Secrétaire Administrative Pôle Social (h/f)

Sous l’autorité de la Directrice de l’Action Sociale et des Solidarités, et en lien direct avec l’Assistante de Direction de la DASS, vous serez en charge d’effectuer les missions de secrétariat du service social et du service logement.

MISSIONS :

Pour les Pôles Social et Logement :
• Assure l’organisation administrative
• Assure l’accueil téléphonique
• Assure la mise à jour des documents et tableaux de bord
• Effectue les courriers réponses aux administrés
• Assure l’enregistrement des courriers des deux pôles, et le suivi des réponses
• Participe à l’évolution des procédures du service
• Participe à la rédaction des rapports d’activité
• Effectue le suivi des projets

Pour le Pôle Social :
• Assure le suivi des domiciliations (courriers de fin anticipée, de renouvellement, etc.)
• Effectue la saisie des commissions permanentes et actions sociales, rédaction des courriers réponse ;
• Rédige des courriers réponse à l’issue des commissions Quotient Familial;
• Gère l’agenda de la Chef de service ;
• Organise des réunions avec les partenaires internes et extérieurs ;
• Contrôle et vise les factures avant paiement des bons alimentaires ;

Autres missions administratives :
• Assure la mise à jour régulière des documents clés de la DASS (répertoires partenaires, tableaux CPTS, Maison de santé installation de professionnels…) ;
• Participe au travail d’archivage numérique, en lien avec le RGPD ;
• Effectue les demandes d’intervention sur EAtal ;

Missions secondaires en l’absence de l’Assistante de la DASS :
• Assure l’accueil téléphonique de la Direction (réception, transmission des messages) ;
• Gère l’agenda du Directeur ;
• Assure l’enregistrement des courriers de la Direction, et le suivi des réponses sur la DASS ;
• Effectue les bons de commande du CCAS sur le logiciel Ciril finances ;
• Assure les relectures de dossiers institutionnels (CAF, ARS, etc.)

Missions Ponctuelles :
• Travail collaboratif sur des projets portés par d’autres services de la direction (questionnaires sorties seniors, extraction de statistiques, réalisation d’un support de diffusion, inauguration minibus, etc.)

PARTICULARITÉS DU POSTE :

• Travail en lien direct avec l’ensemble des services de la Direction
• Contacts réguliers avec les Chefs de services, les secrétaires de la Direction et les agents
• Organisation à double entrée : Ville/CCAS
• Travail en binôme avec l’Assistante de Direction
• Travail en relation avec les élus et les membres du Conseil d’Administration
• Intervention possible en renfort sur les autres structures de la DASS

CONDITIONS D’EXERCICES :

Le poste proposé est un poste à temps complet (37h30).
Il est à pourvoir dès que possible.

Vous bénéficierez :
• De 25 jours de congés ainsi que 14 RTT et 2 HP
• D’un traitement de base + régime indemnitaire + prime annuelle
• D’une adhésion au Comité Nationale d’Action Sociale (CNAS) offrant de nombreuses prestations
• D’une participation employeur à l’adhésion d’une mutuelle labellisée (Prévoyance et Santé)
• D’un restaurant municipal de grande qualité (Catégorie C : 3,70€ – B : 4.85€)
• D’une politique de formation active (individuelles et collectives)