secrétaire médical(e)

Le Centre de Gestion de la Seine-Maritime propose à près de 30 000 agents territoriaux et de l’Etat la mise en œuvre, dans un cadre pluridisciplinaire, d’actions de protection de la Santé, de la Sécurité et des conditions de travail, grâce à l’intervention conjointe de médecins du travail, d’infirmiers et d’intervenants pour la prévention des risques professionnels (IPRP). Dans ce cadre, le Centre de Gestion recherche un(e) secrétaire médical(e) à temps complet

Au sein du Pôle « Santé/Prévention », l’unité de Médecine Professionnelle est composée de 4 secrétaires médicales assurant l’assistance administrative de 10 médecins du travail et 4 infirmièr(e)s en santé au travail.

Le/la secrétaire médical(e) est chargé(e) des missions suivantes :

Gestion et organisation du temps médical à travers :
• La programmation des visites médicales individuelles (établissement et gestion des agendas des médecins et infirmier(e)s, gestion des centres de visite, saisie dans le logiciel médecine…)
• La prise en considération des conditions d’exercice des missions des médecins du travail et infirmier(e)s, en assurant le lien permanent avec ces derniers afin de leur faciliter le travail (auto contrôle, contacts réguliers, intégration des temps de trajet et des temps de déjeuner…)
• La mise en œuvre des plans d’actions en santé au travail des collectivités en organisant les actions en milieu professionnel (études de poste, visites de site, actions collectives d’information et de prévention) assurées par les médecins dans le respect des procédures, en lien avec les ingénieurs en prévention des risques professionnels
• L’interface avec les collectivités adhérentes à la mission de médecine professionnelle dans un souci de qualité, telle une relation « clients / fournisseurs »
• La participation à la mise à jour de la documentation destinée aux médecins et infirmier(e)s
• La réalisation de guides pratiques, de procédures, de logigrammes, sur l’activité de secrétariat lié à l’activité médicale, afin de fiabiliser les planifications et de bénéficier de l’autonomie nécessaire à ce poste.

 Réalisation des tâches du secrétariat médical à travers notamment :
• Un accueil téléphonique et physique en interface avec les collectivités de Seine-Maritime et les agents territoriaux
• La gestion des courriers, convocations aux visites médicales, mails, tout en assurant leur suivi et la réponse à l’interlocuteur (interne ou externe), ainsi que l’affranchissement du courrier
• La préparation des réunions (les éléments nécessaires à la réunion de l’équipe médicale et les rendez-vous extérieurs avec les médecins du travail)
• L’établissement et la mise à jour de différents dossiers du service tels les demandes de visites médicales supplémentaires (tri, classement, enregistrement, réponses …)
• La réalisation de documents administratifs et de tableaux de bord (fiches de procédures administratives, plaquettes d’information, rapports divers des médecins du travail, courriers etc.)
• La mise à jour de diverses bases de données (collectivités adhérentes, agents, etc. …)
• Le suivi de tableaux de comptabilité analytique