Secrétaire H/F

CONTEXTE
Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l’ensemble des partenaires de l’action sociale.

Au sein de la DASLPP, le Pôle Inclusion Financière (PIF) met en œuvre une offre de service fondée sur une expertise autour des problématiques budgétaires et énergétiques et intervient donc en matière :

De traitement des problématiques financières et d’accompagnement au surendettement

De lutte contre la précarité énergétique.

Il touche un public hétérogène qui rencontre des difficultés chroniques ou passagères, ayant besoin d’informations, de conseils et de soutien.

Les membres de l’équipe portent une attention particulière à la qualité de leur accompagnement et au développement du pouvoir d’agir. Ils partagent une réflexion sur leur pratique professionnelle pour la faire évoluer au fil du temps et ainsi répondre au mieux aux besoins des personnes accueillies. Ce service est également soucieux de la qualité de vie au travail de ses collaborateurs en mettant en place un management de proximité.

Ce service est composé actuellement d’une équipe dynamique de 10 personnes dont 6 conseillères en économie sociale et familiale, une chargée de mission et d’accompagnement, une secrétaire, une coordinatrice d’action sociale et une cheffe de service.

Le PIF est à la recherche d’un.e secrétaire pour renforcer la gestion administrative du service en complément d’une secrétaire de service à temps plein.

CTIVITES PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la cheffe de service du Pôle Inclusion Financière et en collaboration étroite avec l’ensemble de l’équipe, vous serez principalement chargé.e de :

Garantir un accueil de qualité aux usagers et aux partenaires

Assurer le bon fonctionnement administratif du Pôle Inclusion Financière

Apporter un soutien permanent aux membres de l’équipe en termes d’organisation, de planification, de communication et de suivi des dossiers afin d’optimiser la gestion de l’activité

1) Accueil téléphonique

Assurer l’accueil téléphonique du service : transfert d’appel, prise de messages, transmission d’information et qualification de la demande des usagers

Planifier des rendez-vous ( prise, annulation, report de rendez-vous)

Rappeler leurs rendez-vous aux personnes nouvellement suivies

Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

Analyser et évaluer les demandes pour une orientation vers le dispositif ou l’action adapté en fonction de la situation de la personne



2) Traitement de l’information

Recueillir, enregistrer, trier, diffuser et envoyer du courrier et des mails selon les procédures définies

Rédiger et mettre en forme des courriers, compte-rendus de réunion et bilans d’activités selon la charte graphique du CCAS

Actualiser et diffuser toutes les procédures administratives du service en vigueur en lien avec la responsable

Communiquer et collaborer avec les partenaires : accueil des Maisons Des Habitants, Centre Communal Camille Claudel, service des aides sociales facultatives du CCAS et autres



3) Gestion administrative de l’activité

Créer les dossiers administratifs des usagers (informatique et papier)

Assurer l’archivage, le rangement et la destruction des dossiers en papier

Participer à l’organisation de réunions partenariales (mails d’invitation, réservation de salle …)

Mettre à jour les plannings relatifs à l’organisation du service



4) Gestion informatique

Créer, actualiser et valoriser tout type de documents (logiciel : libre office)

Renseigner des outils de suivi et de gestion ainsi que des tableaux de bord

Extraire des données des différents outils informatiques afin de réaliser des statistiques

Participer à l’amélioration de l’application métier : assurer les tests informatiques et la mise en production de nouveaux paramètres en lien avec le prestataire informatique.


5) Participation à la vie du service et du CCAS

Participation aux réunions d’équipe hebdomadaires

Participer aux groupes de travail sur des thématiques spécifiques

Représenter le CCAS auprès des partenaires à la demande de la responsable du service : réunions de bilans, forums, etc