Missions du poste

Sous l'autorité hiérarchique du Secrétaire général, l'agent assure les missions :
- accueil physique et téléphonique du public ;
- missions de secrétariat ;
- accompagnement dans les démarches administratives initiales ;
- instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
- état civil - cimetière ;
- travaux de bureautique ;
- intervention à l'agence postale communale
- urbanisme, élections...

Cette définition de poste ne constitue pas un cadre rigide et immuable. L'agent devra se conformer aux directives qui lui seront données tant dans l'exercice même de ses fonctions, que sur le contenu et l'étendue de celles-ci.

DÉFINITIONS DES TACHES

- accueil téléphonique et physique du public :
- accueillir le public ;
- prendre des messages ;
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- mettre en relation les correspondants ;
- accueil et renseignement du public :
- comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence ;
- orienter vers les services et personnes compétents ;
- identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information,
- s'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder au service identifié,
- aider à la rédaction de documents administratifs ;
- gérer le planning des salles : réservation et contrats de location, transmission des consignes de sécurités liées à leur utilisation.

- Accompagner dans les démarches administratives initiales :
- traitement des demandes d'état civil, des inscriptions sur la liste électorale, des dossiers d'aide sociale ;
- aider les personnes à rédiger les documents administratifs et vérifier que le dossier nécessaire à la démarche soit complet ;
- intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes ;

- Instruction des titres d'identité, passeports
- gérer les rendez -vous et renseigner les usagers sur les formalités de création ou de renouvellement des titres,
- traiter les demandes, renseigner les recueils complémentaires et délivrer les titres.

- État civil - Cimetière
- urbanisme : informer, renseigner et pré-instruire les dossiers ;
- Fonctions d'officier d'État civil - instruction, constitution des actes d'état civil, tenue administrative des registres
- Procéder au recensement militaire
- Gestion du cimetière : accueil et conseil aux familles, délivrance et contrôle les titres de concessions, mise à jour des registres et les affichages du cimetière, préparation des dossiers pour les inhumations ou exhumations et gestion de toutes les opérations d'attribution, mutation, renouvellement et reprise des concessions

- réaliser et mettre en forme divers travaux de bureautique
- gérer le courrier ;
- rédiger les courriers courants, création de tableaux ;
- délivrer les débits de boissons, licences et autorisations ;
- préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil ;

RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations en interne avec les différents services et les élus ;

Savoir-faire :
- maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
- connaitre le cadre règlementaire et les domaines de compétences des collectivités et leur organisation
- savoir respecter les délais règlementaires
- délivrer une information de qualité
- enregistrer correctement les messages
- capacité à rendre compte à la hiérarchie
- capacité d'analyse et de synthèse
- savoir reformuler les demandes

Savoir-être :
- qualités relationnelles, se montrer souriant, disponible, aimable et à l'écoute
- s'exprimer clairement,
- être rigoureux et méthodique
- être réactif et autonome
- savoir gérer son stress, faire preuve de patience
- respecter la confidentialité, faire preuve d'une très grande discrétion et réserve
- conserver neutralité et objectivité face aux situations,
- sens de l'écoute et du travail en équipe

Maîtrise du logiciels JVS Cloud est un vrai plus

Non renseignées