Secrétaire de direction

Mission :

Participer, au sein de la Direction de la Sécurité et de la Police Municipale, en prenant à son compte des tâches administratives, financières, mais aussi d’accueil physique et téléphonique du Public.

Conditions d’exercice :

- Travail sur écran.
- Soutien d’un échelon hiérarchique engagé dans des missions en évolution permanente.
- Contact avec du public, les partenaires institutionnels, le Cabinet des élus et la Direction Générale.
- Capacité à tisser un solide réseau professionnel (interne et externe).
- Confidentialité et neutralité.
- Peut-être amené à travailler exceptionnellement le samedi, en renfort.

1) Gestion administrative
- En tant que « référent courrier », gérer, diffuser et assurer le suivi des courriers :
o Suivi et relance,
o Intégration des réponses et classement,
- Contribuer à l’archivage des rapports de la Police Municipale :
o Vérification et enregistrement,
o Transmission et classement.

- Réaliser et mettre en forme des documents de forme et contenus divers, en assure la diffusion ainsi que le classement et l’archivage :
o Courriers, courriers électroniques…
o Tableaux de bord,
o Planning,
o Documents relatifs aux consultations et marchés publics,
o Autres documents (arrêtés à télétransmettre, etc.).
o Gestion administrative et opérationnelle du CLSPD
o Rédaction d’arrêtés municipaux
o Rédaction courriers, partenaires institutionnels (préfecture, procureur, etc.)
o Gestion de la Formation (partie administrative) en lien avec le BOE, CNFPT, Pole Administratif RH

- Soutenir la Direction de la Police Municipale sur les plans administratif et logistique (gestion des stocks et consommables).

- Réaliser toutes les missions d’appui ordonnées par la hiérarchie.

2) Missions comptables / financières
- Emet les titres de recette dont la Direction a la compétence (Ivresse Publique et Manifeste, fourrières, vente d’alcool illicite, rodéos urbains, de dépôts d’immondices, etc…).
- Être en mesure de prendre en compte certaines missions de suivi du stationnement payant.

3) Soutien à l’organisation logistique et technique du service
- Effectuer des taches en lien avec la Direction et les différentes entités de la Police Municipale.
- Assurer la gestion des photocopieurs de la Direction (suivi de la maintenance, approvisionnement en fournitures et cartouches d’encre).
- Aider à l’organisation logistique dans les temps forts de la Direction.

4) Autres activités, le cas échéant
- Assurer (en soutien) l’exécution de certaines taches budgétaires telles que l’élaboration de bons de commande, la facturation, le suivi financier, etc.
- Assurer la réception et le rangement de certaines commandes de fournitures/équipements.
- Concourir à la gestion et au suivi des dossiers « chiens dangereux et catégorisés » en lien avec les référents brigade

5) Accueil
- Accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs.
- Analyser les demandes, identifier le besoin, apporter une réponse adaptée (et/ou donne les 1ers niveaux d'information) et fait le relais auprès des différents membres du service.