Secrétaire assistant médico-sociale - MDS Montech/Verdun (H/F)
Emploi CD82
7 Boulevard Lagal, 82700 Montech, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Le/La secrétaire assistant(e) médico-social(e) aura pour missions :
MISSIONS - ACTIVITÉS :
- Le secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires.
- La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.
- Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.
- Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous).
- Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers,... , production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers, ...).
- Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux.
- Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers.
- Gestion des produits et du matériel (commandes diverses..).
- Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement....
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
• Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel.
• Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence.
• Présence des secrétariat sur les sites de proximités quand il y a des permanences sociales.
- Le secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires.
- La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.
- Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.
- Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous).
- Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers,... , production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers, ...).
- Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux.
- Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers.
- Gestion des produits et du matériel (commandes diverses..).
- Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement....
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
• Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel.
• Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence.
• Présence des secrétariat sur les sites de proximités quand il y a des permanences sociales.
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES :
Savoir-faire :
Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve).
- Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur ;
- Esprit d'organisation ;
- Anticiper et gérer les relations difficiles ;
- Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence,... ;
- Faciliter le parcours social de la personne.
Traitement informations et courriers :
- Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le Responsable de MDS, distribuer... ;
- Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat) ;
- Mettre à jour les dossiers, les listings,... : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.
Organisation :
- Organiser son travail en fonction des priorités ;
- Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences.
Gestion :
- Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage, ...
Secrétariat :
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur) ;
- Techniques de secrétariat : dactylographie ;
- Notions de calcul et de statistiques ;
- Connaître les types de classement : alphanumérique, ...
Bureautique et Informatique :
- Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau ;
- Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel,...) ;
- Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches,...
Savoir-être :
- capacité d'écoute, discrétion ;
- autonomie et capacité de travailler en équipe.
Savoir-faire :
Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve).
- Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur ;
- Esprit d'organisation ;
- Anticiper et gérer les relations difficiles ;
- Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence,... ;
- Faciliter le parcours social de la personne.
Traitement informations et courriers :
- Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le Responsable de MDS, distribuer... ;
- Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat) ;
- Mettre à jour les dossiers, les listings,... : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.
Organisation :
- Organiser son travail en fonction des priorités ;
- Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences.
Gestion :
- Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage, ...
Secrétariat :
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur) ;
- Techniques de secrétariat : dactylographie ;
- Notions de calcul et de statistiques ;
- Connaître les types de classement : alphanumérique, ...
Bureautique et Informatique :
- Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau ;
- Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel,...) ;
- Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches,...
Savoir-être :
- capacité d'écoute, discrétion ;
- autonomie et capacité de travailler en équipe.
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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