← Retour
MAIRIE DE BANYULS DELS ASPRES
Secrétaire d'accueil administratif mairie et bibliothèque
02 rue des Vendanges, Banyuls-dels-Aspres (Pyrénées-Orientales (66))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Réaliser des tâches de secrétariat
- Assurer le suivi du courrier (enregistrement et répartition du courrier / suivi des demandes / suivi des courriels reçus pour la mairie)
- Assurer l’affichage obligatoire
- Assurer le classement et l’archivage
- Repas des Aînés : inscriptions et colis
- Ordre de missions des agents communaux (sorties de territoire pour achats)
Assurer l’accueil du public physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner, orienter et gérer les administrés
- Prise de rendez-vous pour le maire et les adjoints
- Assurer la constitution et l’enregistrement des dossiers de recensement militaire, certificat de vie, concubinage, attestation d’accueil…
- Assurer le suivi des demandes de salles, le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques…
- Assurer le secrétariat de dossiers en lien avec l’accueil (autorisations diverses / Permis de détention de chiens dangereux …)
- Assurer le suivi du courrier (enregistrement et répartition du courrier / suivi des demandes / suivi des courriels reçus pour la mairie)
- Assurer l’affichage obligatoire
- Assurer le classement et l’archivage
- Repas des Aînés : inscriptions et colis
- Ordre de missions des agents communaux (sorties de territoire pour achats)
Assurer l’accueil du public physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner, orienter et gérer les administrés
- Prise de rendez-vous pour le maire et les adjoints
- Assurer la constitution et l’enregistrement des dossiers de recensement militaire, certificat de vie, concubinage, attestation d’accueil…
- Assurer le suivi des demandes de salles, le suivi sur les aspects matériels avec les services techniques…
- Assurer le secrétariat de dossiers en lien avec l’accueil (autorisations diverses / Permis de détention de chiens dangereux …)
Votre mission
Assurer la gestion des dossiers de l’école, la restauration scolaire
- Assurer les inscriptions des enfants et suivi avec l’école
- Mettre à jour le fichier des écoles
Assurer l'accueil du public
- Accueillir les publics et renseigner sur les procédures et règles de fonctionnement.
- Assister les usagers dans leurs recherches.
- Participer à la mise en œuvre des animations : choisir les ouvrages, préparer les animations…
-
Assurer le prêt des documents
- Assurer la propreté et le rangement des livres.
- Assurer une veille des sorties d'ouvrages.
- Assurer le renouvellement, l'alimentation et la mise en œuvre des présentoirs.
- Effectuer les recherches d'ouvrages.
- Piloter l'achat d'ouvrages (alimenter et analyser le cahier de suggestion, déléguer une équipe pour l'achat, déclarer les achats à la SOFIA).
- Préparer les lettres de relance et veiller à leur départ.
- Réaliser les opérations de retour des documents et les ranger.
Entretenir et équiper les documents :
- Equiper (piloter l'animation avec les bénévoles) les ouvrages lors des arrivages (quotidiens, hebdomadaires et ouvrages 3 fois par an).
- Repérer et signaler les documents en mauvais état.
- Réparer et entretenir les ouvrages.
- Effectuer le désherbage (tri des revues et déchetterie) 2 fois par an.
Participer à l'activité de l'espace jeunesse de la médiathèque
- Participer au service du public de l'espace jeunesse : accueillir les publics, renseigner, conseiller et effectuer les retours des documents.
- Estimer les besoins en matériels de l'espace jeunesse.
- Participer à la mise en valeur des collections (ranger, présenter…).
- Participer aux animations (accueillir des classes et des groupes spécifiques).
- Assurer les inscriptions des enfants et suivi avec l’école
- Mettre à jour le fichier des écoles
Assurer l'accueil du public
- Accueillir les publics et renseigner sur les procédures et règles de fonctionnement.
- Assister les usagers dans leurs recherches.
- Participer à la mise en œuvre des animations : choisir les ouvrages, préparer les animations…
-
Assurer le prêt des documents
- Assurer la propreté et le rangement des livres.
- Assurer une veille des sorties d'ouvrages.
- Assurer le renouvellement, l'alimentation et la mise en œuvre des présentoirs.
- Effectuer les recherches d'ouvrages.
- Piloter l'achat d'ouvrages (alimenter et analyser le cahier de suggestion, déléguer une équipe pour l'achat, déclarer les achats à la SOFIA).
- Préparer les lettres de relance et veiller à leur départ.
- Réaliser les opérations de retour des documents et les ranger.
Entretenir et équiper les documents :
- Equiper (piloter l'animation avec les bénévoles) les ouvrages lors des arrivages (quotidiens, hebdomadaires et ouvrages 3 fois par an).
- Repérer et signaler les documents en mauvais état.
- Réparer et entretenir les ouvrages.
- Effectuer le désherbage (tri des revues et déchetterie) 2 fois par an.
Participer à l'activité de l'espace jeunesse de la médiathèque
- Participer au service du public de l'espace jeunesse : accueillir les publics, renseigner, conseiller et effectuer les retours des documents.
- Estimer les besoins en matériels de l'espace jeunesse.
- Participer à la mise en valeur des collections (ranger, présenter…).
- Participer aux animations (accueillir des classes et des groupes spécifiques).
Profil recherché
Compétences professionnelles et techniques
- Rédactionnel, esprit de synthèse, réactivité
- Maîtrise des outils informatiques
- Capacité d’organisation, de gestion des priorités
- Prise d’initiative
- Autonomie
Qualités relationnelles
- Confidentialité
- Adaptabilité aux interlocuteurs
- Qualité d’écoute
- Rédactionnel, esprit de synthèse, réactivité
- Maîtrise des outils informatiques
- Capacité d’organisation, de gestion des priorités
- Prise d’initiative
- Autonomie
Qualités relationnelles
- Confidentialité
- Adaptabilité aux interlocuteurs
- Qualité d’écoute
Autres informations
Non renseignées