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CONSEIL DÉPARTEMENTAL DE LA HAUTE-GARONNE
Secrétaire de mission
Toulouse (Haute-Garonne (31))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 6 jours
Description du poste
Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.
Grandes lignes d'activités de la direction :
Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.
Garantir la mise en oeuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.
Grandes lignes d'activités de la direction :
Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.
Garantir la mise en oeuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.
Votre mission
Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice
Enjeux et objectifs du poste :
Réaliser des activités administratives dans le cadre de la mise en oeuvre de la politique d'action sociale et médico-sociale du Conseil Départemental, pour les missions d'Aide Sociale à l'Enfance (ASE), d'action sociale, d'action médico-sociale, de Protection Maternelle et Infantile (PMI).
Assurer l'accueil généraliste de la MDS.
Missions principales :
Accueil de la mission :
Accueil physique et téléphonique des usager·ère·s :
- Renseigner et orienter les usager·ère·s: identifier la demande, rechercher les usager·ère·s dans le logiciel IODAS, apprécier les besoins des usager·ère·s, orienter vers le travailleur social ou médico-social.
- Donner les Informations relatives à l'organisation de la MDS (horaires des plages d'accueil social,...).
- Prendre les rendez-vous.
Gestion administrative de la mission :
- Traitement de la demande des usager·ère·s.
- Renseigner sur les dispositifs, instruire, aider à remplir les formulaires, assurer le suivi des pièces justificatives.
Organisation de la vie professionnelle des travailleurs sociaux et médico-sociaux :
- Gérer les agendas.
- Assurer la préparation matérielle des réunions (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers, ...).
-Renseigner les tableaux de bord de suivi de l'activité
Gestion administrative des dossiers :
- Enregistrer, constituer et actualiser les dossiers.
- Instruire les demandes des aides financières.
- Rechercher et vérifier les pièces, saisir les informations...
- Saisir et mettre à jour les données relatives aux usager·ère·s.
- Transmettre les dossiers pour instruction.
- Saisir et mettre en forme tous types de documents (rapports, courriers, ...).
- Trier, classer et archiver des dossiers.
Gestion du courrier :
- Orienter le courrier de la mission.
- Préparer des courriers-type.
Accueil généraliste :
Assurer les tâches d'accueil physique et téléphonique en collaboration avec l'ensemble des agent·e·s de la Maison des Solidarités afin de veiller à la qualité de l'accueil et de diminuer l'expression de comportements agressifs.
Missions secondaires :
Apporter sa contribution au projet de service et au projet social de territoire du diagnostic jusqu'à l'évaluation.
Enjeux et objectifs du poste :
Réaliser des activités administratives dans le cadre de la mise en oeuvre de la politique d'action sociale et médico-sociale du Conseil Départemental, pour les missions d'Aide Sociale à l'Enfance (ASE), d'action sociale, d'action médico-sociale, de Protection Maternelle et Infantile (PMI).
Assurer l'accueil généraliste de la MDS.
Missions principales :
Accueil de la mission :
Accueil physique et téléphonique des usager·ère·s :
- Renseigner et orienter les usager·ère·s: identifier la demande, rechercher les usager·ère·s dans le logiciel IODAS, apprécier les besoins des usager·ère·s, orienter vers le travailleur social ou médico-social.
- Donner les Informations relatives à l'organisation de la MDS (horaires des plages d'accueil social,...).
- Prendre les rendez-vous.
Gestion administrative de la mission :
- Traitement de la demande des usager·ère·s.
- Renseigner sur les dispositifs, instruire, aider à remplir les formulaires, assurer le suivi des pièces justificatives.
Organisation de la vie professionnelle des travailleurs sociaux et médico-sociaux :
- Gérer les agendas.
- Assurer la préparation matérielle des réunions (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers, ...).
-Renseigner les tableaux de bord de suivi de l'activité
Gestion administrative des dossiers :
- Enregistrer, constituer et actualiser les dossiers.
- Instruire les demandes des aides financières.
- Rechercher et vérifier les pièces, saisir les informations...
- Saisir et mettre à jour les données relatives aux usager·ère·s.
- Transmettre les dossiers pour instruction.
- Saisir et mettre en forme tous types de documents (rapports, courriers, ...).
- Trier, classer et archiver des dossiers.
Gestion du courrier :
- Orienter le courrier de la mission.
- Préparer des courriers-type.
Accueil généraliste :
Assurer les tâches d'accueil physique et téléphonique en collaboration avec l'ensemble des agent·e·s de la Maison des Solidarités afin de veiller à la qualité de l'accueil et de diminuer l'expression de comportements agressifs.
Missions secondaires :
Apporter sa contribution au projet de service et au projet social de territoire du diagnostic jusqu'à l'évaluation.
Profil recherché
Profil attendu :
Permis B
Expérience dans le secrétariat
Connaissance du domaine de la protection de l'enfance souhaitée
Savoirs :
Environnement administratif, institutionnel et politique
Outils de communication
Règles d'organisation du travail et de gestion du temps
Règles de l'expression orale et écrite
Dispositifs d'aide sociale et acteurs médico-sociaux et éducatifs
Règles administratives des dispositifs sociaux
Savoir-faire :
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Utiliser les techniques de secrétariat
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire
Savoir-être :
Sens du service public
Méthode et rigueur
Organisation
Relationnel
Réactivité
Adaptabilité
Esprit d'initiative
Discrétion
Confidentialité
Respect d'autrui et écoute
Travail en équipe
Permis B
Expérience dans le secrétariat
Connaissance du domaine de la protection de l'enfance souhaitée
Savoirs :
Environnement administratif, institutionnel et politique
Outils de communication
Règles d'organisation du travail et de gestion du temps
Règles de l'expression orale et écrite
Dispositifs d'aide sociale et acteurs médico-sociaux et éducatifs
Règles administratives des dispositifs sociaux
Savoir-faire :
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Utiliser les techniques de secrétariat
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire
Savoir-être :
Sens du service public
Méthode et rigueur
Organisation
Relationnel
Réactivité
Adaptabilité
Esprit d'initiative
Discrétion
Confidentialité
Respect d'autrui et écoute
Travail en équipe
Autres informations
Non renseignées