Secrétaire de direction de la Direction de l’Aménagement et des Affaires Immobilières
Emploi COMMUNE DE FOS-SUR-MER
Fos-sur-Mer (Bouches-du-Rhône)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Rattaché(e) à la Direction de l’Aménagement et des Affaires Immobilières, le/la secrétaire de direction assure une assistance administrative au directeur de l’Aménagement de l’Aménagement et des Affaires Immobilières et aux différentes composantes de la direction.
Les principales missions sont les suivantes :
- Apporter une assistance au directeur en termes d’organisation, d’information, du suivi des dossiers, du traitement des courriers, d’interface avec les différents interlocuteurs du directeur
- Apporter une assistance aux services composant la direction
- Participer à la gestion de l’agenda du directeur : organisation de réunions, réservation de salles, etc…
- Gérer les circuits parapheurs et le courrier (envoi/réception)
- Mettre en forme les courriers et les parapheurs
- Suivre le budget en lien avec le directeur et les composantes de la direction : collationner les éléments et mettre en forme les documents pour les auditions et étapes budgétaires
- Faire le point sur les ordres du jour des conseils municipaux programmées et collationner les éléments auprès des agents : classer les délibérations
- Saisir, suivre les bons de commande relevant du niveau direction
- Être le référent RH de la direction (formaliser le planning des congés, préparer les ordres de missions, anticiper et préparer l’arrivée des agents recrutés, etc…)
- Assurer la mise à jour de l’outil de veille juridique en lien avec le directeur et les composantes de la direction
- Etablir les statistiques d’activités de la direction en relation avec le directeur
- Assurer la mise à jour des classeurs de fiches de procédures
- Commander les fournitures de bureau
- Intervenir en appui en cas de pic d’activités des services et/ou suppléer l’absence des agents de la direction dans le cadre des tâches courantes (classement, enregistrement des DIA, rédaction d’arrêtés, inventaire des biens, recherches cadastres, etc...)
- Apporter une assistance au directeur en termes d’organisation, d’information, du suivi des dossiers, du traitement des courriers, d’interface avec les différents interlocuteurs du directeur
- Apporter une assistance aux services composant la direction
- Participer à la gestion de l’agenda du directeur : organisation de réunions, réservation de salles, etc…
- Gérer les circuits parapheurs et le courrier (envoi/réception)
- Mettre en forme les courriers et les parapheurs
- Suivre le budget en lien avec le directeur et les composantes de la direction : collationner les éléments et mettre en forme les documents pour les auditions et étapes budgétaires
- Faire le point sur les ordres du jour des conseils municipaux programmées et collationner les éléments auprès des agents : classer les délibérations
- Saisir, suivre les bons de commande relevant du niveau direction
- Être le référent RH de la direction (formaliser le planning des congés, préparer les ordres de missions, anticiper et préparer l’arrivée des agents recrutés, etc…)
- Assurer la mise à jour de l’outil de veille juridique en lien avec le directeur et les composantes de la direction
- Etablir les statistiques d’activités de la direction en relation avec le directeur
- Assurer la mise à jour des classeurs de fiches de procédures
- Commander les fournitures de bureau
- Intervenir en appui en cas de pic d’activités des services et/ou suppléer l’absence des agents de la direction dans le cadre des tâches courantes (classement, enregistrement des DIA, rédaction d’arrêtés, inventaire des biens, recherches cadastres, etc...)
Profil recherché
Vous êtes diplômé(e) BAC +2 ou justifiez d’une expérience réussie sur un poste équivalent.
Vous maîtrisez l’outil informatique et êtes capable d’élaborer des tableaux de bord, diagrammes, courbes de données etc…
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales.
Disponible, autonome et rigoureux(se) vous savez prendre des initiatives, anticiper et vous êtes réactif.
Vous avez des compétences rédactionnelles et relationnelles.
Vous maîtrisez l’outil informatique et êtes capable d’élaborer des tableaux de bord, diagrammes, courbes de données etc…
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales.
Disponible, autonome et rigoureux(se) vous savez prendre des initiatives, anticiper et vous êtes réactif.
Vous avez des compétences rédactionnelles et relationnelles.
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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