SECRÉTAIRE ASSISTANT (H/F)

Sous la responsabilité du Chef de Service et de son adjoint, le/la secrétaire assistant(e) est chargé(e) de :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
- Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité.
- Assister dans leurs fonctions le directeur de la DAPM, le chef de service de la CDP et son adjoint.

Accueil
- Recevoir, filtrer, transmettre et orienter les appels téléphoniques et messagerie
- Accueillir physiquement les visiteurs dans les locaux de la Conservation départementale du patrimoine et savoir les renseigner et les orienter
- Etre l’interlocuteur privilégié du service
Secrétariat
- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)
- Assurer le suivi administratif des dossiers du service et leur classement (tri et archivage des dossiers du secrétariat et/ou autres dossiers du service en assistance documentation)
- Rédiger les comptes rendus
- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
- Enregistrer et effectuer le suivi du courrier arrivée/départ dans Acropolis
- Gérer la boîte mail générique du service CDP.
- Gérer les fichiers d’adresses (La rubrique des patrimoines de Savoie, invitations, réseaux, gestion des contacts partagés (GRC), élaboration de fichiers, mise à jour, mailing)
- Assurer le secrétariat d’événements et de manifestations (organisation des Journées européennes du patrimoine, expositions départementales au Château des ducs de Savoie et à la Grange batelière de l’abbaye d’Hautecombe)
- Apporter assistance secrétariat dans le cadre de à la mise en oeuvre d’actions médiation et d’animation du service
Gestion des activités du service
- Gérer l’agenda du directeur, du chef de service et de l’adjoint au chef de service
- Coordonner les plannings et organiser des réunions
- Gérer les véhicules du service : planning, pointage des factures et suivi de l’entretien
- Gérer le suivi du stock, des commandes des fournitures de bureau et des consommables du service
- Envoyer des documents de services, courriers et publications
- Assistance à la gestion des Itinéraires historiques (accusé de réception, préparation des dossiers et des tableaux des rapports)
- Participer à la gestion du logiciel Grand Angle (engagement, liquidation des factures)
- Participer aux manifestations culturelles organisées par la CDP (JEP, JNA, expositions, colloques, séminaires, événements culturels, actions de médiation et d’animation)
- Participer à la gestion des expositions itinérantes du service

Autres activités :
- Assurer l’accueil et le suivi administratif du personnel vacataire affecté aux expositions départementales de la Chambre des comptes au Château des Ducs de Savoie et de la Grange batelière à l’Abbaye de Hautecombe.

Responsabilités particulières de la fonction :
- Garantir la fiabilité des procédures et le fonctionnement du secrétariat
- Enregistrer et acheminer quotidiennement le courrier au château
- Respect de la confidentialité