Secrétaire de direction de la Direction de l’Aménagement et des Affaires Immobilières

Rattaché(e) à la Direction de l’Aménagement et des Affaires Immobilières, le/la secrétaire de direction assure une assistance administrative au directeur de l’Aménagement de l’Aménagement et des Affaires Immobilières et aux différentes composantes de la direction.

Les principales missions sont les suivantes :
- Apporter une assistance au directeur en termes d’organisation, d’information, du suivi des dossiers, du traitement des courriers, d’interface avec les différents interlocuteurs du directeur
- Apporter une assistance aux services composant la direction
- Participer à la gestion de l’agenda du directeur : organisation de réunions, réservation de salles, etc…
- Gérer les circuits parapheurs et le courrier (envoi/réception)
- Mettre en forme les courriers et les parapheurs
- Suivre le budget en lien avec le directeur et les composantes de la direction : collationner les éléments et mettre en forme les documents pour les auditions et étapes budgétaires
- Faire le point sur les ordres du jour des conseils municipaux programmées et collationner les éléments auprès des agents : classer les délibérations
- Saisir, suivre les bons de commande relevant du niveau direction
- Être le référent RH de la direction (formaliser le planning des congés, préparer les ordres de missions, anticiper et préparer l’arrivée des agents recrutés, etc…)
- Assurer la mise à jour de l’outil de veille juridique en lien avec le directeur et les composantes de la direction
- Etablir les statistiques d’activités de la direction en relation avec le directeur
- Assurer la mise à jour des classeurs de fiches de procédures
- Commander les fournitures de bureau
- Intervenir en appui en cas de pic d’activités des services et/ou suppléer l’absence des agents de la direction dans le cadre des tâches courantes (classement, enregistrement des DIA, rédaction d’arrêtés, inventaire des biens, recherches cadastres, etc...)