Secrétaire/Assistant du Président (H/F)

Gestion des affaires courantes et organisation de l’agenda du Président

Missions principales :

 COURRIER DU PRÉSIDENT
Gestion et logistique du courrier avant et après retour du Président
Assurer le suivi et le traitement (extérieurs et internes)

 ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE
Prise en charge et gestion des appels téléphoniques (information au Président, réponses aux interlocuteurs, rappels, suivi)

 INVITATIONS
Assurer la gestion des invitations (réponse, enregistrement agenda, gérer les besoins : discours, note aux services, chauffeurs, gerbes, cadeaux)

 GESTION DE L’AGENDA DU PRÉSIDENT
Mise à jour quotidienne, édition hebdomadaire et préparation des dossiers pour chaque manifestation
Procédure agenda du week-end et des 4 semaines
Organisation des rendez-vous (proposition, validation, confirmation)
Réservation de salles ou visio

 ORGANISATION DES DÉPLACEMENTS
Prévoir chauffeur ou train (billets à réserver) ou autre moyen de transport
Réservation d’hôtels si nécessaire
Préparation de documents

 MANIFESTATIONS ANNUELLES
Vœux du Président (préparation de la liste des invités, gestion des réponses, gestion des entrées)
Séance du Rapport de l’Activité des Services de l’Etat (organisation du repas)
Réunion des acteurs du BTP (gestion des invitations, organisation du diner)
Congrès ADF (gestion des inscriptions, réservations d’hôtels, organisation du déplacement)
Réunion du Président (AD Rioz …)

 MANIFESTATIONS PONCTUELLES
Tour de France (gestion des invités), réunion cantonale, manifestations diverses (signatures contrat PACT 2, vernissage exposition Musée ou Archives, inauguration des infrastructures départementales…

 FICHIER UNIQUE
Veille quotidienne du fichier « contact » (liste de 3500 noms)
 TRAVAIL EN ÉQUIPE AVEC LE SERVICE COMMUNICATION, LA DIRECTION GÉNÉRALE, LA DIRECTRICE DE CABINET

 TRAVAIL DE RECOLLEMENT DES INFORMATIONS