SECRETAIRE F/H

Un poste de Secrétaire du Service Départemental de PMI (H/F) est à pourvoir à la Direction de l'Enfance et de la Famille - Service Départemental de PMI.
Sous l'autorité du Médecin Coordonnateur, l'agent assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service départemental de PMI.

-    Gérer les courriers arrivés et départ
      -    Réceptionner, enregistrer, dispatcher le courrier et classer (départ et arrivée)
      -    Enregistrer et suivre les parapheurs des services - Référente du logiciel AIRS Courrier
-    Réceptionner et diffuser des informations
      -    Faire les déclarations de grossesse sur logiciel HORUS
      -    Diffuser les informations sur les secteurs
      -    Gérer les demandes de stage (écoles et étudiants) au sein de la PMI en lien avec la référente RH
-    Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
      -    Editer et suivre l'avis du médecin coordonnateur sur les Projets d'Accueil Individualisés (PAI)
      -    Suivi des demandes TISF
      -    Mettre à jour le fichier du personnel sur l'Intranet
      -    Gérer les demandes de visite et l'édition des avis des médecins concernant l'Accueil Collectif des Mineurs (ACM)
      -    Assurer le suivi des demandes de formation en lien avec la Référente RH
-    Mettre en forme et présenter des dossiers
      -    Saisir les courriers et courriels de la PMI
-    Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc..)
      -    Référente Life Size (pour prise rdv visio)
      -    Gestion agenda du Médecin Coordonnateur
      -    Organisation des réunions (invitations, réservations de salles)
      -    Réservation véhicules de services pour les agents
-    Gérer les stocks et les demandes de fournitures
      -    Commande de fourniture de bureau, de matériel, de mobilier et de reprographie pour la PMI Centrale et les secteurs de PMI sous KIMOCE
      -    Commande de carnets de santé etc.. avec la pharmacie
      -    Commande de matériel informatique pour les agents avec la HOTLINE
      -    Distribution d'imprimés types, flyers (carnets de santé, carnet de liaison...) sur les secteurs
      -    Référente du logiciel KIMOCE
-    Orienter et renseigner le public
      -    Accueillir, renseigner et orienter les usagers et personnel de la PMI (physique et téléphonique)
-    Classer et/ou archiver les dossiers du service
      -    Organiser annuellement l'archivage