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FONTENAY-SOUS-BOIS
Secrétaire GAP (h/f)
Mairie, 4 Esplanade Louis Bayeurte, Fontenay-sous-Bois (Val-de-Marne (94))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Ressources humaines
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
Sous la responsabilité du de la responsable de service, il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle assure l’accueil des agents de la collectivité et la gestion des documents du service.
Votre mission
Activités
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service (filtrage particulier notamment pendant la paie)
- Assurer le suivi des documents (papier, boite mail GAP) et parapheurs entrants et sortants
- Suivre les registres des arrêtés et courriers (enregistrement, classement, archivage, …) et envoyer les documents aux destinataires
- Gérer les commandes (fournitures, papier et cartouches d’encre) et demandes d’interventions (photocopieurs, Cardex)
- Organiser les réunions pour les cadres du service (gestion planning, réservation de salle…)
- Préparer certains dossiers spécifiques
- Numériser les délibérations relatives à la GAP
- Editer et transmettre les duplicatas de bulletin de paie, les certificats de travail et les états de services
- Dossier SFT – Vérifier les documents transmis et demandes complémentaires
- Assurer la diffusion des notes générales
- Amener, en l’absence de l’agent d’accueil de la direction, à assurer le suivi des commandes auprès de l’agence de voyage (réservation, paiement sur Ciril Finances)
Conditions d’exercice
- 36h40 heures hebdomadaires
- Présence sur les horaires (8h30-12h et 13h30-17h20) pour l’accueil téléphonique et physique
- Présence souhaitée pendant les périodes de paie
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service (filtrage particulier notamment pendant la paie)
- Assurer le suivi des documents (papier, boite mail GAP) et parapheurs entrants et sortants
- Suivre les registres des arrêtés et courriers (enregistrement, classement, archivage, …) et envoyer les documents aux destinataires
- Gérer les commandes (fournitures, papier et cartouches d’encre) et demandes d’interventions (photocopieurs, Cardex)
- Organiser les réunions pour les cadres du service (gestion planning, réservation de salle…)
- Préparer certains dossiers spécifiques
- Numériser les délibérations relatives à la GAP
- Editer et transmettre les duplicatas de bulletin de paie, les certificats de travail et les états de services
- Dossier SFT – Vérifier les documents transmis et demandes complémentaires
- Assurer la diffusion des notes générales
- Amener, en l’absence de l’agent d’accueil de la direction, à assurer le suivi des commandes auprès de l’agence de voyage (réservation, paiement sur Ciril Finances)
Conditions d’exercice
- 36h40 heures hebdomadaires
- Présence sur les horaires (8h30-12h et 13h30-17h20) pour l’accueil téléphonique et physique
- Présence souhaitée pendant les périodes de paie
Profil recherché
Profil recherché
- Titulaire d’un Baccalauréat ou BTS secrétariat
- Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire souhaitée
Connaissances pré-requises
- Organisation et fonctionnement de la collectivité et de ses services
- Organisation et fonctionnement du service GAP
- Logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook ….
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Technique de secrétariat
Compétences
- Savoir s'adapter
- Etre discret et conscient de la confidentialité
- Etre rigoureux, précis et organisé
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Titulaire d’un Baccalauréat ou BTS secrétariat
- Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire souhaitée
Connaissances pré-requises
- Organisation et fonctionnement de la collectivité et de ses services
- Organisation et fonctionnement du service GAP
- Logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook ….
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Technique de secrétariat
Compétences
- Savoir s'adapter
- Etre discret et conscient de la confidentialité
- Etre rigoureux, précis et organisé
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Savoir gérer les situations d'urgence
Autres informations
Non renseignées