Secrétaire des services techniques (H/F)
Emploi TOURS METROPOLE VAL DE LOIRE
4 Rue Du Change, 37000 Tours, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Secrétaire des services techniques (H/F), à la Direction Circulation Voirie - secteur Rochecorbon
Lieu d'exercice du poste : Rochecorbon
Classification RIFSEEP : C2
Cadre d'emploi : Adjoints administratifs Territoriaux
Temps de travail : Poste à temps complet (39H)
Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés
Lieu d'exercice du poste : Rochecorbon
Classification RIFSEEP : C2
Cadre d'emploi : Adjoints administratifs Territoriaux
Temps de travail : Poste à temps complet (39H)
Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique des services techniques :
* Accueil physique et téléphonique et informations auprès des administrés, des usagers des bâtiments communaux, des partenaires professionnels...
* Gestion des demandes d'interventions auprès des services techniques (analyse de la demande, enregistrement, transmission, programmation et suivi)
* Traitement et suivi du courrier reçu et émis.
* Traitement des demandes d'intervention sur l'éclairage public et suivi des demandes.
* Traitement des demandes d'intervention sanitaires et de salubrité publique (insectes, rongeurs, nuisibles...)
* Traitement et suivi des demandes de manifestation (approvisionnement, prêt et planification départ/retour des mobiliers, plans d'installation le cas échéant, autorisation administratives, circuit...)
* Gestion des clés des bâtiments communaux en lien avec l'accueil.
Appui à la gestion administrative des services techniques :
* Suivi du planning d'interventions des agents du service en lien avec le Directeur des services techniques, ainsi que suivi du planning prévisionnel des agents
* Préparation, saisie et contrôle des bons de commandes, suivi des commandes, vérification et suivi des factures Tours Métropole Val de Loire (fonctionnement et investissement)
* Participation à la gestion des budgets communaux et métropolitains :
* Suivi des dépenses et recettes liées aux interventions des services techniques.
* Collaboration avec les services financiers pour l'élaboration et le suivi des budgets alloués aux projets techniques.
* Vérification de la conformité des dépenses avec les enveloppes budgétaires définies.
* Reporting régulier sur l'état d'avancement des budgets.
* Suivi et gestion des commandes des Équipements de Protection Individuelle (EPI) pour les agents des services techniques : identification des besoins, passation des commandes, vérification des stocks, et distribution aux agents concernés.
* Traitement et suivi des demandes de DICT, permissions de voirie, et autorisations administratives en lien avec les partenaires. Arrêtes de circulation
* Élaboration et suivi des arrêtés municipaux (circulation, stationnement, salubrité publique, etc.) en collaboration avec les services juridiques et les élus.
* Traitement et suivi administratif et technique des dossiers : consultations, décisions, délibérations, dématérialisation des actes...
* Gestion des commandes et approvisionnement des stocks (EPI des agents des services techniques, fournitures de bureau, matériaux des ST...)
* Utilisation d'outils d'intelligence artificielle pour optimiser la gestion des demandes (classement automatique des courriers, analyse des tendances de réclamation, assistance à la rédaction de documents administratifs, etc.).
MISSIONS SECONDAIRES
* Archivage des documents et gestion des archives techniques, en partenariat avec les archives départementales.
* Référent quart d'heure sécurité de Tours Métropole Val de Loire (TMVL) pour les agents techniques
Accueil physique et téléphonique des services techniques :
* Accueil physique et téléphonique et informations auprès des administrés, des usagers des bâtiments communaux, des partenaires professionnels...
* Gestion des demandes d'interventions auprès des services techniques (analyse de la demande, enregistrement, transmission, programmation et suivi)
* Traitement et suivi du courrier reçu et émis.
* Traitement des demandes d'intervention sur l'éclairage public et suivi des demandes.
* Traitement des demandes d'intervention sanitaires et de salubrité publique (insectes, rongeurs, nuisibles...)
* Traitement et suivi des demandes de manifestation (approvisionnement, prêt et planification départ/retour des mobiliers, plans d'installation le cas échéant, autorisation administratives, circuit...)
* Gestion des clés des bâtiments communaux en lien avec l'accueil.
Appui à la gestion administrative des services techniques :
* Suivi du planning d'interventions des agents du service en lien avec le Directeur des services techniques, ainsi que suivi du planning prévisionnel des agents
* Préparation, saisie et contrôle des bons de commandes, suivi des commandes, vérification et suivi des factures Tours Métropole Val de Loire (fonctionnement et investissement)
* Participation à la gestion des budgets communaux et métropolitains :
* Suivi des dépenses et recettes liées aux interventions des services techniques.
* Collaboration avec les services financiers pour l'élaboration et le suivi des budgets alloués aux projets techniques.
* Vérification de la conformité des dépenses avec les enveloppes budgétaires définies.
* Reporting régulier sur l'état d'avancement des budgets.
* Suivi et gestion des commandes des Équipements de Protection Individuelle (EPI) pour les agents des services techniques : identification des besoins, passation des commandes, vérification des stocks, et distribution aux agents concernés.
* Traitement et suivi des demandes de DICT, permissions de voirie, et autorisations administratives en lien avec les partenaires. Arrêtes de circulation
* Élaboration et suivi des arrêtés municipaux (circulation, stationnement, salubrité publique, etc.) en collaboration avec les services juridiques et les élus.
* Traitement et suivi administratif et technique des dossiers : consultations, décisions, délibérations, dématérialisation des actes...
* Gestion des commandes et approvisionnement des stocks (EPI des agents des services techniques, fournitures de bureau, matériaux des ST...)
* Utilisation d'outils d'intelligence artificielle pour optimiser la gestion des demandes (classement automatique des courriers, analyse des tendances de réclamation, assistance à la rédaction de documents administratifs, etc.).
MISSIONS SECONDAIRES
* Archivage des documents et gestion des archives techniques, en partenariat avec les archives départementales.
* Référent quart d'heure sécurité de Tours Métropole Val de Loire (TMVL) pour les agents techniques
Profil recherché
QUALITÉS REQUISES
* Capacité d'adaptation, réactivité, polyvalence
* Rigueur, organisation et méthode
* Sens de l'initiative et capacité à proposer des améliorations dans les processus administratifs.
* Maitrise des techniques d'accueil du public
* Maîtrise des outils informatiques :
Excel (niveau avancé : tableaux croisés dynamiques, formules complexes, gestion de bases de données).
Logiciels de gestion administrative (ERP, logiciels de suivi des interventions, outils de gestion des stocks).
Traitement de texte (Word, LibreOffice), tableurs, et bases de données.
Outils de messagerie et d'agenda (Outlook)
* Maitrise de l'outil informatique (boite mail, traitement de texte, tableur, bases de données)
* Connaissance des outils numériques innovants (IA, automatisation de processus administratifs).
* Connaissance des normes et réglementations liées aux Équipements de Protection Individuelle (EPI).
* Rédaction de tous types de documents opérationnels courants en maitrisant les règles d'orthographe et de grammaire
PROFIL
* Niveau d'études : Baccalauréat (niveau IV) ou diplôme équivalent.
* Expérience dans un poste similaire,
* Connaissance de la fonction publique territoriale
* Sensibilité aux enjeux de la transformation numérique et de l'intelligence artificielle appliquée aux services publics.
* Capacité à faire preuve de confidentialité et de discrétion professionnelle dans le traitement des informations sensibles.
* Capacité d'adaptation, réactivité, polyvalence
* Rigueur, organisation et méthode
* Sens de l'initiative et capacité à proposer des améliorations dans les processus administratifs.
* Maitrise des techniques d'accueil du public
* Maîtrise des outils informatiques :
Excel (niveau avancé : tableaux croisés dynamiques, formules complexes, gestion de bases de données).
Logiciels de gestion administrative (ERP, logiciels de suivi des interventions, outils de gestion des stocks).
Traitement de texte (Word, LibreOffice), tableurs, et bases de données.
Outils de messagerie et d'agenda (Outlook)
* Maitrise de l'outil informatique (boite mail, traitement de texte, tableur, bases de données)
* Connaissance des outils numériques innovants (IA, automatisation de processus administratifs).
* Connaissance des normes et réglementations liées aux Équipements de Protection Individuelle (EPI).
* Rédaction de tous types de documents opérationnels courants en maitrisant les règles d'orthographe et de grammaire
PROFIL
* Niveau d'études : Baccalauréat (niveau IV) ou diplôme équivalent.
* Expérience dans un poste similaire,
* Connaissance de la fonction publique territoriale
* Sensibilité aux enjeux de la transformation numérique et de l'intelligence artificielle appliquée aux services publics.
* Capacité à faire preuve de confidentialité et de discrétion professionnelle dans le traitement des informations sensibles.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
Recevez des offres d’emplois similaires à Secrétaire des services techniques (H/F) par mail
Découvrez bien d'offres d'emploi public sur jobpublic.fr