Secrétaire - assistant(e) médico sociale volante de MDS (F/H)

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'Action Sociale Territorialisée, il (elle) est le(la) premier(e) interlocuteur (trice) pour le public, les professionnels de la MDS, les partenaires et les différents services de l'institution.
Dans la limite de ses fonctions,
* il (elle) assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement.
* il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS, et au bon fonctionnement du secrétariat,
Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

Missions principales :

Accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et des partenaires
- Écoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes partenaires compétents
- Peut être amené(e) à aider administrativement le public
- Transmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches,
- Dans les situations d'urgence, il(elle) évalue, alerte et fait le lien avec les travailleurs sociaux et/ou les responsables.
- Participe à la gestion des plannings des permanences, gère la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales
- Accueille les professionnels et/ou les partenaires

Gestion et suivi administratif des dossiers relevant de l'Action Sociale Territorialisée, de l'Aide Sociale à l'Enfance, de l'Autonomie et de la Cohésion Sociale
- Gère et suit administrativement les dossiers : en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux (traitement informatique sur
imprimés types ou sur logiciels), renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes sociales (tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des responsables et transmission des réponses par messagerie), tenue de tableaux de bord et de statistiques...
- Saisie informatique des données administratives et financières sur SOLIS
- Enregistre, met à jour et gère l'arborescence des serveurs utilisés sur la MDS
- Assure le classement des dossiers qui lui incombent, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux
- Prépare et envoie les mises à disposition des professionnels.

Organisation et secrétariat
- Gère le courrier papier et électronique de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi, acheminement Poste)
- Contribue à l'organisation des activités de la MDS (création et gestion d'outils) et peut assurer un soutien informatique auprès des professionnels de la MDS dans l'utilisation des logiciels et applications informatiques de la collectivité
- Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions
- Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archive
- Participe à la continuité du service public en lien avec le supérieur hiérarchique
- Assure en lien avec le responsable de la MDS les demandes d'interventions auprès des services ressources.
- Participe aux réunions départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le DAST

Mission secondaire :
- Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social,...) et des nouvelles secrétaires-assistantes médico-sociale.

Spécificités du poste :
- Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble du territoire départemental : intervient selon un planning journalier sur l'ensemble des sites de proximité

- Planning modulable d'un jour à l'autre

* règles relatives à la confidentialité et au secret professionnel

* adaptation des horaires au poste : le temps de trajet pour se rendre sur les sites de proximité à partir de la résidence administrative de l'agent est intégré au temps de travail effectif.

* Permis B et véhicule personnel : est amené(e) à se déplacer sur les sites extérieurs (présence des secrétariats sur les centres médico-sociaux annexes quand il y a des permanences sociales de la collectivité et/ou des organismes extérieurs, ...)

* Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points