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SAINT-GENIS-LAVAL
SECRÉTAIRE D’ACCUEIL ET ADMINISTRATIVE
106 avenue clemenceau, Saint-Genis-Laval (Rhône (69))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Remplacement temporaire
Temps partiel
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 jours
Description du poste
PRÉSENTATION DE LA COLLECTIVITÉ
La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.
Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :
• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité
• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue
La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.
L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :
• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)
• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)
• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)
Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.
CADRE D’EMPLOI ET PROFIL
Direction : Services à la Population Solidarités et action
Services : Mixcube
Type de poste : Contractuel
Cadre d’emploi : Adjoint administratif
Catégorie d’emploi : C
Temps de travail : Mi-temps (mercredi matin, jeudi et vendredi en journée)
Lieux de travail : 69 rue des Collonges - 69230 Saint-Genis-Laval
Rémunération : Selon la grille indiciaire de la fonction publique territoriale + IFSE
Expérience : Débutant / Intermédiaire / Expert
Possibilité de télétravail : Non
Management : Non
La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.
Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :
• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité
• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue
La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.
L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :
• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)
• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)
• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)
Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.
CADRE D’EMPLOI ET PROFIL
Direction : Services à la Population Solidarités et action
Services : Mixcube
Type de poste : Contractuel
Cadre d’emploi : Adjoint administratif
Catégorie d’emploi : C
Temps de travail : Mi-temps (mercredi matin, jeudi et vendredi en journée)
Lieux de travail : 69 rue des Collonges - 69230 Saint-Genis-Laval
Rémunération : Selon la grille indiciaire de la fonction publique territoriale + IFSE
Expérience : Débutant / Intermédiaire / Expert
Possibilité de télétravail : Non
Management : Non
Votre mission
MISSIONS DU POSTE
Sous la responsabilité de la direction du Mixcube, le/la secrétaire d’accueil et administrative assure l’accueil des usagers et des partenaires, contribue au bon fonctionnement administratif de la structure et participe au suivi comptable des activités. Il/elle constitue un interlocuteur privilégié des publics et veille à la qualité du service rendu, en garantissant la fiabilité des procédures administratives et la bonne organisation de l’équipement.
Les missions principales :
• Mission 1 : Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des publics
Vous accueillez les usagers, les partenaires et les intervenants, tant physiquement que par téléphone, et assurez une première réponse à leurs demandes.
Vous renseignez et orientez les publics vers les interlocuteurs compétents et assurez la diffusion des informations relatives aux activités de la structure.
Vous gérez les réservations et les mises à disposition des salles ainsi que les moyens d’accès associés afin de garantir le bon fonctionnement de l’équipement.
• Mission 2 : Assurer le suivi administratif de l’activité de la structure
Vous réalisez les travaux de secrétariat courant et assurez le suivi administratif des activités du Mixcube.
Vous gérez les dossiers d’inscription, le suivi des présences, les commandes de fournitures ainsi que les conventions de mise à disposition des locaux.
Vous participez à l’organisation des réunions, au suivi des tableaux de bord, à l’élaboration des statistiques d’activité et assurez la transmission des informations nécessaires aux différents services de la collectivité.
• Mission 3 : Assurer le suivi comptable et financier des activités
Vous assurez l’encaissement des règlements en qualité de régisseur suppléant et participez à la gestion quotidienne de la régie.
Vous réalisez les opérations administratives liées aux demandes de prise en charge des inscriptions auprès des partenaires.
Vous veillez à la fiabilité des opérations comptables et au respect des procédures applicables en matière de régie et de comptabilité publique.
• Mission 4 : Contribuer au bon fonctionnement de la structure
Vous assurez un rôle de référent sur certaines thématiques, notamment en matière de protection des données personnelles.
Vous participez à la coordination administrative des activités et contribuez à la qualité de l’organisation interne.
Vous travaillez en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe afin de garantir la continuité et l’efficacité du service.
Les missions secondaires :
• Participer à la continuité de fonctionnement du Mixcube
Vous assurez ponctuellement la suppléance de l’agent comptable et régisseur en cas d’absence.
Vous participez aux projets portés par la structure ainsi qu’aux temps d’inscription organisés certains samedis.
Vous exercez les missions de serre-file lors des procédures d’évacuation afin de contribuer à la sécurité des usagers et des agents.
Sous la responsabilité de la direction du Mixcube, le/la secrétaire d’accueil et administrative assure l’accueil des usagers et des partenaires, contribue au bon fonctionnement administratif de la structure et participe au suivi comptable des activités. Il/elle constitue un interlocuteur privilégié des publics et veille à la qualité du service rendu, en garantissant la fiabilité des procédures administratives et la bonne organisation de l’équipement.
Les missions principales :
• Mission 1 : Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des publics
Vous accueillez les usagers, les partenaires et les intervenants, tant physiquement que par téléphone, et assurez une première réponse à leurs demandes.
Vous renseignez et orientez les publics vers les interlocuteurs compétents et assurez la diffusion des informations relatives aux activités de la structure.
Vous gérez les réservations et les mises à disposition des salles ainsi que les moyens d’accès associés afin de garantir le bon fonctionnement de l’équipement.
• Mission 2 : Assurer le suivi administratif de l’activité de la structure
Vous réalisez les travaux de secrétariat courant et assurez le suivi administratif des activités du Mixcube.
Vous gérez les dossiers d’inscription, le suivi des présences, les commandes de fournitures ainsi que les conventions de mise à disposition des locaux.
Vous participez à l’organisation des réunions, au suivi des tableaux de bord, à l’élaboration des statistiques d’activité et assurez la transmission des informations nécessaires aux différents services de la collectivité.
• Mission 3 : Assurer le suivi comptable et financier des activités
Vous assurez l’encaissement des règlements en qualité de régisseur suppléant et participez à la gestion quotidienne de la régie.
Vous réalisez les opérations administratives liées aux demandes de prise en charge des inscriptions auprès des partenaires.
Vous veillez à la fiabilité des opérations comptables et au respect des procédures applicables en matière de régie et de comptabilité publique.
• Mission 4 : Contribuer au bon fonctionnement de la structure
Vous assurez un rôle de référent sur certaines thématiques, notamment en matière de protection des données personnelles.
Vous participez à la coordination administrative des activités et contribuez à la qualité de l’organisation interne.
Vous travaillez en lien étroit avec l’ensemble de l’équipe afin de garantir la continuité et l’efficacité du service.
Les missions secondaires :
• Participer à la continuité de fonctionnement du Mixcube
Vous assurez ponctuellement la suppléance de l’agent comptable et régisseur en cas d’absence.
Vous participez aux projets portés par la structure ainsi qu’aux temps d’inscription organisés certains samedis.
Vous exercez les missions de serre-file lors des procédures d’évacuation afin de contribuer à la sécurité des usagers et des agents.
Profil recherché
COMPÉTENCES
Compétences techniques :
• Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat.
• Excellente maîtrise de l’expression écrite et de l’orthographe.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion des activités (Inoé apprécié)
• Connaissance des règles de la comptabilité publique et du fonctionnement des régies.
• Connaissance des procédures administratives, de la réglementation RGPD et des marchés publics.
Compétences relationnelles :
• Sens de l’accueil et de la qualité de service.
• Rigueur, organisation et autonomie.
• Discrétion professionnelle et diplomatie.
• Capacité à gérer les priorités, les situations d’urgence et les conflits.
• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.
Compétences techniques :
• Maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat.
• Excellente maîtrise de l’expression écrite et de l’orthographe.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion des activités (Inoé apprécié)
• Connaissance des règles de la comptabilité publique et du fonctionnement des régies.
• Connaissance des procédures administratives, de la réglementation RGPD et des marchés publics.
Compétences relationnelles :
• Sens de l’accueil et de la qualité de service.
• Rigueur, organisation et autonomie.
• Discrétion professionnelle et diplomatie.
• Capacité à gérer les priorités, les situations d’urgence et les conflits.
• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.
Autres informations
Non renseignées