SECRETAIRE DES INSTANCES MEDICALES

L’équipe du service des Instances médicales, composée de 6 personnes, est en relation directe avec les collectivités territoriales, les représentants du personnel, les élus, les agents ou encore les médecins (conseil, accompagnement, émission d’avis dans le cadre du Conseil Médical en formation restreinte et plénière, ...).

Le service est l’interlocuteur privilégié des collectivités territoriales concernant les arrêts de travail de leurs agents.

Le ou la secrétaire des instances médicales assure le suivi administratif des collectivités, le secrétariat du service notamment les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical. Il assiste le responsable de service et les référents des Instances médicales dans leurs missions, dans le respect du calendrier établi.

• Missions principales :

Réalise le secrétariat du Conseil Médical :
- Met en forme les courriers, notes internes, fiches techniques, notices explicatives
- Assure le suivi du respect de la charte graphique
- Traite le courrier quotidien et gère les appels téléphoniques
- Enregistre les dates de rendez-vous médicaux communiquées par les agents
- Renseigne les collectivités sur des questions simples de procédure et de gestion des congés de maladie

Réalise les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical :
- Instruit les dossiers de la formation restreinte et de la formation plénière par le biais des e-services
- Vérifie la complétude des dossiers
- Prépare des fiches techniques propres à chaque dossier médical
- Etablit des courriers à destination des médecins experts (pour diligenter les expertises) et des agents (pour la prise de rendez-vous médicaux) en fonction des éléments présents dans le dossier
- Saisit et établit des ordres du jour et des convocations associées après validation du responsable de service ou des référents des Instances médicales
- Prépare des lettres d’information (date examen des dossiers en séance) à destination des agents et des collectivités
- Prépare des avis et des lettres de notification associées aux agents et aux collectivités

Apporte une assistance administrative lors des réunions du Conseil Médical :
- Comptage des présents et vérification du quorum
- Prise de notes, préparation des avis du Conseil Médical
- Eclairages réglementaires apportés aux médecins sur certains dossiers (le cas échéant)
- Remise des états de frais de déplacement

• Environnement Professionnel

Situation hiérarchique
- N+1 : Responsable de service des Instances médicales
- N+2 : Direction Générale

Situation fonctionnelle
- Relations avec l’ensemble des services du Pôle de la Santé et de la Sécurité au Travail
- Relations avec l’ensemble des services du Centre de Gestion et plus particulièrement ceux de la Direction du Conseil et des Actions Statutaires (notamment du service Expertise statutaire) et ceux des Ressources internes (notamment du service comptabilité)
- Relations avec les collectivités, les élus, les représentants du personnel et les partenaires du Centre de Gestion (institutionnels, médecins…)