* Activités et tâches :
Gestion administrative du personnel :
● Assurer le suivi du personnel via Incovar : badgeage, heures supplémentaires, absences, congés et récupérations.
● Surveiller les fins de contrat et anticiper les besoins en effectifs.
● Rédiger des lettres de dérogation pour absences supérieures à 31 jours.
● Apporter un appui aux chefs d’équipe pour la gestion des plannings et l’utilisation d’Incovar.
● Gérer les désaccords d’agents relatifs aux plannings.
● Accueillir et suivre les stagiaires (demandes, intégration, suivi).

Organisation et planification :
● Élaborer les plannings des gardiens en l’absence du chef d’équipe.
● Concevoir des tableaux d’organisation pour les événements ou opérations spécifiques.
● Organiser les agendas, réunions et déplacements du service.

Suivi RH et formations :
● Rédiger et assurer le suivi des objectifs des entretiens professionnels.
● Collecter et transmettre les comptes rendus au service des ressources humaines.
● Informer les agents sur les formations CNFPT et assurer un accompagnement administratif.

Soutien et communication interne :
● Assister les chefs d’équipe dans l’utilisation des outils et procédures internes.
● Offrir une écoute active et un soutien aux agents en cas de difficulté.
● Rédiger des rapports circonstanciés en cas de conflit ou de problème au sein des équipes.

Gestion financière et marchés publics :
● Émettre et assurer le suivi des bons de commande.
● Préparer et suivre les procédures liées aux marchés publics.
● Participer à la préparation des consultations et au suivi administratif des dépenses.

Gestion documentaire et logistique :
● Assurer le suivi et le classement des dossiers, courriers, convocations et comptes rendus.
● Gérer l’archivage des documents administratifs et opérationnels.
● Contribuer à l’élaboration des bilans d’activités et tableaux de bord.
● Participer à la préparation logistique des missions et événements (formulaires, documents, suivi).

* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
La secrétaire assure la coordination avec les agents, les services municipaux et les partenaires extérieurs, en facilitant la communication.

* Quotité de travail : Temps complet.

* Conditions de travail particulières :
- Horaires flexibles et parfois décalés en fonction des besoins du service ;
- Travail en extérieur et présence lors d'événements spéciaux ou urgents ;
- Déplacements occasionnels en fonction des nécessités de coordination avec les partenaires extérieurs.

* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Exposition occasionnelle à des situations de stress ou de tension lors de gestion de crises ;
- Effort physique modéré, notamment lors des déplacements pour suivi sur le terrain ;
- Manipulation occasionnelle de documents lourds ou d'équipements de travail.

* Compétences professionnelles :
- Rigueur, organisation et discrétion ;
- Maîtrise des outils bureautiques et gestion des marchés publics ;
- Flexibilité et capacité à travailler sous pression ;
- Connaissance des procédures administratives ;
- Rédaction de rapports et gestion des documents officiels ;
- Coordination et gestion des relations externes.

* Savoir être :
- Sens de l’organisation et rigueur ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Capacité d’adaptation et réactivité ;
- Esprit d’équipe et autonomie.

* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : intermédiaire.

* Technicité/expertise requise par le poste : intermédiaire.

Non renseignées