Secrétaire en placement familial (h/f)

La direction de la protection de l'enfance et de la jeunesse a pour mission :
De participer au repérage des enfants en danger ou en risque de danger
D'accompagner les familles dans une visée préventive des risques de danger pour les mineurs
De protéger et de prendre en charge les mineurs confrontés à des difficultés risquant de mettre ou mettant en danger leur santé, sécurité ou moralité, ou si les conditions de leur éducation ou de leur développement physique, affectif, intellectuel et social sont gravement compromis
D'accompagner et de prendre en charge les majeurs de moins de vingt et un ans suivis durant leur minorité et confrontés à des difficultés susceptibles de compromettre gravement leur autonomie et leur insertion socio-professionnelle.

La direction met en œuvre les orientations départementales dans le cadre du schéma de prévention et de protection de l'Enfance et de la Jeunesse.
Le service de l'accueil familial départemental est un dispositif d'accueil individualisé qui emploie des assistants familiaux agrées, salariés du département et intégrés dans des équipes pluri-professionnelles.
Le suivi des enfants et l'accompagnement professionnel des assistants familiaux est assuré par les 7 équipes de placement familial, dont deux sont rattachées à des foyers de l'enfance, Sucy et Montpellier, deux sont regroupés à l'antenne de Parangon Joinville et trois sont sur les antennes de Villejuif, Draveil et Nevers. Les accueils peuvent se faire en urgence ou préparés et de courte, moyenne ou longue durée.
Les recrutements des assistants familiaux s'effectuent par une cellule centralisée et pilotée par le chef de service de l'AFD.

- Le secrétariat du responsable :
Assure la gestion administrative des dossiers des personnels titulaires et contractuels du Placement Familial (congés et remplacements)
Assure la fonction de régisseur mandataire
Effectue les commandes de matériel et de fournitures
Tient à jour la documentation
Assure le suivi administratif des travaux et réparations, ainsi que de l'entretien du jardin et des véhicules de service

- L'accompagnement professionnel des assistants familiaux :
Collabore à l'accompagnement des assistants familiaux dans la prise en charge administrative des enfants confiés
Transmet les informations aux gestionnaires de l'Accueil Familial Départemental
Contribue à l'accompagnement administratif des assistants familiaux dans le cadre posé par la législation et par l'Accueil Familial Départemental
Participe à la mise en place des outils de suivi de l'activité

- La gestion des dossiers des enfants :
Participe à l'organisation et à l'actualisation des contrats d'accueils (CAFIE), ainsi qu'à leur mise en œuvre
Met en forme et envoie les notes, les rapports et les courriers concernant les situations
Gère et suit les dossiers de l'enfant et transmet les informations relatives au dossier de l'enfant aux territoires

- Tri, classement et archivage :
Organise le classement et l'archivage des dossiers
Veille à la bonne tenue des dossiers

- L'accueil physique et téléphonique :
Réalise l'accueil physique et téléphonique
Gère le courrier du Placement Familial

- Participe à la vie institutionnelle :
Coordonne la liaison entre intervenants impliqués dans le projet pour l'enfant dans le cadre de la prise en charge (bons de transports, calendriers de visites, dates d'audiences ou de synthèses…)
Organise les réunions : concertations, points annuels, contrats d'accueil
Rédige les comptes rendus de réunions entre professionnels
Participe aux temps de travail collectifs de l'Accueil Familial Départemental
Renseigne les tableaux de suivi d'activité du placement familial en lien avec le secrétariat de l'accueil familial départemental

- La gestion de la régie en tant que mandataire suppléant :
Gère les différentes actions pour assurer le remboursement en régie de petits frais engagés par les assistantes familiales et le personnel du placement familial
Etablit les prises en charge aux prestataires et les mémoires pour le paiement des frais divers de type de séjours de vacances, activités, transport…