Missions principales

1. Assistance au maire et aux élus

Préparer et organiser les réunions du conseil municipal

Rédiger les convocations, comptes rendus et délibérations

Assurer le suivi des décisions du conseil municipal

Conseiller les élus sur les aspects administratifs et réglementaires

2. Gestion administrative générale

Rédiger les actes administratifs (arrêtés municipaux, délibérations, conventions)

Gérer les archives communales

Assurer la correspondance de la mairie

Suivre les dossiers administratifs de la commune

3. Accueil et relation avec le public

Accueillir, informer et orienter les administrés

Traiter les demandes et démarches administratives

Assurer l’accueil téléphonique et physique

4. Gestion financière

Préparer le budget communal

Suivre l’exécution budgétaire

Réaliser les mandats et titres en lien avec le comptable public

Assurer le suivi des subventions

5. Gestion de l’état civil et des élections

Enregistrer les actes d’état civil (naissances, mariages, décès)

Organiser les élections et tenir les listes électorales

Délivrer les documents administratifs

6. Gestion du personnel communal

Suivre les dossiers du personnel (carrière, congés, paie)

Assurer la liaison avec les organismes sociaux et administratifs

7. Suivi des projets et dossiers communaux

Préparer les dossiers de subventions

Suivre les projets d’aménagement ou d’investissement

Assurer la relation avec les partenaires institutionnels (préfecture, intercommunalité, etc.)

Compétences requises

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Maîtrise des procédures administratives et budgétaires

Capacité d’organisation et autonomie

Sens du service public et discrétion professionnelle

Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Maîtrise des outils bureautiques

Particularités du poste

Dans une commune de petite taille, la secrétaire générale de mairie exerce des missions très polyvalentes et constitue souvent l’unique agent administratif, nécessitant autonomie, adaptabilité et sens des responsabilités.

Ce poste nécessite une forte polyvalence, la capacité à traiter des domaines variés (administratif, financier, juridique, ressources humaines) et une grande capacité d’adaptation face à la diversité des situations rencontrées. La secrétaire générale de mairie constitue un appui essentiel au bon fonctionnement de la collectivité et au service de la population.
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.

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