Secrétaire de direction

Missions principales du poste
• Secrétariat de la direction et des cadres de la Direction de l'Administration Générale et des Achats
• Assistant(e) de la directrice
• Gestion de certains dossiers spécifiques et/ou transversaux
• Mission d'accueil et missions afférentes à l'Hôtel du Département
• Assistance au service juridique
- Référent(e) Bilan Carbone

Description des activités à réaliser pour chaque mission
SECRETARIAT DE LA DIRECTION ET DES CADRES DE LA DIRECTION
• Référent(e) secrétariat pour la direction et coordination de certains dossiers (harmonisation des pratiques, gestion des
remplacements)
• Référent(e) communication pour la Direction de l'Administration Générale et des Achats (gestion de la parution des infos de la DAGA, mise en forme…)
• Accueil physique et téléphonique (filtrage des appels)
• Gestion du courrier (ouverture, distribution, préparation d’envois)
• Gestion des parapheurs (vérification, transmission et suivi)
• Rédaction des supports de communication pour les cadres de la direction (courriers, comptes rendus…)

ASSISTANCE DE LA DIRECTRICE DE L'ADMINISTRATION GENERALE ET DES ACHATS
• Gestion de l’agenda de la direction
• Gestion des congés de la direction
• Préparation logistique des réunions et déplacements
• Gestion/assistance sur les procédures transversales de la direction (télétravail, autres dossiers RH, IntraNièvre, nouveaux
arrivants…)
• Gestion des archives du secrétariat et de la direction

GESTION DE CERTAINS DOSSIERS SPECIFIQUES ET/OU TRANSVERSAUX (en lien avec la directrice)
• Suivi et mise à jour des indicateurs d'activités pour la direction et du rapport annuel d'activités
• Centralisation et suivi et mise en forme des indicateurs/fiches de la direction pour le rapport annuel Développement durable
• Centralisation et suivi des dépenses des groupes politiques pour la direction et de certaines dépenses spécifiques
• Suivi des tableaux de bord en lien avec les services de la direction et mise en place d’indicateurs sur différents secteurs
d'activités de la direction

ASSISTANCE MISSION D'ACCUEIL ET MISSIONS AFFERENTES DE L'HOTEL DU DEPARTEMENT (réservation des véhicules du parc automobile, badges d'accès aux bâtiments) lors de l'absence de l'agent affecté à cette mission à titre permanent, en lien avec une autre collègue assurant des remplacements réguliers

ASSISTANCE SERVICE JURIDIQUE
• Numérisation et copies des courriers parapheurs JURIDIQUE + CONTENTIEUX SOCIAL, dépôt sur dossier serveur + envoi postal
• numérisation des courriers d'interrogation des notaires, puis envoi sur l'adresse mail "contentieux social" pour traitement

REFERENT BILAN CARBONE (en cours de mise en place)
Référent pour la direction
Participation aux travaux lié au Bilan carbone de la collectivité et participation ponctuelle aux actions/réflexions conduite sur les champs de compétences de la direction en lien avec la stratégie Climat