Secrétaire des sous-directeurs

Au sein de la Sous-direction Administration Finances au Groupement Juridique et sous la responsable des instances paritaires et du secrétariat des sous-directeurs, le ou la Secrétaire des sous-directeurs assure le secrétariat des sous-directeurs et les assiste dans le suivi de dossiers et projets de service.

• Assurer le secrétariat des sous-directeurs :
- Mettre en forme les courriers ou tous types de documents ;
- Gérer les agendas et organiser des réunions et rendez-vous ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Recevoir et réorienter les demandes ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
- Photocopier et assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Assurer les commandes de fournitures de bureau pour le SEM, suivre le budget et traiter les factures.

• Participer à la préparation des instances paritaires ;
• Assurer le suivi des projets et de l’activité des sous-directeurs ;
• Rédiger des compte-rendu et/ou procès-verbaux de réunion
• Assurer le suivi des contraventions et des recours auprès de l'Officier du Ministère Public ;
• Assurer la gestion des permanences des Colonels d'astreinte départementale et des chefs de site Nord et Sud sur le logiciel métier (AGENDIS).