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SIS DU BAS-RHIN
Secrétaire de la sous-direction santé (H/F)
4 Rue du Zielbaum, Strasbourg (Bas-Rhin (67))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Ressources humaines
Publié il y a 5 jours
Description du poste
Selon l'article R1424-24 du CGCT, la sous-direction Santé assure la conduite de la réponse opérationnelle par la médicalisation et la paramédicalisation de la prise en charge des victimes, le concours à l'aide médicale urgente, l'organisation du soutien sanitaire opérationnel.
Elle apprécie les conditions de santé des sapeurs-pompiers et participe à l'organisation de la surveillance médicale des agents.
La sous-direction Santé comprend 3 groupements :
- Groupement « aptitude, soutien et maintien en condition »
- Groupement « soutien logistique santé »
- Groupement « secours médical, doctrine d’emploi et ressources opérationnelles »
Elle apprécie les conditions de santé des sapeurs-pompiers et participe à l'organisation de la surveillance médicale des agents.
La sous-direction Santé comprend 3 groupements :
- Groupement « aptitude, soutien et maintien en condition »
- Groupement « soutien logistique santé »
- Groupement « secours médical, doctrine d’emploi et ressources opérationnelles »
Votre mission
Assurer les activités de secrétariat de la sous-direction santé et du groupement médical, doctrine d’emploi et ressources opérationnelles :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et correspondants ;
- Gérer les courriers, courriels et fax entrants et sortants, les enregistrer, les ventiler vers les différents destinataires ;
- Vérifier, commander et réceptionner les fournitures bureautiques nécessaires au bon fonctionnement de la sous-direction santé et de la pharmacie à usage intérieur ;
- Assurer la prise de notes lors des réunions puis en rédiger le compte-rendu ;
- Classer, mettre à jour et archiver des documents administratifs du service ;
- Réaliser divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de divers documents (procédures, notes de service, comptes-rendus, rapports, tableaux…), envoi de courriels… ;
- Assurer la gestion des facturations ;
- Assurer la veille des correspondances internes sur l’intranet.
Participer à la gestion des agents de la sous-direction santé :
- Assurer le suivi des congés/absences des agents et en assurer la saisie dans le logiciel de gestion du temps de travail ;
- Saisir les indemnités des membres volontaires de la sous-direction santé dans le logiciel dédié.
Gestion RH des personnels volontaires :
- Suivre les demandes reçues via le site internet du SIS 67 ;
- Suivre les arrêtés et dossiers de recrutement des personnels sapeurs-pompiers volontaires avec le service engagement du SPV.
Gérer les commissions de la sous-direction santé :
- Assurer le suivi (convocation…) des membres de la commission consultative de la sous-direction santé ;
- Assurer le suivi (convocation…) des membres de la commission du médicament.
Participer à la démarche qualité du service :
- Réceptionner et assurer le suivi des accusés de réception (A/R) générés par l’activité du service ;
- Alimenter le tableau de bord des A/R ;
- Renseigner les tableaux de bord ou documents autres nécessaires à la bonne marche du service.
Gérer l’archivage :
- Assurer l’archivage des documents et dossiers générés par l’activité du service ;
- Suivre et alimenter le tableau des archives.
Gérer l’information :
- Réceptionner, traiter et diffuser de l’information en interne et en externe ;
- Gérer la veille de l’Intranet ;
- Participer à l’élaboration des supports de communication.
Appui ponctuel au profit d’un groupement de la sous-direction santé :
- Assurer un appui ponctuel en cas de nécessité au profit d’un des groupements.
Avantages liés au poste : prime de fin d'année, carte titres-restaurant, participation employeur (75 %) à la prise en charge des frais de transport collectif ou forfait mobilités durables, prestations, GAS 67, CNAS, carte CEZAM, participation employeur (30% avec plafond de 70€) à la protection sociale complémentaire (santé et prévoyance), télétravail possible sous condition.
Durée hebdomadaire : 35 h (aménagés à 40h/sem avec avec des RTT)
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et correspondants ;
- Gérer les courriers, courriels et fax entrants et sortants, les enregistrer, les ventiler vers les différents destinataires ;
- Vérifier, commander et réceptionner les fournitures bureautiques nécessaires au bon fonctionnement de la sous-direction santé et de la pharmacie à usage intérieur ;
- Assurer la prise de notes lors des réunions puis en rédiger le compte-rendu ;
- Classer, mettre à jour et archiver des documents administratifs du service ;
- Réaliser divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de divers documents (procédures, notes de service, comptes-rendus, rapports, tableaux…), envoi de courriels… ;
- Assurer la gestion des facturations ;
- Assurer la veille des correspondances internes sur l’intranet.
Participer à la gestion des agents de la sous-direction santé :
- Assurer le suivi des congés/absences des agents et en assurer la saisie dans le logiciel de gestion du temps de travail ;
- Saisir les indemnités des membres volontaires de la sous-direction santé dans le logiciel dédié.
Gestion RH des personnels volontaires :
- Suivre les demandes reçues via le site internet du SIS 67 ;
- Suivre les arrêtés et dossiers de recrutement des personnels sapeurs-pompiers volontaires avec le service engagement du SPV.
Gérer les commissions de la sous-direction santé :
- Assurer le suivi (convocation…) des membres de la commission consultative de la sous-direction santé ;
- Assurer le suivi (convocation…) des membres de la commission du médicament.
Participer à la démarche qualité du service :
- Réceptionner et assurer le suivi des accusés de réception (A/R) générés par l’activité du service ;
- Alimenter le tableau de bord des A/R ;
- Renseigner les tableaux de bord ou documents autres nécessaires à la bonne marche du service.
Gérer l’archivage :
- Assurer l’archivage des documents et dossiers générés par l’activité du service ;
- Suivre et alimenter le tableau des archives.
Gérer l’information :
- Réceptionner, traiter et diffuser de l’information en interne et en externe ;
- Gérer la veille de l’Intranet ;
- Participer à l’élaboration des supports de communication.
Appui ponctuel au profit d’un groupement de la sous-direction santé :
- Assurer un appui ponctuel en cas de nécessité au profit d’un des groupements.
Avantages liés au poste : prime de fin d'année, carte titres-restaurant, participation employeur (75 %) à la prise en charge des frais de transport collectif ou forfait mobilités durables, prestations, GAS 67, CNAS, carte CEZAM, participation employeur (30% avec plafond de 70€) à la protection sociale complémentaire (santé et prévoyance), télétravail possible sous condition.
Durée hebdomadaire : 35 h (aménagés à 40h/sem avec avec des RTT)
Profil recherché
- Maitrise des techniques de communication orale et écrite ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Bonnes connaissances des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point…) ;
- Avoir le sens de l’organisation et des relations humaines ;
- Savoir faire preuve de rigueur et de discrétion.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Bonnes connaissances des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point…) ;
- Avoir le sens de l’organisation et des relations humaines ;
- Savoir faire preuve de rigueur et de discrétion.
Autres informations
Non renseignées