Secrétaire de direction

Participe à la préparation, l’organisation et au suivi des dossiers et réunions inhérents aux projets des services techniques.
Apporte assistance à la direction des services techniques (DST) et aux chefs de services en termes d’organisation, de gestion, de communication, de suivi budgétaire, de suivi des dossiers et des marchés publics.
Assiste et conseille la DST dans l’organisation et la mise en œuvre des plans d’actions en fonction des objectifs définis par la direction générale, le DST et les élus.
Assiste plus particulièrement la cellule « Chemins/Bois/Pastoralisme » et la cellule « Evénementiel » du pôle Environnement/ Manifestations

1. Accueil des services techniques :
1.1 Réceptionner, traiter et diffuser les informations transversales et spécifiques de la DST
1.2 Assurer l’accueil téléphonique et physique des services techniques, filtrer les demandes, réceptionner les livraisons
1.3 Traiter le courrier de la DST (recueillir, enregistrer, diriger vers, préparer les réponses …)
1.4 Gérer le courrier électronique de l’adresse générique « services techniques »

2. Assistance administrative de direction de la DST :
2.1 Assurer des travaux de bureautique (compte-rendu, documents administratifs, courriers, classement, archivage …)
2.2 Organiser et planifier des réunions (programmation, gestion des agendas, invitation, préparation matérielle et administrative…)
2.3 Alimenter les tableaux de suivis (fluides, budget, contrat de maintenance, marchés…)
2.4 Gérer les candidatures RH
2.5 Suivre les bons de commande en lien avec le budget et préparer la validation des factures
2.6 Gérer le parapheur pour les mises en signatures
2.7 Suivre les demandes d’interventions via le logiciel de gestion de maintenance (GMAO)

3. Participation à la gestion des dossiers de la DST
3.1 Participer au suivi des procédures auprès des chefs de service
3.2 Participer au suivi budgétaire et financier
3.3 Participer au suivi des demandes de subvention
3.4 Gérer (en concertation avec le service juridique et le secrétariat général) les conventions, les arrêtés inhérents aux activités et projets de la DST

4. Participation au suivi des marchés publics de la DST
4.1 Participer à l’instruction et au suivi des dossiers : rédaction des pièces techniques, suivi des procédures de mise en concurrence (mesures de publicité, règlement de consultation)
4.2 Rédiger les actes administratifs nécessaires (ordres de service, certificats de paiement, délibération …) et contrôler l’application de la réglementation (conformité des dossiers, des réponses, des actes…)
4.3 Assister la DST dans le cadrage des modalités et du formalisme de l’analyse et de la sélection des offres
4.4 Participer au processus de négociation si nécessaire

5. Suivi administratif de la cellule « Chemins/Bois/Pastoralisme » en lien avec les techniciens référents
5.1 Accompagner les techniciens dans les relations avec les différents organismes (Label, DDT, bûcherons, agriculteurs…)
5.2 Suivre le programme pluriannuel de coupe et vente de bois
5.3 Accompagner les techniciens dans le suivi du Plan Pastoral Territorial
5.4 Suivre les subventions et les autorisations de travaux

6. Suivi administratif de la cellule « Evènementiel » en lien avec les techniciens référents
6.1 Accompagner le chef de pôle dans la gestion des manifestations et des demandes de prêt de matériel
6.2 Suivre la gestion du stock du matériel mis à disposition ou loué