secrétaire administrative fonction accueil

La personne devra assurer les missions principales suivantes :
Accueil physique du public ;
Accueil téléphonique ;
Gestion des tâches liées aux courriers ;
Dématérialisation des documents ;
Soutien à l’ensemble des tâches administratives
Sous la responsabilité de la secrétaire générale

L’agent devra réaliser les missions suivantes relatives au poste.

• Aide au service des marchés publics : Gestion des commandes et achats de toutes fournitures, Suivi des contrats de maintenance, suivi des commandes
• Aide au secrétariat général : préparation des instances délibérantes, groupement d'achat et assurances
• Aide au secrétariat de direction : alimentation du site internet, réunion de collèges
• Accueil du public les lundis et mardis
• Archivage dossiers techniques
• Aide ponctuelle au service technique et TE

Missions relevant du service administratif : (en cas d’absence du binôme)
• Enregistrement du courrier : dématérialisation et enregistrement informatique.
• Enregistrement tri et transfert des mails
• Suivi des véhicules de la collectivité
• Gestion des commandes et achats de toutes fournitures
• Suivi des différents contrats maintenance
• Suivi, classement de la presse
• Archivage
• Tenue salles de réunions
• Aide au secrétariat général
• Aide au service R.H
• Aide ponctuelle à tous les services administratifs (pôle direction, pôle communication, pôle finances)

Et toutes autres tâches nécessaires à l’organisation générale des services