les réunions du comité syndical et autres instances élus du SR3A, de la commission locale de l’eau / comités de rivière (réservation de salle, convocations, présences, compte-rendu, affichage…) et leurs différentes commissions de travail.
• Préparer des actes administratifs (délibérations, arrêtés), les diffuser au contrôle de légalité (dématérialisation) et aux différents pôles du SR3A, aux organismes concernés et suivre leur exécution
• Diffusion des informations
• Tenir à jour les registres des actes administratifs
3- Assurer la gestion des stocks et procéder aux achats associés à l’activité administrative
• Recensement des besoins de fournitures administratives et gestion des stocks
• Achats nécessaires aux « réceptions » organisées par le SR3A
4- Contribuer au déménagement de la structure
• Mise en place et suivi des nouveaux contrats (eau, électricité, internet, téléphonie, assurances, flotte véhicules)
• Archives
1- Assurer les relations aux élus, usagers et citoyens
• Accueillir téléphoniquement et physiquement, renseigner, orienter vers les interlocuteurs
• Enregistrer et suivre les demandes.
• Réceptionner, enregistrer, dispatcher auprès des agents / des élus et le cas échéant traiter le courrier entrant (y compris rédaction de courrier)
• Enregistrer le courrier sortant, le poster
• Trier, classer et archiver les documents◦
2-Secrétariat administratif des instances
• Mettre à jour les bases de données, communes, intercommunalités, instances, groupe divers, partenaires…
• Préparer les réunions du comité syndical et autres instances élus du SR3A, de la commission locale de l’eau / comités de rivière (réservation de salle, convocations, présences, compte-rendu, affichage…) et leurs différentes commissions de travail.
• Préparer des actes administratifs (délibérations, arrêtés), les diffuser au contrôle de légalité (dématérialisation) et aux différents pôles du SR3A, aux organismes concernés et suivre leur exécution
• Diffusion des informations
• Tenir à jour les registres des actes administratifs
3- Assurer la gestion des stocks et procéder aux achats associés à l’activité administrative
• Recensement des besoins de fournitures administratives et gestion des stocks
• Achats nécessaires aux « réceptions » organisées par le SR3A
4- Contribuer au déménagement de la structure
• Mise en place et suivi des nouveaux contrats (eau, électricité, internet, téléphonie, assurances, flotte véhicules)
• Archives
Profil recherché
Poste de non titulaire (emploi non permanent -CDD de 3 mois) pour accroissement temporaire d’activité en référence aux catégories B ou C de la fonction publique avec expérience souhaitée.
-Connaissances générales
Connaissance de l’organisation administrative de la collectivité
Connaissance de l'environnement territorial
-Savoir-faire :
Techniques orthographiques, grammaticales et syntaxiques
Réaliser des publipostages
Rédiger des actes
Lire/comprendre des données juridiques, une publication, un décret, un texte de loi
Mettre en œuvre une technique de classement et d’archivage
-Savoir être
Rigueur (administrative, technique)
Adapter sa communication en fonction de son interlocuteur
Rendre compte de l’avancement de son travail à son supérieur
Ecouter, questionner, se rendre disponible
-Autres :
Maîtrise des outils informatiques courants.
Permis B (présence de véhicules de services),
-Rémunération
La rémunération est basée sur la grille indiciaire de la fonction publique territoriale, un régime indemnitaire et une politique d’action sociale sont en vigueur au SR3A (chèques déjeuner).
Poste à temps non complet plein susceptible de passer à temps complet, basé à Neuville-sur-Ain.
Prise de poste souhaitée
Au plus tôt.
-Connaissances générales
Connaissance de l’organisation administrative de la collectivité
Connaissance de l'environnement territorial
-Savoir-faire :
Techniques orthographiques, grammaticales et syntaxiques
Réaliser des publipostages
Rédiger des actes
Lire/comprendre des données juridiques, une publication, un décret, un texte de loi
Mettre en œuvre une technique de classement et d’archivage
-Savoir être
Rigueur (administrative, technique)
Adapter sa communication en fonction de son interlocuteur
Rendre compte de l’avancement de son travail à son supérieur
Ecouter, questionner, se rendre disponible
-Autres :
Maîtrise des outils informatiques courants.
Permis B (présence de véhicules de services),
-Rémunération
La rémunération est basée sur la grille indiciaire de la fonction publique territoriale, un régime indemnitaire et une politique d’action sociale sont en vigueur au SR3A (chèques déjeuner).
Poste à temps non complet plein susceptible de passer à temps complet, basé à Neuville-sur-Ain.
Prise de poste souhaitée
Au plus tôt.
Autres informations
Non renseignées