secrétaire du Maire, du DGS et administration du CCAS

La Ville de Moulins-lès-Metz, 60 agents, recherche un(e) secrétaire du Maire, du DGS et administration du CCAS

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, l’agent exercera les principales missions
suivantes :

1) Activités liées au secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services :
- Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du DGS ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Organiser les déplacements, les réunions, les rendez-vous du Maire et du DGS ;
- Établir une relation de confiance avec le Maire et le DGS ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes lors de réunions et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat Maire et du DGS
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails ;
- Prise en charge et suivi des doléances entrantes (courriers / mails / appels téléphoniques / visites) et dispatching du courrier entrant dans les services
- Centralisation des doléances « sensibles » de toute nature, information / alerte du Maire et/ou du DGS,
transmission aux services concernés pour traitement, suivi du traitement et de la réponse ;
- Assurer la prise en charge, le suivi et la réponse effective aux doléances des usagers ;
- Assurer la prise en charge du courrier entrant et sa ventilation au sein des services ;
- Centraliser le flux courrier sortant et organiser sa validation successive par le DGS, les adjoints et le Maire ;
- Organisation et planification des réunions et de rendez-vous
- Planification de réunions / rendez-vous : courrier d’invitation, invitations OUTLOOK, suivi des présences,
relances, réservation de salles,…
- Coordination des services municipaux concernés pour mobiliser moyens / organisations nécessaires à la bonne
tenue de la réunion / rendez-vous ;
- Ponctuellement, participation aux réunions pour prise de note et proposition d’une trame de compte-rendu ou
de synthèse des échanges.
- Planification, préparation et suivi administratif des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau,
Commissions)
- Planification des réunions des instances municipales de toute nature et information des élus et services
municipaux ;
- Prise en charge des invitations aux réunions des différentes instances (Conseil Municipal, Bureau Municipal,
Commissions thématiques…) : courrier, mail, invitation Outlook,
- Participation au Comité de relecture des documents préparatoires aux réunions du Conseil Municipal
(délibérations, présentation, PV,…)
- Diffusion des comptes-rendus, PV…
- Gestion administrative des invitations aux diverses manifestations municipales
- Participation, en lien avec le service municipal organisateur, aux réflexions préalables portant sur l’organisation de la manifestation ;
- Prise en charge de l’élaboration et de la diffusion des invitations aux diverses manifestations municipales
(protocolaires notamment mais également animations et événements de toute nature) ;
- Suivi et mise à jour d’un fichier de contacts (élus municipaux adultes et jeunes, institutions, associations,
entreprises, partenaires, prestataires, …) ;
- Suivi des inscriptions / participations aux événements ;
-
2) Activités liées au volet Centre Communal d’Action Sociale :
a) Administration générale du CCAS (instances, budget, actions, archivages, délibérations…) :
- Prise en charge et traitement de l’ensemble des doléances entrantes (mails, appels, courriers, visites…)
- Gestion des réponses aux doléances ;
- En lien avec la Direction des Finances, participation à l’élaboration du Budget et suivi de son exécution ;
- Planification, préparation et participation aux réunions des instances du CCAS (Conseil d’Administration,
Commission d’Etude des Demandes d’Aide) : invitations, définition de l’ordre du jour en lien avec le Président,
élaborations des documents préparatoires et projets de délibérations, prises de notes, élaboration du procèsverbal,
…
- Archivage matériel et informatique des actes, dossiers de toute nature.
b) Accueil physique et téléphonique du public :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails.
c) Prise en charge et traitement des demandes d’aide de toute nature (urgence, ponctuelle / alimentaire,
logement…) :
- Accueille, informe, oriente et accompagne le public en situation de précarité ;
- Réalise des accompagnements budgétaires ;
- En lien avec les services sociaux du Conseil Départemental de la Moselle (Assistantes sociales, travailleurs
sociaux, Pôle Autonomie, UDAF, AIEM,…), instruit des demandes d’aides ;
- Réalise des documents administratifs et des enquêtes sociales (scolarisation à domicile, domiciliation, mesure
de protection, signalement, expulsions domiciliaires, regroupements familiaux, titre de séjour, etc) ;
- Instruit des dossiers d’aide sociale légale, des obligations alimentaires et constitution des demandes d’ASPA ;
- Organise et participe aux actions de prévention des risques saisonniers (plan grand froid / plan canicule) ;
- Met à jour le registre nominatif des seniors isolés sur la commune et assure un contact téléphonique régulier
avec ce public
- Établi, selon les besoins du CCAS les différents bilans d’activités et tableaux de bord ;
d) Mise en oeuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées :
- Planification, organisation et mise en oeuvre des actions du CCAS au bénéfice des personnes âgées
notamment :
- Janvier : voeux du Maire aux personnes âgées de la Commune (Home de Préville / Domitys) ;
- Mars : Fête de la Reconnaissance ;
- Novembre / décembre : Colis de Noël aux personnes de plus de 70 ans.
e) Développement de l’expertise et de son réseau professionnel :
- Participation à tout réseau local, départemental ou national en matière d’action sociale (Groupe Action Sociale
de l’Eurométropole de METZ, UNCCAS / UDCCAS, Département de la Moselle,…) ;
- Suivi des évolutions réglementaires nationales et des enjeux associés en matière d’action sociale
- Partage d’expérience avec les Communes voisines ;
- Information et conseil aux élus membres du Conseil d’Administration.
Toute activité nécessaire au bon fonctionnement de la collectivité et du service public municipal.

Risques/expositions :
Travail sur écran
Réunion possible en soirée
Déplacement possible sur le territoire municipal et métropolitain