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COMMUNE DE L'ENTRE DEUX
Secrétaire du Maire et des élus(es)
2 rue fortune hoarau, Entre-Deux (La Réunion (974))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 jours
Description du poste
Assurer le secrétariat du Maire et des élus. Assure l'organisation et la coordination des services administratifs en
faisant le lien entre les différents acteurs (élus, agents, habitants...). Organiser et diriger la mise en œuvre des plans
d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou l'autorité.
faisant le lien entre les différents acteurs (élus, agents, habitants...). Organiser et diriger la mise en œuvre des plans
d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou l'autorité.
Votre mission
Accueil physique et téléphonique des administrés;
Assurer l'assistance à l'autorité et à la direction générale
des services ;
Assurer la préparation et le suivi du travail à l'autorité et à
la direction ;
Gestion de l’agenda du maire et des élus;
Organisation des réunions, commissions et cérémonies officielles. ( en lien avec le protocole) ;
Participer aux conseils municipaux et aider à la rédaction des comptes rendues ;
Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et convocations;
Suivi des demandes des habitants et orientation vers les services compétents ;
Effectuer la gestion administrative (Renseignement,
orientation des habitants, prise de rendez-vous pour le
maire, rédaction des documents administratifs,...) ;
Assure le protocole du maire ;
Classement et archivage des documents administratifs;
Communication avec les partenaires, associations et institutions;
Remplace l'assistante de direction de la DGS en cas
d'absence ;
Participe et assiste le service protocole de la Collectivité ;
Gestion du courrier en cas d'absence de l'agent ;
Assurer l'assistance à l'autorité et à la direction générale
des services ;
Assurer la préparation et le suivi du travail à l'autorité et à
la direction ;
Gestion de l’agenda du maire et des élus;
Organisation des réunions, commissions et cérémonies officielles. ( en lien avec le protocole) ;
Participer aux conseils municipaux et aider à la rédaction des comptes rendues ;
Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et convocations;
Suivi des demandes des habitants et orientation vers les services compétents ;
Effectuer la gestion administrative (Renseignement,
orientation des habitants, prise de rendez-vous pour le
maire, rédaction des documents administratifs,...) ;
Assure le protocole du maire ;
Classement et archivage des documents administratifs;
Communication avec les partenaires, associations et institutions;
Remplace l'assistante de direction de la DGS en cas
d'absence ;
Participe et assiste le service protocole de la Collectivité ;
Gestion du courrier en cas d'absence de l'agent ;
Profil recherché
Socioprofessionnels
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
* Fonctionnement des services de la collectivité,
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
* Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie,
prise de notes, etc.),
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
* Standard téléphonique, annuaire internet,
* Annuaire de la collectivité et des partenaires,
* Techniques rédactionnelles de note de synthèse, de
rapport et de compte-rendu.
Savoirs généraux
* Principes de fonctionnement des communes ;
* Techniques et supports de communication.
Savoir être
* Discrétion et loyauté,
* Bonne capacité rédactionnelle,
* Esprit de synthèse, et d'anticipation,
* Rigueur et clarté,
* Autonomie,
* Diplomatie, maîtrise de soi,
* Sens du relationnel et de l'écoute.
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
* Fonctionnement des services de la collectivité,
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
* Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie,
prise de notes, etc.),
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
* Standard téléphonique, annuaire internet,
* Annuaire de la collectivité et des partenaires,
* Techniques rédactionnelles de note de synthèse, de
rapport et de compte-rendu.
Savoirs généraux
* Principes de fonctionnement des communes ;
* Techniques et supports de communication.
Savoir être
* Discrétion et loyauté,
* Bonne capacité rédactionnelle,
* Esprit de synthèse, et d'anticipation,
* Rigueur et clarté,
* Autonomie,
* Diplomatie, maîtrise de soi,
* Sens du relationnel et de l'écoute.
Autres informations
Non renseignées