Secrétaire de mairie polyvalent (h/f)

La Communauté de Communes Cœur du Jura gère le service mutualisé des secrétaires de mairies mises à disposition auprès des communes du territoire.
A ce titre, nous recherchons un agent en charge du secrétariat de mairie auprès de la commune du Fied.

Sous la directive directe des élus, le/la secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale.
Il ou elle est l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de la comptabilité, des ressources humaines, de l'urbanisme, de l'état-civil, de la rédaction des actes officiels et des élections.

Assistance à l’autorité territoriale
- aider à la décision et conseil aux élus
- assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)

Elaboration du Budget /dossiers de subventions / marchés publics / urbanisme
- élaborer le budget en collaboration avec les élus, assurer le suivi en lien avec la trésorerie
- assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets
- assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics
- suivi gestion des régies municipales
- comptabilité / facturation des services (eau, assainissement, etc.)
- gestion de l’urbanisme

Secrétariat du Maire et des élus
- préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs
- répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...)
- participer aux réunions diverses

Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’état civil
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages
- Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes
- Apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)

Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)


Ressources humaines
- Établissement de la paye
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
- Elaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc.)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation)

Assurer une veille juridique
- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,
- Rédiger des documents administratifs, conventions, etc.

Autres activités et formalités administratives diverses
- Participation à l’accueil physique et téléphonique du public
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes – suivi avec les autorités militaires
- Instruire les dossiers d’aide sociale
- gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats
- formalités déclaratives courantes (recensement, TVA, agence de l’eau, …)