SECRÉTARIAT DE DIRECTION ET DES RESSOURCES HUMAINES

Terre d'Émeraude Communauté recrute un(e) Assistant(e) administratif/tive : poste partagé 50 % auprès du Secrétariat Général et 50 % auprès des Ressources Humaines. Sous l'autorité de l'Adjointe à la DGS pour la partie secrétariat de Direction et de la DRH pour la partie Ressources Humaines.

Agent titulaire ou contractuel cadre d’emploi des Adjoints Administratifs (Catégorie C)


CONDITIONS DE TRAVAIL ET DE RÉMUNÉRATION :
Poste à temps complet : 37 heures avec 12 jours de RTT sur 4,5 jours
l’agent intervient à 50 % sur le service RH et 50 % au secrétariat de direction
recrutement statutaire ou CDD de 1 an renouvelable
Lieu de travail : Siège de Terre d'Émeraude Communauté
Moyens à disposition : PC et logiciel
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire et, après 6 mois d’ancienneté, avantages sociaux et tickets restaurant
Adjoint Administratif – catégorie C


CANDIDATURE :
Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé) sont à adresser par messagerie électronique à recrutement@terredemeraude.fr
Ou par courrier à Monsieur le Président – Terre d’Emeraude Communauté 4 Chemin du Quart – 39270 ORGELET

MISSION PRINCIPALE DU POSTE :
Assurer les tâches de secrétariat courant et le soutien administratif de la Direction pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité de la Communauté de Communes + Participer à la mise en œuvre de la politique des ressources humaines de la collectivité.


ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :

*** SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Secrétariat courant : en alternance avec les autres agents du service
- Standard téléphonique
- Accueil physique
- Gestion des courriels
- Gestions du courrier entrant et sortant
- Mise à jour des bases de données et des annuaires de la collectivité.

Gestion des Assemblées :
- Préparation des dossiers de séances et des ordres du jour
- Envoi des convocations
- Assister aux réunions (Conseil communautaire, Conférence des Maires, etc.) et accueillir les participants
- Transmission au contrôle de légalité
- Mise à jour et tenue des registres
- Prise de note et rédaction du compte rendu sommaire et des Procès-verbaux de séances
- Suivi du caractère exécutoire des délibérations

Missions référentes :
- Suivi des invitations et de l'agenda du Président et de la DGS
- Préparation des dossiers de direction
- Mise en forme de courrier
- Suivi des parapheurs

*** SERVICE RESSOURCES HUMAINES
Maladie :
- Gestion et suivi des dossiers maladie : élaboration des attestations d'indemnités journalières (IJ), et contrôle et suivi des remboursements de la CPAM et de l'assureur statutaire
- Intégration des IJ en paie au plus tard le 10 du mois et enregistrement du suivi dans le tableau, puis transmission de l'information aux gestionnaires RH
- Organisation des visites médicales régulières
- Déclaration à l'assurance statutaire, et suivi des dossiers
- Actualisation des arrivées et des départs auprès de la médecine préventive
- En cas d'absence des gestionnaires, déclaration des accidents de travail
- Prise de RDV auprès d'un médecin agréé ou de la médecine préventive dans le cadre d'un temps partiel thérapeutique, d'un retour suite à absence longue. en lien avec les gestionnaires RH

Recrutement :
- Elaboration des fiches de recrutement en lien avec la DRH et les responsables de service
- Mise en ligne des annonces sur Emploi Territorial, France Travail et transmission au service Communication pour site internet, post facebook .
- Assurer la suppression des annonces une fois le recrutement effectué
- Enregistrement et suivi des candidatures
- Organisation des jurys de recrutement (convocation, réservation de salle, confirmation au jury .)
- Réponses aux candidats non retenus : candidatures spontanées et candidats non retenus avec ou sans entretien
- Suivi de la boîte mail recrutement

Stagiaires :
- Vérification et mise en signature des conventions de stage
- Transmission des demandes de stages aux responsables de service puis réponse en conséquence

Gestion administrative :
- suivi de la boîte mail RH en collaboration avec les gestionnaires RH
- Participer à l'élaboration du Rapport Social Unique, pour la partie absentéisme
- Assurer une veille réglementaire et technique